Hantera finansiering

Hur börjar man använda finansiering som Finlands Akademi beviljat?

Finansieringsbeslutet och de därtill hörande finansieringsvillkoren finns i Akademins e-tjänst.

En kopia av beslutet har sänts till forskningsorganisationen eller forskningsplatsen i fråga, dvs. det universitet, forskningsinstitut eller motsvarande som har förbundit sig till ansökan.

Forskningsplatsen hanterar projektets finansiering och ger projektet tillgång till behövliga informationssystem. De fakturor m.fl. som hänför sig till projektet sköts vid forskningsplatsen.

Kontakta personalen vid din egen institution, fakultet eller vid motsvarande forskningstjänster för att få ytterligare anvisningar.

Beslutsnumret nämns i beslutsmeddelandet (högra övre hörnet).

Var får man mer information om användningen av beviljad finansiering?

Forskningsplatsen hanterar projektets finansiering. Kontakta i första hand personalen vid din egen institution, fakultet eller vid motsvarande forskningstjänster för att få ytterligare anvisningar. Läs också de finansieringsvillkor som bifogats finansieringsbeslutet. Finansieringsbeslutet och de bifogade finansieringsvillkoren finns i e-tjänsten.

Beslutsnumret nämns i beslutsmeddelandet (högra övre hörnet).

För mer information om hur du använder finansieringen, vänligen kontakta oss via helpdesk.

Kan man ansöka om ändringar i finansieringsbeslutet under finansieringsperioden?

Du kan ansöka om ändringar i ett finansieringsbeslut under vissa omständigheter och villkor.

Ändring söks med en ansökan som lämnas in via e-tjänsten. Möjliga typer av ändringar och anvisningar om hur man ansöker om ändring finns i de finansieringsvillkor som bifogats finansieringsbeslutet eller på Akademins webbplats (Hantera finansiering > Ändringar i finansieringsbeslut).

Du kan i vissa fall ansöka om ändringar i ett finansieringsbeslut. Med en och samma ändringsansökan kan du ansöka om endast en typ av ändring. Endast en ändringsansökan per finansieringsbeslut kan vara anhängig vid en och samma tidpunkt. Du kan inte ansöka om ändringar efter finansieringsperiodens utgång.

Ändringar som kräver vårt godkännande är

1. förlängning av finansieringsperiod
2. byte av forskningsplats
3. byte av ansvarig ledare
4. avstående från forskningsbidrag i sin helhet (då finansiering inte har använts)
5. avstående från forskningsbidrag medan finansieringsperioden pågår (då finansiering har använts)
6. ändring av beslutsvillkor eller användningsändamål, väsentlig ändring i forskningsplan
7. ändring av finansieringsandelar hos delprojekt i konsortier.

Mer detaljerade instruktioner om hur du ansöker om en ändring finns i de finansieringsvillkor som bifogats finansieringsbeslutet.

Finlands Akademi betalar ut finansieringen enligt utbetalningsansökan i en eller flera poster utifrån de faktiska kostnaderna. Forskningsplatsen ansvarar för utbetalningsansökningarna. En enskild forskare eller en forskargrupp kan inte lämna in en utbetalningsansökan till Akademin. Ett undantag från denna regel är enskilda forskares personliga stipendier.

Ansökningar om utbetalning lämnas in till Akademin på varje enskilt beslut (dvs. per beslutsnummer) i form av formella nätfakturor. Ett finländskt företag eller en finländsk organisation med FO-nummer kan också ansöka om utbetalning via Akademins e-tjänst. Närmare anvisningar om nätfakturor finns i finansieringsvillkoren. Nätfakturorna kan inte innehålla bilagor. Vi accepterar inte fakturor i form av e-postbilagor.

Revisionsskyldigheten beror på finansieringsinstrumentet eller det beviljade finansieringsbeloppet. Revisionsskyldigheten konstateras i finansieringsbeslutets finansieringsvillkor eller i beslutets specialvillkor.

