Ohjeet ja raportointilomakkeet

Viestintä ja näkyvyys liittyvät kiinteästi EU:n ohjelmiin. Kaikilla EU-rahoituksen saajilla on yleinen velvollisuus ilmoittaa rahoituksen alkuperä ja varmistaa EU:lta saadun rahoituksen näkyvyys.

Julkaisuissa rahoituksen alkuperän voi mainita seuraavasti:

This project has received funding from the European Union – NextGenerationEU instrument and is funded by the Academy of Finland under grant number XXXXX.

Tutkimushankkeelle on myönnetty Euroopan unionin elpymisvälinerahoitusta (NextGenerationEU) Suomen Akatemian kautta projektinumerolla XXXX.

Viestintä ja näkyvyys liittyvät kiinteästi EU:n ohjelmiin. Kaikilla EU-rahoituksen saajilla on yleinen velvollisuus ilmoittaa rahoituksen alkuperä ja varmistaa EU:lta saadun rahoituksen näkyvyys. Viestinnässä on hyvä tuoda esille, miten hanke edistää EU:n painopisteiden toteuttamista.

RRF-erityisehtojen mukaisesti rahoituksen saajan tulee kaikessa hankkeen viestinnässä pitää esillä rahoituksen alkuperä ja varmistaa Euroopan unionin rahoituksen näkyvyys esittämällä sekä unionin tunnus että maininta ”Euroopan unionin rahoittama – NextGenerationEU”.

Hankkeiden käyttöön on tehty viestintämateriaaleja, joita hyödyntämällä hanke voi varmistua ehtojen mukaisesta viestinnästä. Materiaaleissa on otettu huomioon EU-rahoituksen saajien yleinen velvollisuus ilmoittaa rahoituksen alkuperä ja varmistaa EU:lta saadun rahoituksen näkyvyys. RRF-esitteessä ja ohjelman esittelyvideossa on tuotu esiin, miten RRF-ohjelma ja sen hankkeet edistävät EU:n painopisteiden toteuttamista. Aineistopankissa julkaistut materiaalit ovat vapaasti hankkeiden käytettävissä. RRF-ohjelman esitteestä voi käyttää haluamiaan kalvoja hankkeiden omissa esityksissä. Päivitämme materiaalia aineistopankkiin tarvittaessa.

RRF-ohjelman esittelyvideo löytyy Suomen Akatemian YouTube-tililtä. Esittelyvideo on hankkeiden käytettävissä. Videon voi näyttää esimerkiksi erilaisten tapahtumien fyysisessä tilassa sijaitsevilla näytöillä tai sen voi näyttää hybridi- tai etätapahtuman väliajalla jaetulta näytöltä.

• RRF-viestintämateriaalit aineistopankissa (Ppt-pohja, kutsupohja, RRF-esite)
• Suomen Akatemian YouTube-tili (RRF-ohjelman esittelyvideo)

EU:n tunnus

EU:n tunnus on tärkein visuaalinen tunnus, jolla osoitetaan rahoituksen alkuperä sekä varmistetaan Euroopan Unionin ja EU-rahoituksen näkyvyys. Kaikkien EU:n rahoituksen saajien, hallintoviranomaisten ja toteutuskumppanien on käytettävä viestinnässään EU:n tunnusta. EU:n elpymis- ja palautumistukivälineestä rahoitusta saaneiden on viestinnässään käytettävä unionin tunnusta, jossa lukee Euroopan unionin rahoittama – NextGenerationEU.

• Lataa käyttövalmis EU:n tunnus sekä rahoitusta koskeva maininta Euroopan komission verkkosivustolta
• Keinoja hankeviestintään ja EU-tiedotukseen Euroopan komission verkkosivustolta

Suomen kestävän kasvun ohjelman tunnus

Suomen kestävän kasvun ohjelman tunnusta voidaan käyttää EU:n tunnuksen lisäksi, kun halutaan tuoda esille ohjelmaa. Tunnus on tarkoitettu käytettäväksi ohjelmaan osallistuvien viestinnässä.

• Lataa Suomen kestävän kasvun ohjelman tunnus ja muita materiaaleja valtioneuvoston kuvapankista

Infografiikat

EU:n neuvoston ja Eurooppa-neuvoston verkkosivustolla on julkaistu EU:n elpymissuunnitelma-aiheisia infografiikoita. Niiden hyödyntäminen viestinnässä on sallittua, kunhan lähde mainitaan.

