Hantera finansiering

Hur börjar man använda finansiering som Finlands Akademi beviljat?

Finansieringsbeslutet och de därtill hörande finansieringsvillkoren finns i Akademins e-tjänst. En kopia av beslutet har sänts till forskningsorganisationen eller forskningsplatsen i fråga, dvs. det universitet, forskningsinstitut eller motsvarande som har förbundit sig till ansökan. Forskningsplatsen hanterar projektets finansiering och ger projektet tillgång till behövliga informationssystem. De fakturor m.fl. som hänför sig till projektet sköts vid forskningsplatsen. Kontakta personalen vid din egen institution, fakultet eller vid motsvarande forskningstjänster för att få ytterligare anvisningar.

Beslutsnumret nämns i beslutsmeddelandet (högra övre hörnet). I beslutet står: ”Forskningsrådet för X har beslutat att din ansökan beviljas finansiering. Finansieringen beviljas följande organisation: Y universitet.”

Projektets ansvariga ledare och forskningsplatsen ska godkänna att finansieringen tas emot

Akademins finansiering tas emot och förvaltas av den ansvariga ledarens forskningsplats. För att finansieringen ska kunna utbetalas krävs att den ansvariga ledaren och därefter forskningsplatsen bekräftar att de tar emot finansieringen.  Finansieringen måste godkännas i e-tjänsten inom åtta veckor från beslutsdagen, om inte annat nämns i beslutsmeddelandets särskilda villkor.

Se anvisningarna för e-tjänsten: Beslutsmeddelande, utlåtanden och godkännande av finansiering (pdf)

Finansieringen har beviljats för lön (akademiprofessor, akademiforskare, forskardoktor). Vem fungerar som arbetsgivare? Vem betalar lönen?

Arbetsgivaren är den forskningsplats som förbundit sig till ansökan. Anställningsförhållandet ingås med forskningsplatsen eller forskningsorganisationen i fråga. Forskningsplatsen betalar lönen och sköter alla ärenden som hänför sig till anställningsförhållandet. Finlands Akademin fungerar som forskningsfinansiär, inte som arbetsgivare.

Hur ska man gå till väga om man vill anställa personal med den finansiering som beviljats forskningsprojektet?

Forskningsplatsen hanterar projektets finansiering. Kontakta personalen vid din egen institution, fakultet eller vid motsvarande forskningstjänster för att få ytterligare anvisningar. Rekryteringar och ärenden som gäller personaladministration sköts i samarbete med forskningsplatsen. Med personalen ska ingås anställningsförhållanden och forskningsplatsen betalar deras lön. Anställningsförhållandena följer i regel forskningsplatsens arbetsvillkor och anvisningar. I konfliktsituationer iakttas Akademins finansieringsvillkor som hänför sig till beslutet.

Hur sköts de praktiska arrangemangen kring konferensresor/forskningsbesök till utlandet? Vem betalar i praktiken reseräkningen ur projektets finansiering?

Forskningsplatsen hanterar projektets finansiering. Kontakta personalen vid din egen institution, fakultet eller vid motsvarande forskningstjänster för att få ytterligare anvisningar. Här iakttas forskningsplatsens praxis och anvisningar om resor. Skaffa reseförordnandet från forskningsplatsen. Ta också hand om ditt försäkringsskydd. Finlands Akademi sköter i egenskap av finansiär inte för din del praktiska frågor som gäller resor.

Var får man mer information om användningen av beviljad finansiering?

Forskningsplatsen hanterar projektets finansiering. Kontakta i första hand personalen vid din egen institution, fakultet eller vid motsvarande forskningstjänster för att få ytterligare anvisningar. Bekanta dig också med finansieringsbeslutets finansieringsvillkor – du hittar dem i Akademins e-tjänst.

Beslutsnumret nämns i beslutsmeddelandet (högra övre hörnet). I beslutet står: ”Forskningsrådet för X har beslutat att din ansökan beviljas finansiering. Finansieringen beviljas följande organisation: Y universitet.”

Vid Akademins förvaltningsämbete sköter de ansvarsområden som motsvarar beslutsfattaren ärenden och frågor som gäller projektförvaltningen vid Akademin.

Ansvarsområden med ansvar för forskningsfinansiering

• ansvarsområdet för forskning i biovetenskap, hälsa och miljö
• ansvarsområdet för forskning i kultur och samhälle
• ansvarsområdet för forskning i naturvetenskap och teknik
• ansvarsområdet för strategisk forskning
• ansvarsområdet för utveckling av forskningsfinansiering
• ansvarsområdet för forskningsmiljöer

Kontrollera i beslutet vilket forskningsråd som fattade beslutet på din ansökan. Beslutsfattaren nämns också i beslutsmeddelandet. För varje beslutsfattare finns ett motsvarande ansvarsområde vid Akademin.