Revisionsskyldigheten gäller finansiering av forskningsinfrastruktur, finansiering av strategisk forskning, flaggskeppsfinansiering, finansiering av spetsforskningsenheter och universitetens profileringsbidrag oavsett det totala belopp som beviljats (individuellt beslut eller konsortiets totala belopp). För spetsforskningsenheter och flaggskepp där finansieringsperioden består av två på varandra följande perioder görs revisionen efter den sista finansieringsperioden.

Dessutom krävs en revision om det belopp som anges i finansieringsbeslutet för ett akademifinansierat projekt, dvs. Akademins andel av de totala kostnaderna, uppgår till 1 000 000 euro eller mer (enskilt beslut eller konsortium tillsammans).

Akademin kan också kräva en revisionsrapport för andra projekt än de som anges ovan. Dessa meddelas och instrueras separat. Vi kan dessutom låta göra en stickprovsrevision i enlighet med vår årliga revisionsplan.

Revisionsskyldigheten, genomförandet av projektet och iakttagandet av villkoren omfattas alltid av de finansieringsvillkor som bifogats finansieringsbeslutet. Finansieringsbeslutet kan också innehålla särskilda villkor.

Hur revisionen genomförs

Akademin har en egen rapportmall för revisioner. Använd alltid den senaste mallen. En modell för revisionsrapporten finns på sidan Hantera finansiering (under Blanketter), och den fungerar som underlag för revisionen oberoende av när finansieringsbeslutet har fattats.

Revisionsarbetet fortskrider i enlighet med de åtgärder som beskrivs i rapporten, med hänsyn till finansieringsinstrumentet. Om det finns punkter i rapporten som inte är nödvändiga för revisionen, stryks de över.

Vid revisionen säkerställs det att de kostnader som rapporterats till Akademin motsvarar projektets totala kostnader. Kostnaderna ska ha uppkommit under den finansieringsperiod som nämns i finansieringsbeslutet med beaktande av eventuella förlängningar som beviljats projektet.

Kostnader som uppkommit före projektstart godkänns inte, oavsett när de betalats. Kostnader som uppkommit efter projektets slut är inte heller bidragsberättigande. Fakturan kan dock vara daterad efter finansieringsperioden, förutsatt att utgiften har uppstått under projektets lopp. Till exempel en faktura för köpta tjänster kan komma in och betalas först efter finansieringsbeslutets giltighetstid. Om det arbete som fakturan grundar sig på har utförts under beslutets giltighetstid, kan fakturan accepteras till projektets kostnader.

Endast revisionskostnader kan accepteras även om de delvis uppkommit efter finansieringsperioden. Eftersom dessa kostnader ska inkluderas i den sista ansökan om utbetalning är det viktigt att fakturan för revisionen skickas omgående till den som beställt revisionen.

I bokföringen ska kostnaderna för projektet kunna specificeras och deras samband med bokföringen och rapporteringen ska kunna ses. För att specificera kostnaderna kan man till exempel använda projektets beslutsnummer eller kostnadsställe. I regel kräver Akademins finansieringsvillkor alltid en uppföljning över de arbetstimmar som har utförts inom projektet. Om arbetstidsuppföljningen inte har ordnats i enlighet med finansieringsvillkoren, kan Akademin låta bli att godkänna personens lönekostnader som projektkostnader. De arbetade timmarna ska bekräftas av personens chef eller den ansvariga projektledaren på ett sådant sätt att bekräftelsen kan verifieras i efterhand.

Hur revisionsrapporten lämnas in

Revisionsrapporten ska lämnas in till Akademins registratorskontor inom tre månader efter finansieringsperiodens slut. Kontakta revisorn i god tid före finansieringsperiodens slut för att säkerställa att revisionen kan utföras inom utsatt tid.

RRF-finansieringens anvisningar och rapportblanketter: Anvisningar och rapporteringsblanketter för RRF-finansiering (på finska)

Hur totalkostnadsmodellen tillämpas i ansökningsskedet

1. Innan ansökan lämnas in ska sökanden komma överens med forskningsplatsen om hur forskningsplatsen konkret ska stödja den sökandes projekt.
   
   På ansökningsblanketten ska den sökande uppge en uppskattning av projektets totalkostnader samt en finansieringsplan för projektet. Den elektroniska ansökan ska göras upp så att Akademins finansieringsandel uppgår till högst 70 procent av projektets totalkostnader (högst 70 % i infrastrukturutlysningen FIRI 2010).
   