Rahoitetulta hankkeelta edellytetään RRF-erityisehtojen mukaisesti väliraportointia 31.12.2025 mennessä ja loppuraportointia 31.3.2026 mennessä. Hankkeen tulee varautua myös myöhemmin tarkentuviin EU:n elpymis- ja palautumistukivälineen toimeenpano- ja raportointivaatimuksiin (sisältäen muun muassa DNSH-periaatteen toteutumisen arvioinnin ja seurannan). Raportoimatta jättäminen voi johtaa rahoituksen takaisinperintään.

RRF-hankkeiden väli- ja loppuraporteista annetaan erillinen ohjeistus RRF-rahoitusta saaneille hankkeille. Suomen Akatemia on yhteydessä hankkeiden vastuullisiin johtajiin ohjeiden varmistuttua.

Suomen Akatemian myöntämää tutkimusrahoitusta saa käyttää ainoastaan rahoituspäätöksen mukaiseen tarkoitukseen. Jos Akatemia on päätöksessään asettanut myönnölle erityisehdon, sitä on noudatettava. Rahoitus myönnetään kokonaissummana, jota ei saa ylittää. Rahoitusta voidaan käyttää vain rahoituskauden aikana syntyneisiin menoihin.

Suomen Akatemialla on rahoitusehtojen mukaisesti oikeus seurata ja valvoa myöntämänsä rahoituksen käyttöä sekä tarkastaa rahoituksen saajan taloutta ja toimintaa, jos se on tarpeen rahoituksen käytön valvonnassa. Akatemialla on myös oikeus tarkastaa tutkimustyön toteuttamista hankkeessa, sen tilinpitoa ja rahoituspäätöksen ehtojen noudattamista. Suorituspaikka ja tutkimushankkeen vastuullinen johtaja ovat velvollisia antamaan tarkastuksen suorittajan käytettäväksi kaikki tarpeelliset tili- ja muut asiakirjat ja tiedot sekä avustamaan tarkastuksessa. Sekä suorituspaikan että tutkimushankkeen vastuullisen johtajan on pyynnöstä annettava muutenkin Akatemialle tietoja tutkimuksesta ja varojen käytöstä.

Vastuullisen johtajan ja suorituspaikan tulee viipymättä ilmoittaa Akatemialle tutkimusmäärärahan käyttöön vaikuttavista muutoksista kuten, jos tutkimussuunnitelman toteuttamiseen on saatu muuta rahoitusta tai tuloa.

Vastuullinen johtaja tekee päällekkäistä rahoitusta koskevan ilmoituksen Akatemian verkkoasioinnissa kohdassa Omat hakemukset > Päätetyt > Anna lisätietoja.

Järjestelmästä lähtee tieto ilmoituksesta hanketta hallinnoivalle virkahenkilölle RRF-toimintoon. Muuta rahoitusta selvitetään ja kaksinkertaista rahoitusta valvotaan näiden ilmoitusten perusteella.

Jos tuensaaja on hankintalain (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) 5 §:ssä tarkoittama hankintayksikkö, joka hankkii tavaroita tai palveluita hankkeeseensa, Suomen Akatemian tulee RRF-asetuksen (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus elpymis- ja palautumistukivälineen perustamisesta (EU) (2021/241) mukaisesti kerätä tiedot hankintayksikön hankkeeseen liittyvän palvelun tai tavaran toimittajasta (toimeksisaajasta) ja tämän mahdollisista alihankkijoista.

Tiedot toimeksisaajista ja alihankkijoista kerätään suoraan hankkeeseen liittyvien palveluiden ja tavaroiden (aine- ja tarvikekustannukset, laiteostot, ostetut palvelut ja muut kustannukset) toimittajista, ei kuitenkaan henkilö- ja yleiskustannusluonteisten tukipalveluiden (esim. hallinnon palvelut) eikä matkustamiseen liittyvien palveluiden toimittajista. Jos hankinnat ovat toimenpiteen ydintekemistä, tiedot toimeksisaajista ja alihankkijoista tulee kerätä myös pienhankinnoista, eli myös niistä hankinnoista, jotka eivät ylitä hankintalaissa määriteltyjä kansallisia tai EU-kynnysarvoja.