Hur kan man ställa frågor till Akademin?

När du vet ditt ansvarsområde kan du rikta frågan direkt till ansvarsområdet med blanketten på sidan Fråga och tyck till på Akademins webbplats.

Välj rätt ansvarsområde i menyn.

Om du inte vet rätt ansvarsområde, kan du vid behov skicka frågan per e-post till Finlands Akademis registratorskontor på kirjaamo@aka.fi. Registratorskontoret kan rikta frågan till rätt ansvarsområde.

Den föredragande som undertecknat beslutsmeddelandet lämnar vid behov ytterligare information

Beslutsmeddelandet har undertecknats av den vetenskapsrådgivare, ledande vetenskapsrådgivare, programchef eller motsvarande tjänsteman vid Finlands Akademi som fungerat som föredragande.  Föredraganden känner till ansökan och kan hjälpa med administrativa frågor som gäller Akademin och som du inte får svar på hos din egen forskningsplats. Föredraganden arbetar oftast på det ansvarsområde som nämns i beslutet. Om en föredragande som antecknats i beslutet inte hanterar ditt beslut, har en annan ansvarig person utsetts för beslutet inom samma ansvarsområde. Våra e-postadresser har formatet fornamn.efternamn(at)aka.fi.

Kontaktinformation

Kan ändring sökas i finansieringsbeslutet?

När det gäller ändringar i finansieringsbeslut ges närmare anvisningar i finansieringsvillkoren och i deras bilaga 1, Ändringar i finansieringsbeslut. Ändringsansökan görs via e-tjänsten, där du också hittar beslutet och finansieringsvillkoren. Om du behöver hjälp i ärendet, kontakta den ansvariga parten och/eller föredraganden. Våra e-postadresser har formatet fornamn.efternamn(at)aka.fi.

Akademin måste godkänna alla ändringar som görs i innehållet av dess finansieringsbeslut. Ansökan om ändring i finansieringsbeslut görs av den ansvariga ledaren via e-tjänsten (Mina ansökningar > Beslut har fattats > Gör ansökan om ändring).

Ansökan ska innehålla tillräckliga motiveringar samt alla de uppgifter som anses nödvändiga för ärendet. Detaljerade anvisningar för ansökan om ändring finns i bilaga 1 av finansieringsvillkoren, som finns bifogade till finansieringsbeslutet.

Här följer en lista på möjliga ändringar:

Att ändra det nya beslutets årliga belopp

Man kan ansöka om en ändring av årliga belopp om den ansvariga ledaren inte kan godkänna beslutets årsbeloppsindelning, med beaktande av glidningen på 15 procent.

Att förlänga finansieringsperioden

Man kan ansöka om en förlängning av finansieringsperioden p.g.a. en forskares moderskaps-, faderskaps-, föräldra- eller vårdledighet, värnplikt eller civiltjänst. Finansieringsperioden kan också förlängas p.g.a. andra särskilda skäl, t.ex. långvarig sjukdom.

Att ändra finansieringsbeslut om anställning som akademiforskare till samfinansierat beslut

Akademiforskare kan ansöka om att ändra finansieringen av sin årslön så att en del av lönen betalas från övriga källor. En förutsättning är att den övriga lönen har anvisats till forskningsuppdrag eller att forskaren ingår i universitetets karriärsystem som siktar på en forskaranställning.

Att ansöka om tilläggsbidrag (dvs. kompensation)

Man kan ansöka om tilläggsbidrag för ett projekt p.g.a. en forskares moderskapsledighet eller långvarig sjukdom. Ändringen är möjlig i alla beslut som fattats enligt tilläggskostnadsmodellen (t.ex. bidrag för anställning som akademiprofessor, bidrag för anställning som akademiforskare).

Att byta forskningsplats

Man kan ansöka om att byta forskningsplats om forskningens ansvariga ledare flyttar till en annan forskningsplats medan finansieringsperioden pågår.

Att avstå från forskningsbidraget i sin helhet

Man kan ansöka om att avstå från ett forskningsbidrag i sin helhet om man inte vill ta emot finansieringen eller om man vill avstå från finansieringen innan den börjar.