   
2. Sökanden ska i sin ansökan uppge de procenttal för lönebikostnader och omkostnadsandelen och den koefficient för effektiv arbetstid som den sökandes egen organisation tillämpar vid den tidpunkt då ansökan lämnas in. Beräkningar enligt totalkostnadsmodellen grundar sig på användningen av dessa koefficienter.
   
   Den sökande ska kontrollera dessa uppgifter från administrationen i sin egen organisation.
   
   Organisationen uppger den koefficient för effektiv arbetstid som ska tillämpas i ansökningar till Akademin, uträknad på basis av den genomsnittliga effektiva arbetstiden.
   
   
3. Den representant för forskningsplatsen som ger forskningsplatsens förbindelse ska granska att ovan nämnda uppgifter i ansökan godkänns av organisationen. Forskningsplatsen förbinder sig till dem i och med att den ger förbindelsen i elektronisk form.

Totalkostnadsmodellen: principer och definitioner

Totalkostnadsmodellen gäller nästan all finansiering från Finlands Akademi. Den påverkar hur man ansöker om finansiering, hur finansieringsbesluten bereds och fattas, hur finansieringen används och hur rapporteringen sköts. Modellen inverkar också på faktureringen.

Rapporteringen i samband med en begäran om utbetalning av Akademin utgår från projektbokföring, som i sin tur bygger på affärsbokföring. I projektbokföringen bokförs projektets direkta kostnader. Dessutom ska kalkylerade allmänna omkostnader och lönebikostnader bokföras för projektet. För de kalkylerade utgiftsposterna ska forskningsplatsen årligen lämna in en separat rapport till Akademins registratorskontor. Rapporten ska bygga på samfundets bokslut.

Den omkostnadsandel som godkänts i ett finansieringsbeslut gäller under hela finansieringsperioden.

Definitioner

• Med totalkostnadsmodellen menas en typ av kostnadsberäkning där en organisations alla kostnader fördelas enligt matchningsprincipen på ett kostnadsobjekt (t.ex. ett projekt) oberoende av finansieringskällan. Utgångspunkten är de direkta kostnaderna för effektiv arbetstid i enlighet med matchningsprincipen. De övriga direkta och indirekta kostnaderna fördelas på kostnadsobjektet med hjälp av koefficienten för lönebikostnader och omkostnadskoefficienten.
  
  Enligt totalkostnadsmodellen beslutar varje finansiär sin egen andel av totalkostnaderna efter sina egna principer.
  
  
• Effektiv arbetstid syftar på den faktiska arbetstid som fördelats på ett kostnadsobjekt. Frånvaro med lön eller andra frånvaron räknas inte till den effektiva arbetstiden.
  
  
• Frånvaro med lön täcker alla de lönekostnader som uppkommer p.g.a. lagstadgade eller andra frånvaron (t.ex. semester, ledighet vid barns födelse och vård, sjukfrånvaro och utbildning, deltagande i arbetarskydds-, samarbets-, eller fackföreningsverksamhet samt övriga frånvaron utifrån arbetskollektivavtal och arbetslagstiftning).
  
  
• Typiska direkta kostnader är direkta lönekostnader samt ett projekts kostnader för särskild apparatur, lokalhyror, resor eller annan väsentlig (dvs. som kan allokeras direkt) forskning, t.ex. kostnader för kemikalier eller tjänster.
  
  
• Koefficienten för lönebikostnader är en procentandel som räknas utifrån de direkta löner som fördelats på ett kostnadsobjekt. Koefficienten innebär i praktiken att lönebikostnaderna fördelas som genomsnittliga summor.
  
  Då den genomsnittliga koefficienten uträknas fördelas och periodiseras semesterlönen och semesterpenningen som indirekta kostnader på basis av den semester som intjänats (inte den som tagits ut) under projektets gång.
  
  
• Allmänna omkostnader fördelas på de slutliga kostnadsobjekten med hjälp av en omkostnadskoefficient, som är en procentandel som räknas utifrån summan av löner och lönebikostnader för arbetad tid. En del av omkostnaderna fördelas på organisationens alla uppgifter.
  