Suomen Akatemian tulee RRF-asetuksen mukaisesti kerätä ja tallentaa myös toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien etu- ja sukunimet sekä syntymäajat. Suomalaisten yhteisöjen edunsaajatietoja on kerätty Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) ylläpitämään kaupparekisteriin, jonne toimitettuja tietoja tosiasiallisten omistajien ja edunsaajista Suomen Akatemia hyödyntää PRH:n luvalla RRF-rahoituksen seuranta- ja raportointitarkoituksiin. Tosiasiallisella omistajalla ja edunsaajalla tarkoitetaan EU:n rahanpesudirektiivissä ja Suomen rahanpesulaissa määriteltyjä tahoja (PRH:n ohje Rahanpesulain velvoitteet).

Kotimaisen organisaation (ts. toimeksisaajan) tiedot sekä toimeksisaajan alihankkijat ilmoitetaan Toimeksisaaja- ja alihankkijatietojen ilmoitus (FIN) / Notification of a Finnish contractor or subcontractor (EN) -lomakkeella Suomen Akatemia hakee edunsaajatiedot PRH:n tietopalvelusta raportoitujen tietojen perusteella.

PRH:n ylläpitämässä rekisterissä ei ole kaikkia edunsaajatietoja, joten Suomen Akatemia voi joutua pyytämään tuensaajilta täydentäviä tietoja. Olemme näissä tapauksissa erikseen yhteydessä tietojen ilmoittajaan, jonka yhteystieto annetaan edm. lomakkeella. PRH:n tietopalvelusta puuttuvat tiedot ilmoitetaan Edunsaajatietojen ilmoitus (FIN)/Notification of a beneficiary (EN) -lomakkeella. Lisätietoa PRH:n edunsaajatiedoista löydät PRH:n sivuilta.

Ulkomaisten toimeksisaajien ja alihankkijoiden tiedot ilmoitetaan lomakkeella Notification of a foreign contractor (EN). Lomakkeella kerätään myös ulkomaisten toimeksisaajien ja alihankkijoiden edunsaajatiedot.

Suomen Akatemia ohjeistaa RRF-rahoitettuja hankkeita tiedottamaan toimeksisaajia heitä koskevien tietojen tiedonkeruusta jo hankintaprosessin aikana. Lomakkeilla kerättävien tietojen tietosuoja on kuvattu RRF-tutkimusrahoitustoiminnan tietosuojaselosteessa. Lomakkeen/t voi välittää myös toimeksisaajan täytettäväksi. Mahdolliset tiedonkeruuta koskevat kysymykset voi ohjata suoraan palveluosoitteeseen rrf@aka.fi.

Lomakkeilla voi ilmoittaa tietoja koskien hankintoja, jotka on tehty 1.1.2023 lukien joko hankintojen varmistuessa tai maksatusten yhteydessä. Suomen Akatemia tarkistaa toimeksisaajien tiedot, toimeksisaajien tosiasiallisia omistajia ja edunsaajia koskevat tiedot sekä toimeksisaajien käyttämien alihankkijoiden tiedot kolme kertaa vuodessa maksatusten yhteydessä. Lomakkeilla voi toimittaa myös täydentäviä tietoja hankinnoista, jotka on tehty ennen 1.1.2023 ja sisällytetty jo toimitettuihin maksatuksiin. Tietojen raportoimatta jättäminen voi RRF-rahoitusehtojen mukaisesti johtaa rahoituksen takaisinperintään (RRF-erityisehdot, kohta 4).

Rahanpesulaki ja EU:n rahanpesudirektiivit edellyttävät, että yritys tai yhteisö tunnistaa tosiasialliset edunsaajansa, ilmoittaa heidän tietonsa rekisteröitäviksi ja pitää tiedot ajan tasalla. Rahanpesulain tavoitteena on estää rahanpesua ja terrorismin rahoittamista, edistää tällaisen toiminnan paljastamista ja selvittämistä sekä tehostaa rikoksen tuottaman hyödyn jäljittämistä ja takaisinsaantia. Edunsaajien tunnistaminen on yrityksen vastuulla. Lisätietoa edunsaajatiedosta löytyy Patentti- ja rekisterihallituksen sivulta. 