Att avstå från forskningsbidraget medan finansieringsperioden pågår

Man kan ansöka om att avstå från ett forskningsbidrag medan finansieringsperioden pågår.

Att byta ansvarig ledare

Man kan ansöka om att byta projektets ansvariga ledare under finansieringsperioden av exceptionella och motiverade skäl.

Att ändra beslutsvillkor eller användningsändamål, att väsentligt ändra forskningsplanen

Beslutsvillkoren eller användningsändamålet kan ändras endast av särskilda skäl. Forskningsplanen kan ändras endast av särskilda skäl om det är fråga om en väsentlig ändring. Kontakta alltid först Akademin för att få mer information.

Obetydliga ändringar i en forskningsplan kräver inte godkännande av Akademin.

Att ändra finansieringsandelarna hos delprojekt i ett konsortium

Man kan ansöka om att ändra de inbördes finansieringsandelarna hos delprojekt i ett konsortium. Konsortiets sammanlagda finansiering får inte ändras.

Akademin utbetalar finansiering på basis av fakturering. Detta förfarande gäller alla akademifinansierade forskningsplatser. Vi betalar finansieringen i en eller flera poster utifrån de faktiska kostnaderna. Det är forskningsplatsen som svarar för att lämna in begäran om utbetalning, inte enskilda forskare eller forskargrupper. Ett undantag från denna regel är personliga stipendier till enskilda forskare.

Utbetalningsbegäran skickas till Akademin i form av formbundna nätfakturor projektvis, dvs. enligt beslutsnummer. Begäran om utbetalning kan också göras via e-tjänsten när det är fråga om ett finländskt företag eller en finländsk sammanslutning som har ett FO-nummer. Närmare anvisningar om nätfakturor finns i finansieringsvillkoren. Nätfakturorna kan inte innehålla bilagor. Akademin tar inte heller emot fakturor som skickas som bilagor till e-post.

Finländska universitet och yrkeshögskolor kan ansöka om förskott från Akademin. Förskottet betalas en gång och det motsvarar 10 procent av Akademins finansieringsandel. Enligt statsunderstödslagen kan förskott betalas, om det är motiverat med tanke på användningen av statsunderstödet. Förskott utbetalas emellertid inte på mobilitetsstipendier, infrastrukturfinansiering, flaggskeppsfinansiering eller finansiering för att stärka universitetens profilering.

Revisionsskyldigheten för varje bidragsform kan alltid kollas i villkoren för finansieringsbeslutet i fråga. Samtliga finansieringsbeslut som gäller forskningsinfrastrukturer, strategisk forskning, flaggskeppsprogrammet, spetsforskningsenheter eller stärkandet av universitetens profilering omfattas av revisionsskyldigheten oberoende av den totala summa som beviljats (ett enskilt beslut eller ett konsortium sammanlagt).Spetsforskningsenheters finansieringsperiod på åtta år har två delar (fem + tre år).

För närvarande gäller skyldigheten också de projekt inom akademiprogram för vilka det totala beloppet av den finansiering som Akademin beviljat i finansieringsbeslutet (enskilt beslut eller konsortium sammanlagt) överstiger en miljon euro.

Revisionsberättelsen ska lämnas in till Akademins registratorskontor inom tre månader från finansieringsperiodens slut. Revisionsutgifterna ska inkluderas i den sista begäran om utbetalning. Revisionsberättelsen kan vid behov begäras skilt. Akademin kan dessutom låta göra en stickprovsrevision av projekt i enlighet med Akademins årliga revisionsplan.

Den senaste revisionsrapporten finns på denna sida och den fungerar som underlag för revisionen oberoende av när finansieringsbeslutet har fattats. Revisionsskyldigheten, genomförandet av projektet och iakttagandet av villkoren omfattas alltid av de finansieringsvillkor som gällde vid då finansieringsbeslutet fattades. Finansieringsbeslutet kan också innehålla särskilda villkor. Revisionen framskrider i enlighet med rapportunderlaget med beaktande av den aktuella bidragsformen och genom att hoppa över onödiga delar. Vi rekommenderar att man kontaktar revisorn i god tid innan finansieringsperioden går ut. Kostnaderna godkänns slutgiltigt först efter att projektets revisionsrapport lämnats in.

Vid revisionen säkerställs det att de kostnader som rapporterats till Akademin motsvarar projektets totala kostnader. Kostnaderna ska ha uppkommit under den period som nämns i finansieringsbeslutet med beaktande av eventuella förlängningar. De enda kostnader som kan godkännas även om de delvis har uppstått efter projekttiden är de kostnader som uppkommit av revisionsrapporten. Eftersom kostnaden i fråga ska inkluderas i den sista begäran om utbetalning, är det viktigt att revisionsfakturan snabbt sänds till beställaren.