  Om organisationens olika uppgiftshelheters kostnadsstrukturer väsentligt skiljer sig från varandra måste helheterna få egna omkostnadskoefficienter.
  
  Kostnader som uppkommer enbart inom ett resultatområde inom organisationen ska fördelas enligt matchningsprincipen just på detta resultatområde (inte på några andra resultatområden).
  
  
• Med egenfinansieringsandel menas organisationens egen finansieringsandel av ett samfinansierat projekts totalkostnader (dvs. de övriga finansiärernas andelar har subtraherats från totalkostnaderna).
  
  Organisationen i fråga kan finansiera sin egen andel inom ramen för de villkor som gäller medelsanvändningen, t.ex. med statsbidrag för omkostnader, intäkter från affärs- eller näringsverksamhet, donationsmedel eller annan extern finansiering.
  
  
• En finansiär kan av olika skäl i sina villkor bestämma att vissa kostnadsposter är icke-stödberättigande. Dessa är t.ex. kostnader som uppkommer utanför den stödberättigande perioden och kostnader, skatter eller finansieringskostnader som av andra skäl inte är förknippade med genomförandet av verksamheten i fråga. I stället för investeringskostnader godkänns ofta avskrivningar som stödberättigande kostnadsposter.

2024

• Finlands Akademis finansieringsvillkor 2024–2025 (pdf),
  sammandrag (pdf)

2023

• Finlands Akademis finansieringsvillkor 1.11.2023–31.10.2024 (pdf), sammandrag (pdf)
• Finlands Akademis finansieringsvillkor 1.6–31.10.2023 (pdf), sammandrag

2022

• Finlands Akademis finansieringsvillkor 25.8.2022–31.8.2023 (pdf), sammandrag

2020–2021

• Finlands Akademis finansieringsvillkor 11.8.2021–31.8.2022 (pdf), sammandrag
• Finlands Akademis finansieringsvillkor 1.1.2021–31.8.2021 (pdf)
• Allmänna vilkor och anvisningar 2020–2021 (pdf)

Äldre villkor

• Allmänna vilkor och anvisningar 2019–2020 (pdf)
• Allmänna vilkor och anvisningar 2018–2019 (pdf)
• Allmänna vilkor och anvisningar 2017–2018 (pdf)
• Allmänna villkor och anvisningar 2016–2017 (21.3.2017, pdf)
• Allmänna villkor och anvisningar 2016–2017 (15.6.2016, pdf)
• Allmänna villkor och anvisningar 2015–2016 (16.3.2016, pdf)
• Allmänna villkor och anvisningar 2015–2016 (31.8.2015, pdf)
• Allmänna villkor och anvisningar 2014–2015 (19.3.2015, pdf)
• Allmänna villkor och anvisningar 2014–2015 (pdf)
• Allmänna villkor och anvisningar 2013–2014 (pdf)
• Allmänna villkor och anvisningar 2012–2013 (pdf)
• Tilläggsvillkor för investeringunderstöd

Hur ska kostnadskoefficienterna lämnas in till Akademin?

Den person som forskningsorganisationen utsett och som har administratörsrättigheter till kan i e-tjänsten föra in och uppdatera uppgifterna om forskningsplatsens kostnadskoefficienterna. Informationen behöver inte separat skickas någon annanstans. De koefficienter som används i finansieringsbeslutet är de som gäller då utlysningen stängt, inte de senaste koefficienterna.

Koefficienterna kan inte ”uppdateras” till nyare om ansökan behandlas en andra gång, till exempel i samband med en ansökan om ändring. Ett undantag är när det sker ett byte av forskningsplats, i vilket fall koefficienterna kan uppdateras.

Anvisningar om organisationens funktioner i e-tjänsten (på finska) finns på vår webbplats i pdf-format.

Användning av finansiering

Hur vet jag om det finns några särskilda villkor (t.ex. tidig utbetalning) kopplade till finansieringsbeslutet?

Information om eventuella särskilda villkor finns i beslutsmeddelandet. Beslutsmeddelandet hittar du i e-tjänsten.

