Hantera finansiering

Hur börjar man använda finansiering som Akademin beviljat?

Finansieringsbeslutet och de därtill hörande villkoren finns i Akademins e-tjänst. En kopia av beslutet sänds till projektets forskningsplats via e-tjänsten. Forskningsplatsen är det universitet, forskningsinstitut eller motsvarande som har förbundit sig till ansökan. Forskningsplatsen hanterar projektets finansiering. För att finansieringen ska kunna utbetalas krävs att den ansvariga ledaren och forskningsplatsen bekräftar att de tar emot finansieringen. Forskningsplatsen fakturerar Akademin utifrån faktiska kostnader. Kontakta personalen vid din egen institution, fakultet eller vid motsvarande forskningstjänster för att få ytterligare anvisningar.

Beslutsnumret nämns i beslutsmeddelandet (högra övre hörnet).

För mer information om hur du använder finansieringen, vänligen kontakta oss via helpdesk.

Kan man ansöka om ändringar i finansieringsbeslutet under finansieringsperioden?

Du kan ansöka om ändringar i ett finansieringsbeslut under vissa omständigheter och villkor. Ändring söks med en ansökan som lämnas in via e-tjänsten. Möjliga typer av ändringar och anvisningar om hur man ansöker om ändring finns i de finansieringsvillkor/standardvillkor som bifogats finansieringsbeslutet eller på Akademins webbplats (Hantera finansiering > Ändringar i finansieringsbeslut).

Du kan ansöka om ändringar i ett finansieringsbeslut under vissa omständigheter. Med en och samma ändringsansökan kan du ansöka om endast en typ av ändring. Endast en ändringsansökan per finansieringsbeslut kan vara anhängig vid en och samma tidpunkt. Du kan inte ansöka om ändringar efter finansieringsperiodens utgång.

Ansökan om ändring är specifik för finansieringsbeslutet i fråga. En ändringsansökan av ett delprojekt i ett konsortium gäller endast det delprojektet, inte hela konsortiet.

Ändringar som kräver vårt godkännande är

1. förlängning av finansieringsperiod (måste sökas senast två månader före finansieringsperiodens slut)
2. byte av forskningsplats
3. byte av ansvarig ledare
4. avstående från forskningsbidrag i sin helhet (då finansiering inte har använts)
5. avstående från forskningsbidrag medan finansieringsperioden pågår (då finansiering har använts)
6. ändring av beslutsvillkor eller användningsändamål, väsentlig ändring i forskningsplan
7. ändring av finansieringsandelar hos delprojekt i konsortier.

Ändringar som inte kräver vårt godkännande:

1. Ändringar som gäller utgiftsslag. Om det under projektets gång uppstår ett behov av att ändra fördelningen av finansieringen mellan olika utgiftsslag (t.ex. löner, material och förnödenheter, utrustning, resor) behöver man inte begära tillstånd från Akademin för denna ändring. Utgiftsslagen i beslutets kostnadsberäkning är riktgivande. Vid väsentliga ändringar (över 15 %) ska man ange uppgifterna i Akademins e-tjänst under Mer information (Mina ansökningar > Beslutade > Mer information).
2. Ändringar som gäller årliga delbetalningar. Om det under projektets gång uppstår ett behov av att ändra fördelningen av finansieringen mellan olika år, behöver man inte begära tillstånd från Akademin för denna ändring. De årliga delbetalningarna i beslutets kostnadsberäkning är riktgivande. Vid väsentliga ändringar (över 15 %) ska man ange uppgifterna i Akademins e-tjänst under Mer information (Mina ansökningar > Beslutade > Mer information).

Ett undantag från ovanstående riktlinjer om förändringar i årliga delbetalningar är universitetens profileringsbidrag (Profi), där avvikelsen inte får överstiga 15 procent.

Mer detaljerade instruktioner om hur du ansöker om en ändring finns i de villkor som bifogats finansieringsbeslutet.