Det är bra att komma ihåg att kostnader som har uppkommit innan projektet inleddes är inte godtagbara, oberoende av när de har betalats. På motsvarande sätt är en kostnad som uppstått efter att projektet avslutats inte en godtagbar kostnad. Fakturan kan dock vara daterad efter projekttiden, förutsatt att utgiften har uppstått under projekttiden. Till exempel en faktura för köpta tjänster kan komma in och betalas först efter finansieringsbeslutets giltighetstid. Om det arbete som fakturan grundar sig på har utförts under beslutets giltighetstid, kan fakturan godkännas och tas med i projektkostnaderna.

I projektets bokföring ska kostnaderna för projektet kunna specificeras och deras samband med bokföringen och rapporteringen ska kunna ses. För att specificera kostnaderna kan man till exempel använda projektnummer eller kostnadsställe. I regel förutsätter finansieringsvillkoren alltid uppföljning av de timmar som har utförts för projektet. Om arbetstidsuppföljningen inte har ordnats i enlighet med finansieringsvillkoren, kan Akademin låta bli att godkänna personens löner som projektkostnader. Personens chef eller den ansvariga projektledaren ska fastställa de timmar som har utförts för projektet så att de antecknas i uppföljningssystemet.

• Revisionsrapport (doc)

Revisionsberättelsen ska lämnas in till Akademins registratorskontor inom tre månader från finansieringsperiodens slut. Revisionsutgifterna ska inkluderas i den sista begäran om utbetalning. En modell för revisionsrapporten finns på sidan Hantera finansiering (under Blanketter), och den fungerar som underlag för revisionen oberoende av när finansieringsbeslutet har fattats.

Hur totalkostnadsmodellen tillämpas i ansökningsskedet:

1. Innan ansökan lämnas in ska den sökande komma överens med forskningsplatsen om hur forskningsplatsen konkret ska stödja den sökandes projekt. På ansökningsblanketten ska den sökande uppge en uppskattning av projektets totalkostnader samt en finansieringsplan för projektet. Den elektroniska ansökan ska göras upp så att Akademins finansieringsandel uppgår till högst 70 procent av projektets totalkostnader (högst 70 % i infrastrukturutlysningen FIRI 2010).

2. Den sökande ska i sin ansökan uppge de procenttal för lönebikostnader och omkostnadsandelen och den koefficient för effektiv arbetstid som den sökandes egen organisation tillämpar vid den tidpunkt då ansökan lämnas in. Beräkningar enligt totalkostnadsmodellen grundar sig på användningen av dessa koefficienter. Den sökande ska kontrollera dessa uppgifter från administrationen i sin egen organisation. Organisationen uppger den koefficient för effektiv arbetstid som ska tillämpas i ansökningar till Akademin, uträknad på basis av den genomsnittliga effektiva arbetstiden.

3. Den representant för forskningsplatsen som ger forskningsplatsens förbindelse ska granska att ovan nämnda uppgifter i ansökan godkänns av organisationen. Forskningsplatsen förbinder sig till dem i och med att den ger förbindelsen i elektronisk form.

Totalkostnadsmodellen: principer och definitioner

Totalkostnadsmodellen gäller nästan all finansiering från Finlands Akademi. Den påverkar hur man ansöker om finansiering, hur finansieringsbesluten bereds och fattas, hur finansieringen används och hur rapporteringen sköts. Modellen inverkar också på faktureringen.

Rapporteringen i samband med en begäran om utbetalning av Akademin utgår från projektbokföring, som i sin tur bygger på affärsbokföring. I projektbokföringen bokförs projektets direkta kostnader. Dessutom ska kalkylerade allmänna omkostnader och lönebikostnader bokföras för projektet. För de kalkylerade utgiftsposterna ska forskningsplatsen årligen lämna in en separat rapport till Akademins registratorskontor. Rapporten ska bygga på samfundets bokslut.

Den omkostnadsandel som godkänts i ett finansieringsbeslut gäller under hela finansieringsperioden.