RRF-asetuksen (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2021/241, artikla 22) mukaisesti Suomen Akatemian on kerättävä varojen lopullisen saajan tosiasiallisesta omistajasta ja edunsaajasta (tosiasiallisista omistajista ja edunsaajista) seuraavat tiedot: etunimi (etunimet), sukunimi (sukunimet) ja syntymäaika.

Tietojen raportoimatta jättäminen voi RRF-erityisehtojen mukaisesti johtaa rahoituksen takaisinperintään.

DNSH-arvioinnilla on jo hakuvaiheessa varmistettu, että jokainen elpymis- ja palautumistukivälineestä (RRF) Suomen Akatemian kautta rahoitettu hanke on DNSH-periaatteen mukainen. Tällä tietoa tuensaajan rahoitushakemuksella tehty DNSH-itsearviointi kattaa myös hankkeessa tehtävät hankinnat. Tukiviranomaisen tekemässä DNSH-arvioinnissa on varmistettu, että hankinnat ovat linjassa hankkeen sisältöön nähden.

Mikäli hankkeen alkuperäiseen suunnitelmaan on tullut perusteltavissa oleva muutos ja hankkeen kustannuksiin sisällytetään hankinta, joka ei ole sisältynyt alkuperäiseen arvioituun suunnitelmaan, tulee hankkeen vastuullisen johtajan olla yhteydessä rrf@aka.fi. Suunnitelmaan sisältymättömästä hankinnasta tehdään erillinen DNSH-itsearviointi lomakkeelle, jonka vastuullinen johtaja saa otettuaan yhteyttä. Itsearvioinnin pohjalta Suomen Akatemia tekee tukiviranomaisen DNSH-arvioinnin, joka toimitetaan hankkeen vastuulliselle johtajalle tiedoksi kirjaamosta. Hankintaprosessin voi aloittaa vasta Akatemian tekemän arvioinnin jälkeen. 

Mikäli komissiolta tulee myöhemmin hankintoihin liittyen erillisiä havaintoja tai muuta ohjeistusta, ne tulee ottaa huomioon. Tiedotamme hankkeita mahdollisista muutoksista erikseen.

DNSH viittaa Do No Significant Harm –periaatteeseen eli EU:n määrittelyyn kestävän kasvun toiminnasta. Jokaisen Suomen kestävän kasvun ohjelmasta rahoitettavan hankkeen on täytettävä nämä vaatimukset. EU:n elpymisvälineessä (Recovery and Resilience Facility, RRF) on vaatimus siitä, että mitkään toimenpiteet eivät saa aiheuttaa ympäristölle merkittävää haittaa.

Tätä on tarkasteltu jokaisen rahoitusta saaneen hakemuksen kohdalla kuuden eri kohdan kautta: 1) ilmastonmuutoksen hillintä, 2) ilmastonmuutokseen sopeutuminen, 3) vesivarojen ja merten kestävä käyttö ja suojelu, 4) siirtyminen kiertotalouteen, sisältäen jätteen synnyn ehkäisy ja kierrätys, 5) ympäristön pilaantumisen ehkäisy ja vähentäminen, 6) biologisen monimuotoisuuden ja ekosysteemien suojelu.

Seuraavien TKI-toimien katsotaan olevan "ei merkittävää haittaa" -periaatteesta annettujen teknisten ohjeiden (2021/C58/01) mukaisia: i) TKI-toimet, jotka johtavat teknologianeutraaliin lopputulokseen niiden soveltamisen tasolla; ii) TKI-toimet, joilla tuetaan sellaisia vaihtoehtoja, joiden ympäristövaikutukset ovat vähäisiä; tai iii) TKI-toimet, joissa keskitytään ensisijaisesti kehittämään vaihtoehtoja, joilla on mahdollisimman vähäiset ympäristövaikutukset kyseisellä alalla, jonka toiminnoille ei ole teknisesti ja taloudellisesti toteuttamiskelpoista vähävaikutuksista vaihtoehtoa.