Finlands Akademi betalar ut finansieringen enligt utbetalningsansökan (faktura) utifrån de faktiska kostnaderna. Forskningsplatsen ansvarar för utbetalningsansökningarna. En enskild forskare eller en forskargrupp kan inte lämna in en utbetalningsansökan till Akademin. Ett undantag från denna regel är enskilda forskares personliga stipendier.

Ansökningar om utbetalning lämnas in till Akademin på varje enskilt beslut (dvs. per beslutsnummer) i form av formella nätfakturor. Ett finländskt företag eller en finländsk organisation med FO-nummer kan också ansöka om utbetalning via Akademins e-tjänst. Närmare anvisningar om nätfakturor finns i finansieringsvillkoren/standardvillkoren. Nätfakturorna kan inte innehålla bilagor. Vi accepterar inte fakturor i form av e-postbilagor.

Mer information finns i dessa anvisningar (på finska):

• Ohjeet asiointitunnuksen luomiseen sekä maksatuspyynnön tekemiseen (pdf)
• Organisaation tunnistuslomake (pdf)

Revisionsskyldigheten beror på finansieringsinstrumentet eller det beviljade finansieringsbeloppet. Revisionsskyldigheten konstateras i finansieringsbeslutets finansieringsvillkor/standardvillkor eller i beslutets specialvillkor.

Revisionsskyldigheten gäller finansiering av forskningsinfrastruktur, finansiering av strategisk forskning, flaggskeppsfinansiering, finansiering av spetsforskningsenheter och universitetens profileringsbidrag oavsett det totala belopp som beviljats (individuellt beslut eller konsortiets totala belopp). För spetsforskningsenheter och flaggskepp där finansieringsperioden består av två på varandra följande perioder görs revisionen efter den senare finansieringsperioden.

Dessutom krävs en revision om det belopp som anges i finansieringsbeslutet för ett akademifinansierat projekt, dvs. Akademins andel av de totala kostnaderna, uppgår till 1 000 000 euro eller mer (enskilt beslut eller konsortium tillsammans).

Akademin kan också kräva en revisionsrapport för andra projekt än de som anges ovan. Dessa meddelas och instrueras separat. Vi kan dessutom låta göra en stickprovsrevision i enlighet med vår årliga revisionsplan.

Revisionsskyldigheten, genomförandet av projektet och iakttagandet av villkoren jämförs alltid med de finansieringsvillkor som bifogats finansieringsbeslutet.

Hur revisionen genomförs

Akademin har en egen rapportmall för revisioner. Använd alltid den senaste mallen. Du hittar mallen under rubriken Blanketter till höger på sidan Hantera finansiering.

Revisionsarbetet fortskrider i enlighet med de åtgärder som beskrivs i rapporten, med hänsyn till finansieringsinstrumentet. Om det finns punkter i rapporten som inte är nödvändiga för revisionen, stryks de över.

Genom revisionen säkerställs det att de kostnader som rapporterats till Akademin motsvarar projektets totala kostnader. Kostnaderna ska ha uppkommit under den finansieringsperiod som nämns i finansieringsbeslutet med beaktande av eventuella förlängningar som beviljats projektet. Kostnader som uppkommit före projektstart godkänns inte, oavsett när de betalats. Kostnader som uppkommit efter projektets slut är inte heller bidragsberättigande. Fakturan kan dock vara daterad efter finansieringsperioden, förutsatt att utgiften har uppstått under projektets lopp. Till exempel en faktura för köpta tjänster kan komma in och betalas först efter finansieringsbeslutets giltighetstid. Om det arbete som fakturan grundar sig på har utförts under beslutets giltighetstid, kan fakturan accepteras till projektets kostnader.

Endast revisionskostnader kan accepteras även om de delvis uppkommit efter finansieringsperioden. Eftersom dessa kostnader ska inkluderas i den sista ansökan om utbetalning är det viktigt att fakturan för revisionen skickas omgående till den som beställt revisionen.