Definitioner:

• Med totalkostnadsmodellen menas en typ av kostnadsberäkning där en organisations alla kostnader fördelas enligt matchningsprincipen på ett kostnadsobjekt (t.ex. ett projekt) oberoende av finansieringskällan. Utgångspunkten är de direkta kostnaderna för effektiv arbetstid i enlighet med matchningsprincipen. De övriga direkta och indirekta kostnaderna fördelas på kostnadsobjektet med hjälp av koefficienten för lönebikostnader och omkostnadskoefficienten. Enligt totalkostnadsmodellen beslutar varje finansiär sin egen andel av totalkostnaderna efter sina egna principer.
• Effektiv arbetstid syftar på den faktiska arbetstid som fördelats på ett kostnadsobjekt. Frånvaro med lön eller andra frånvaron räknas inte till den effektiva arbetstiden.
• Frånvaro med lön täcker alla de lönekostnader som uppkommer p.g.a. lagstadgade eller andra frånvaron (t.ex. semester, ledighet vid barns födelse och vård, sjukfrånvaro och utbildning, deltagande i arbetarskydds-, samarbets-, eller fackföreningsverksamhet samt övriga frånvaron utifrån arbetskollektivavtal och arbetslagstiftning).
• Typiska direkta kostnader är direkta lönekostnader samt ett projekts kostnader för särskild apparatur, lokalhyror, resor eller annan väsentlig (dvs. som kan allokeras direkt) forskning, t.ex. kostnader för kemikalier eller tjänster.
• Koefficienten för lönebikostnader är en procentandel som räknas utifrån de direkta löner som fördelats på ett kostnadsobjekt. Koefficienten innebär i praktiken att lönebikostnaderna fördelas som genomsnittliga summor. Då den genomsnittliga koefficienten uträknas fördelas och periodiseras semesterlönen och semesterpenningen som indirekta kostnader på basis av den semester som intjänats (inte den som tagits ut) under projektets gång.
• Allmänna omkostnader fördelas på de slutliga kostnadsobjekten med hjälp av en omkostnadskoefficient, som är en procentandel som räknas utifrån summan av löner och lönebikostnader för arbetad tid. En del av omkostnaderna fördelas på organisationens alla uppgifter. Om organisationens olika uppgiftshelheters kostnadsstrukturer väsentligt skiljer sig från varandra måste helheterna få egna omkostnadskoefficienter. Kostnader som uppkommer enbart inom ett resultatområde inom organisationen ska fördelas enligt matchningsprincipen just på detta resultatområde (inte på några andra resultatområden).
• Med egenfinansieringsandel menas organisationens egen finansieringsandel av ett samfinansierat projekts totalkostnader (dvs. de övriga finansiärernas andelar har subtraherats från totalkostnaderna). Organisationen i fråga kan finansiera sin egen andel inom ramen för de villkor som gäller medelsanvändningen, t.ex. med statsbidrag för omkostnader, intäkter från affärs- eller näringsverksamhet, donationsmedel eller annan extern finansiering.
• En finansiär kan av olika skäl i sina villkor bestämma att vissa kostnadsposter är icke-stödberättigande. Dessa är t.ex. kostnader som uppkommer utanför den stödberättigande perioden och kostnader, skatter eller finansieringskostnader som av andra skäl inte är förknippade med genomförandet av verksamheten i fråga. I stället för investeringskostnader godkänns ofta avskrivningar som stödberättigande kostnadsposter.

• Finlands Akademis finansieringsvillkor 1.6–31.10.2023 (pdf), sammandrag
• Finlands Akademis finansieringsvillkor 25.8.2022–31.8.2023 (pdf), sammandrag
• Finlands Akademis finansieringsvillkor 11.8.2021–31.8.2022 (pdf), sammandrag
• Finlands Akademis finansieringsvillkor 1.1.2021–31.8.2021 (pdf)
• Allmänna vilkor och anvisningar 2020–2021 (pdf)
• Allmänna vilkor och anvisningar 2019–2020 (pdf)
• Allmänna vilkor och anvisningar 2018–2019 (pdf)
• Allmänna vilkor och anvisningar 2017–2018 (pdf)
• Allmänna villkor och anvisningar 2016–2017 (21.3.2017, pdf)
• Allmänna villkor och anvisningar 2016–2017 (15.6.2016, pdf)
• Allmänna villkor och anvisningar 2015–2016 (16.3.2016, pdf)
• Allmänna villkor och anvisningar 2015–2016 (31.8.2015, pdf)
• Allmänna villkor och anvisningar 2014–2015 (19.3.2015, pdf)
• Allmänna villkor och anvisningar 2014–2015 (pdf)
• Allmänna villkor och anvisningar 2013–2014 (pdf)
• Allmänna villkor och anvisningar 2012–2013 (pdf)
• Tilläggsvillkor för investeringunderstöd