Hur noga måste finansieringsmottagaren följa/iaktta de årliga delbetalningar som anges i finansieringsbeslutet?

På årsbasis bör finansieringen användas i enlighet med beslutets kostnadsberäkning. De årliga delbetalningarna är dock inte bindande (dvs. du kan använda mer eller mindre än det belopp som anges i den ursprungliga planen), så länge pengarna används för verksamhet i linje med forsknings- eller verksamhetsplanen.

Det slutliga belopp i euro som anges i finansieringsbeslutet kan användas fram till slutet av finansieringsperioden.

Måste jag ansöka om att få ändra de årliga delbetalningarna?

Nej, inte när det gäller ändringar i årliga delbetalningar.

Om de årliga delbetalningarna under finansieringsperioden avviker betydligt från beslutets kostnadsberäkning, måste den ansvariga projektledaren utan dröjsmål meddela avvikelsen via e-tjänsten under Mina ansökningar > Beslutade > Mer information. Det här gäller retroaktivt också de finansieringsbeslut som Akademin tidigare fattat.

Godkänns kostnader som uppstått utanför finansieringsperioden?

Nej. Kostnader som uppstår innan projektet inleds och efter projektets slut godkänns inte. Fakturan kan dock vara daterad efter finansieringsperioden, förutsatt att utgiften har uppstått under projektets lopp.

Exempel: Analysen av proverna har utförts under finansieringsperioden, men tjänsteleverantören fakturerar forskningsplatsen för analysen efter finansieringsperiodens slut. I så fall kan fakturan godkännas som en del av projektkostnaderna och inkluderas i ansökan om utbetalning till Akademin.

I vilket fall måste man göra en ansökan om ändring av finansieringsbeslutet?

En lista över situationer där en ändringsansökan behövs finns på webben: Hantera finansiering. För mer detaljerade instruktioner om hur man ansöker om en ändring, se bilaga 1 i de finansieringsvillkor som åtföljde beslutsmeddelandet.

Kontakta oss i första hand via helpdesk.

Kan eurobeloppen för olika utgiftsslag (löner, utrustning, resor) ändras från vad de är i den ursprungliga ansökan om finansiering? Till exempel om jag behöver mer pengar till resor och mindre till utrustning.

Utgiftsslagen är inte bindande, dvs. ändringar som stöder genomförandet av forsknings- och interaktionsplanen är godtagbara.

Ändringar i utgiftsslag behöver inte anmälas, men betydande avvikelser i användningen av finansieringen (årsbudget i euro) bör meddelas via e-tjänsten (under projektets ytterligare uppgifter). När du lämnar ytterligare information: ange kortfattat orsaken, beloppet i euro och procentandelen.

Kan projektledaren få lön från projektet?

Ja, med vissa begränsningar. Läs mer i våra finansieringsvillkor. De finansieringsvillkor som gäller ditt finansieringsbeslut finns i e-tjänsten i samband med beslutet.

Jag sköter om faktureringen för en organisation som är en ny kund för Finlands Akademi. Var får jag instruktioner om hur jag gör min första begäran om utbetalning?

Nya klienter får rådgivning av ekonomigruppen, inklusive instruktioner för hur man fyller i/gör organisationens blankett/ansökan om utbetalning via e-tjänsten. Kontakta ekonomigruppen via helpdesk (Ansökan om utbetalning eller fakturering).

Jag har fått ett bidrag på mer än 1 000 000 euro från Akademin. Måste det granskas av en revisor? Vad händer om jag ingår i ett konsortium vars totala bidrag överstiger 1 000 000 euro, men min andel är mindre än 1 000 000 euro?

En revision måste utföras i båda de fall som beskrivs ovan. Anvisningar efter varje bidragsform finns i de finansieringsvillkor som skickas med finansieringsbeslutet.

Forskningsplatsen ska lämna in en revisionsberättelse till Akademin om användningen av forskningsfinansiering i projektet. Om finansieringen har beviljats ett konsortium, ska varje konsortiepart som har fått ett finansieringsbeslut lämna in en revisionsberättelse om finansieringen.