I bokföringen ska kostnaderna för projektet kunna specificeras och deras samband med bokföringen och rapporteringen ska kunna ses. För att specificera kostnaderna kan man till exempel använda projektets beslutsnummer eller kostnadsställe. I regel kräver Akademins finansieringsvillkor/standardvillkor alltid en uppföljning över de arbetstimmar som har utförts inom projektet. Om arbetstidsuppföljningen inte har ordnats i enlighet med finansieringsvillkoren, kan Akademin låta bli att godkänna personens lönekostnader som projektkostnader. De kan bekräftas av projektets ansvariga ledare, den anställdes chef eller någon annan person som enligt instruktionerna på forskningsplatsen är behörig att bekräfta arbetstiden.

Hur revisionsrapporten lämnas in

Revisionsrapporten ska lämnas in till Akademins registratorskontor inom tre månader efter finansieringsperiodens slut. Kontakta revisorn i god tid före finansieringsperiodens slut för att säkerställa att revisionen kan utföras inom utsatt tid.

Anvisningar och rapporteringsblanketter för RRF-finansiering (på finska)

Finlands Akademi tillämpar en s.k. totalkostnadsmodell. Modellen gäller nästan alla bidragsformer. Modellen påverkar ansökan om finansiering, finansieringsbesluten, medelsanvändningen och rapporteringen.

Läs mer om totalkostnadsmodellen och de koefficienter som används vid beräkningen: Totalkostnadsmodellen.

Mer information

• Kokonaiskustannusmalliraportti 2015 (pdf)
• OKM: Kokonaiskustannusten laskentamenettelyä koskeva määräys (pdf)5.2016 OKM/44/592/2016
• STREAM-työryhmän raportti

Nedan hittar du de senaste standardvillkoren för finansiering samt tidigare dokument med finansieringsvillkor. De villkor som gäller ett enskilt finansieringsbeslut finns bifogade till beslutet (tillgängligt i e-tjänsten).

2026

• Standardvillkor för Finlands Akademis finansiering (pdf) (15.9.2026)

2025

• Standardvillkor för Finlands Akademis finansiering (22.9.2025). 

2024

• Finlands Akademis finansieringsvillkor 2024–2025 (pdf, reviderade 13.6.2025)
• Finlands Akademis finansieringsvillkor 2024–2025 (pdf),
  sammandrag (pdf)

2023

• Finlands Akademis finansieringsvillkor 1.11.2023–31.10.2024 (pdf), sammandrag (pdf)
• Finlands Akademis finansieringsvillkor 1.6–31.10.2023 (pdf), sammandrag

2022

• Finlands Akademis finansieringsvillkor 25.8.2022–31.8.2023 (pdf), sammandrag

2020–2021

• Finlands Akademis finansieringsvillkor 11.8.2021–31.8.2022 (pdf), sammandrag
• Finlands Akademis finansieringsvillkor 1.1.2021–31.8.2021 (pdf)
• Allmänna vilkor och anvisningar 2020–2021 (pdf)

Äldre villkor

• Allmänna vilkor och anvisningar 2019–2020 (pdf)
• Allmänna vilkor och anvisningar 2018–2019 (pdf)
• Allmänna vilkor och anvisningar 2017–2018 (pdf)
• Allmänna villkor och anvisningar 2016–2017 (21.3.2017, pdf)
• Allmänna villkor och anvisningar 2016–2017 (15.6.2016, pdf)
• Allmänna villkor och anvisningar 2015–2016 (16.3.2016, pdf)
• Allmänna villkor och anvisningar 2015–2016 (31.8.2015, pdf)
• Allmänna villkor och anvisningar 2014–2015 (19.3.2015, pdf)
• Allmänna villkor och anvisningar 2014–2015 (pdf)
• Allmänna villkor och anvisningar 2013–2014 (pdf)
• Allmänna villkor och anvisningar 2012–2013 (pdf)
• Tilläggsvillkor för investeringunderstöd

Snabblänkar till anvisningar:

• E-tjänsten
• Anvisningar om organisationens funktioner i e-tjänsten (pdf, på finska)

Hur ska kostnadskoefficienterna lämnas in till Akademin?

Den person som forskningsorganisationen utsett och som har administratörsrättigheter till Akademins e-tjänst kan föra in och uppdatera uppgifterna om forskningsplatsens kostnadskoefficienter. Informationen behöver inte separat skickas någon annanstans. De koefficienter som används i finansieringsbeslutet är de som gäller då utlysningen stängt, inte de senaste koefficienterna.