RRF-hankkeiden päätösilmoituksen liitteenä olevien rahoitusehtojen lisäksi hankkeiden tulee noudattaa seuraavia RRF-erityisehtoja (FIRI21-haun erityisehdot löydät täältä):

• Rahoituksen vastaanottaminen tulee hyväksyä viipymättä ja enintään 3 arkipäivän kuluessa rahoituspäätöksen vastaanottamisesta.
• Rahoituskauden pidentäminen on mahdollista vain erityisistä syistä ja enintään 31.12.2025 asti.
• Rahoituksen käytössä valtion talousarvion mukaisista vuosieristä (2023: 33,3 %, 2024: 33,3 %, 2025: 33,3 %) voi poiketa vain perustellusta syystä.
• Rahoitetulta hankkeelta edellytetään väliraportointia 31.12.2025 mennessä ja loppuraportointia 31.3.2026 mennessä. Hankkeen tulee varautua myös myöhemmin tarkentuviin EU:n elpymis- ja palautumistukivälineen toimeenpano- ja raportointivaatimuksiin (sisältäen muun muassa DNSH-periaatteen toteutumisen arvioinnin ja seurannan). Raportoimatta jättäminen voi johtaa rahoituksen takaisinperintään.
• Suomen Akatemia edellyttää hankkeelta tilintarkastusta. Tilintarkastuskertomus tulee toimittaa Akatemiaan kolmen kuukauden kuluessa rahoituskauden päättymisestä. Määräaika on ehdoton. Tilintarkastuskertomuksen toimittamatta jättäminen määräaikaan mennessä voi johtaa rahoituksen takaisinperintään.
• Rahoituksen saajan tulee kaikessa hankkeen viestinnässä pitää esillä rahoituksen alkuperä ja varmistaa Euroopan unionin rahoituksen näkyvyys esittämällä sekä unionin tunnus että maininta ”Euroopan unionin rahoittama – NextGenerationEU”.
• Rahoituksen saajien on säilytettävä kaikki rahoitukseen liittyvä kirjanpito- ja muu aineisto vuoden 2032 loppuun saakka, ellei muu Euroopan unionin taikka kansallinen lainsäädäntö edellytä pidempää säilytysaikaa.
• Mikäli rahoitetulle hankkeelle myönnetään päällekkäistä rahoitusta EU:n elpymis- ja palautumistukivälineestä tai muista unionin ohjelmista, tulee vastuullisen johtajan ilmoittaa tästä Akatemiaan viipymättä.
• Jos rahoituksensaaja on yritys- ja yhteisötietolain (244/2001) 3 §:ssä tarkoitettu yritys tai muu yhteisö tai säätiö kuin julkisoikeudellinen oikeushenkilö tai säätiömuotoinen yliopisto niin rahoituksensaajan tulee toimittaa Suomen Akatemian kirjaamoon (kirjaamo@aka.fi) ennen jokaista maksatusta selvitys siitä, onko rahoituksensaajalla

1. hakemuksen vireilletulovuoden tai sitä edeltävän kolmen kalenterivuoden aikana laiminlyötyjä veroja, lakisääteisiä eläke-, tapaturma- tai työttömyysvakuutusmaksuja taikka Tullin perimiin maksuihin liittyviä rekisteröimis-, ilmoitus- tai maksuvelvollisuuksia hoitamatta;
2. velkoja perittävänä ulosotossa tai velkoja, jotka on palautettu ulosotosta varattomuusestetodistuksin;
3. päätös konkurssiin asettamisesta tai rahoituksensaajan konkurssiin asettamista koskeva asia on vireillä tuomioistuimessa;
4. valtionavustuslain (688/2001) 21 tai 22 §:n taikka muun lain nojalla tehtyä valtionavustuksen takaisinperintäpäätöstä, jonka rahoituksensaaja on jättänyt noudattamatta;
5. vilpillisen tai virheellisen menettelyn taikka laiminlyönnin johdosta tehtyä päätöstä, jonka rahoituksensaaja on jättänyt noudattamatta ja jolla rahoituksensaajalle myönnetty valtion laina tai sen osa on määrätty heti takaisinmaksettavaksi;
6. eräiden valtion tukea koskevien Euroopan unionin säännösten soveltamisesta annetun lain (300/2001) 1 §:ssä tarkoitettua tuen takaisinperintäpäätöstä, jonka rahoituksensaaja on jättänyt noudattamatta