Koefficienterna uppdateras inte om ansökan behandlas en andra gång, till exempel i samband med en ansökan om ändring. Ett undantag är när forskningsplatsen byts; då uppdateras koefficienterna enligt den nya forskningsplatsen.

Anvisningar om organisationens funktioner i e-tjänsten (pdf, på finska)

Användning av finansiering

Hur vet jag om det finns några särskilda villkor (t.ex. tidig utbetalning) kopplade till finansieringsbeslutet?

Information om eventuella särskilda villkor finns i beslutsmeddelandet. Beslutsmeddelandet hittar du i e-tjänsten.

Hur noga måste finansieringsmottagaren följa/iaktta de årliga delbetalningar som anges i finansieringsbeslutet?

På årsbasis bör finansieringen användas i enlighet med beslutets kostnadsberäkning. De årliga delbetalningarna är dock inte bindande (dvs. du kan använda mer eller mindre än det belopp som anges i den ursprungliga planen), så länge pengarna används för verksamhet i linje med forsknings- eller verksamhetsplanen. Det slutliga belopp i euro som anges i finansieringsbeslutet kan användas fram till slutet av finansieringsperioden.

Måste jag ansöka om att få ändra de årliga delbetalningarna?

Nej, inte när det gäller ändringar i årliga delbetalningar. Om de årliga delbetalningarna under finansieringsperioden avviker betydligt från beslutets kostnadsberäkning, måste den ansvariga projektledaren utan dröjsmål meddela avvikelsen via e-tjänsten under Mina ansökningar > Beslutade > Mer information.

Godkänns kostnader som uppstått utanför finansieringsperioden?

Nej. Kostnader som uppstår innan projektet inleds eller efter projektets slut godkänns inte. Fakturan kan dock vara daterad efter finansieringsperioden, förutsatt att utgiften har uppstått under projektets lopp.

Ett undantag från detta är kostnaderna för revision, som kan räknas som projektkostnader även om de uppstår efter projektets finansieringsperiods slut.

Till exempel: Analysen av proverna har utförts under finansieringsperioden, men tjänsteleverantören fakturerar forskningsplatsen för analysen efter finansieringsperiodens slut. I så fall kan fakturan godkännas som en del av projektkostnaderna och inkluderas i ansökan om utbetalning till Akademin.

I vilka fall måste man göra en ansökan om ändring av finansieringsbeslutet?

En lista över situationer där en ändringsansökan behövs finns under rubriken Ändringar i finansieringsbeslut. För mer detaljerade instruktioner om hur man ansöker om en ändring, se bilaga 1 i de villkor som åtföljde beslutsmeddelandet.

Kontakta oss i första hand via helpdesk.

Kan eurobeloppen för olika utgiftsslag (löner, utrustning, resor) ändras från vad de är i den ursprungliga ansökan om finansiering? Till exempel om jag behöver mer pengar till resor och mindre till utrustning.

Utgiftsslagen är inte bindande, dvs. ändringar som stöder genomförandet av forsknings- och interaktionsplanen är godtagbara.

Man behöver inte meddela ändringar i utgiftsslag till Akademin.

Kan projektledaren få lön från projektet?

Ja, med vissa begränsningar. Läs mer i finansieringsvillkoren under Ansvariga projektledarens lön. De villkor som gäller ditt finansieringsbeslut finns i e-tjänsten i samband med beslutet.

Jag sköter faktureringen för en organisation som är en ny kund för Finlands Akademi. Var får jag instruktioner om hur jag gör min första begäran om utbetalning?

Nya klienter får rådgivning av ekonomigruppen, inklusive instruktioner för hur man fyller i organisationens blankett/ansökan om utbetalning via e-tjänsten. Kontakta oss via helpdesk (välj Ansökan om utbetalning eller fakturering).

Jag har fått ett bidrag på mer än 1 000 000 euro från Akademin. Måste det granskas av en revisor? Vad händer om jag ingår i ett konsortium vars totala bidrag överstiger 1 000 000 euro, men min andel är mindre än 1 000 000 euro?

En revision måste utföras i båda de fall som beskrivs ovan. Vidare är det för vissa bidragsformer obligatoriskt med en revision, oavsett finansieringsbeloppets storlek. En lista över dessa bidragsformer finns i de finansieringsvillkor/standardvillkor som åtföljde finansieringsbeslutet. Forskningsplatsen ska lämna in en revisionsberättelse till Akademin om användningen av forskningsfinansiering i projektet. Om finansieringen har beviljats ett konsortium, ska varje konsortiepart som har fått ett finansieringsbeslut lämna in en revisionsberättelse om finansieringen.

Om du misstänker överträdelse av finansieringsvillkoren i ett projekt som finansierats av Finlands Akademi (inkl. RSF-finansiering), ber vi dig göra en anmälan med en separat blankett. Blanketten finns under rubriken Blanketter till höger på sidan Hantera finansiering. Skicka den ifyllda blanketten till Akademins registratorskontor (kirjaamo@aka.fi). Använd krypterad e-post vid behov. Se dataskyddsbeskrivningen för behandlingen av anmälningar.

Anmälan kan göras av en person som arbetar inom projektet, en representant för forskningsplatsen eller någon annan person som fått kännedom om saken. Om anmälan leder till fortsatta åtgärder hör Akademin parterna som en del av utredningsprocessen. Hörandet innebär att den ursprungliga anmälan skickas till parterna och att de kan ge svaromål på den.

Observera att anmälningsblanketten för misstänkt överträdelse av finansieringsvillkoren inte är avsedd för anmälningar som omfattas av visselblåsarlagen (lagen om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen 1171/2022) eller gäller kränkningar av god vetenskaplig praxis. Du kan läsa mer om frågor som omfattas av visselblåsarlagen här: Visselblåsarskydd vid Finlands Akademi. Mer information om anmälan om misstänkta kränkningar av god vetenskaplig praxis och utredningsprocessen finns på Forskningsetiska delegationens webbplats.

Akademins behörighet vid misstänkt överträdelse av finansieringsvillkoren

Finlands Akademi är i egenskap av statsbidragsmyndighet med stöd av 15 § i statsunderstödslagen skyldig att inhämta uppgifter om misstänkt stridighet mot finansieringsvillkoren.

Våra lagstadgade metoder vid brott mot finansieringsvillkoren är att avbryta utbetalningen av statsunderstöd (19 § i statsunderstödslagen) och återkrav (21 § och 22 §).

Observera att Akademin är en utomstående finansiär av projektet och att vi inte har behörighet att ingripa i interna ärenden i den organisation som mottagit finansiering om ärendet inte är förknippat med brott mot lagen eller finansieringsvillkoren. Interna ärenden är bl.a. personalens avlöning och andra personalärenden, anställningsvillkor, organisering av arbetet, resor och upphandling.

Så här behandlas anmälningarna

Akademins behandlingsprocess framskrider enligt följande (se bilden nedan):

1. Akademin tar emot en anmälan om misstänkt överträdelse av finansieringsvillkoren.
2. Vi gör en förutredning om huruvida anmälan gäller ett ärende som faller under Akademins behörighet. I det här skedet kan vi begära tilläggsuppgifter av anmälaren. Utifrån förutredningen beslutar Akademin om det finns anledning att vidta fortsatta åtgärder (2A) eller om behandlingen av ärendet avslutas här (2B). Anmälaren underrättas om förutredningens resultat.
3. Om det utifrån anmälan finns anledning till fortsatta åtgärder, inleds ett hörande där den ursprungliga anmälan skickas till parterna. Parterna kan skriftligen kommentera (svaromål) de ärenden som framförts i anmälan inom utsatt tid. Ärendet kan avgöras även om parterna inte kommenterar anmälan inom utsatt tid.
4. Anmälaren, om hen är part, ges möjlighet att skriftligen kommentera svaromålet.
5. Vid behov kan vi ännu begära tilläggsuppgifter.
6. Akademin avgör ärendet.
7. Vi underrättar parterna om avgörandet.

Större bild