Genom en noggrant planerad datahantering kan man göra forskningsdata öppet tillgängligt och minska risken för att data förloras. Omsorgsfull datahantering är också en väsentlig del av god vetenskaplig praxis. Enligt en utredning som gjorts av Finlands Akademis experter inom öppen vetenskap hade datahanteringsplanerna i de akademiprojekt som finansierades i septemberutlysningen 2020 utarbetats mycket väl.

Forskningsdata och vetenskapliga publikationer är bland de viktigaste resultaten av den finansiering som Finlands Akademi delar ut. Forskningsdata som producerats med offentliga medel ska i regel göras öppet tillgängliga. På välmotiverade grunder kan materialets tillgänglighet dock definieras skilt enligt en skala från fritt tillgängligt till för alla hemligstämplat.

I ansökningsskedet ber Akademin alla sökande att kort beskriva sin datahantering i forskningsplanen (punkt 4.3 Öppen vetenskap). De sökande som fått bifall lämnar in en egentlig datahanteringsplan. Samtidigt förbinder sig forskningsplatsen att se till att datahanteringsplanen kan genomföras där och att datahanteringen följer god praxis.

Genom en noggrann planering av datahanteringen kan man göra forskningsdata öppet tillgängligt och minska risken för att data förloras. Datahantering är också en väsentlig del av god vetenskaplig praxis. I datahanteringsplanen kan forskaren redan i förväg ta ställning till eventuella komplicerade frågor som gäller ägande- och nyttjanderätt. En välplanerad datahantering samt arkiveringen och tillgängliggörandet av data underlättar också återanvändningen av forskningsdata samt främjar forskningsprojektets synlighet och genomslagskraft.

Det lönar sig att under projektets gång också tidvis uppdatera datahanteringsplanen för att den ska stödja forskningen under hela forskningens livscykel.

Välplanerad datahantering i de akademiprojekt som finansierades i septemberutlysningen 2020

I en utredning som koordinerades av Akademins sakkunniga inom öppen vetenskap gick man igenom de egentliga datahanteringsplanerna för alla akademiprojekt som finansierats i septemberutlysningen 2020. Det totala antalet projekt som fått bifall var 211. I utredningen granskades om datahanteringsplanen svarade på de frågor och underfrågor som anges i Akademins anvisningar. Dessutom analyserade man om datahanteringen hade beskrivits och utretts tillräckligt noggrant i svaren. Som hjälp i utredningsarbetet användes de anvisningar som publicerats den 30 april av en arbetsgrupp för Tuuli-nätverket, som upprätthåller nationella anvisningar om datahantering (se Finnish DMP evaluation guidande + General Finnish DMP guidance, på engelska).

I Akademins utredning konstaterades att största delen av datahanteringsplanerna var omsorgsfullt skrivna. Med hjälp av planerna kan forskarna effektivt få igång sitt projekt.

Tanken bakom datahanteringsplanen är att den fungerar som ett dokument som uppdateras under projektets gång, så i början räcker det med en kort men ändå täckande plan. I utredningen konstaterades dock att den rekommenderade längden på ca två sidor inte helt räcker till för att beskriva en datahanteringsplan så att den är nyttig och ändamålsenlig för forskarna och forskningsplatserna. Från och med septemberutlysningen 2021 tillåter Akademin därför en egentlig datahanteringsplan på ca tre sidor.

Datahanteringsplanen stöder forskningen och främjar dess kvalitet

Utredningen visade att det också fanns datahanteringsplaner som var mycket kortfattade och som inte alls besvarade en del av de frågor som ställdes. Det lönar sig därför för forskare att komma ihåg att man ofta får hjälp med att skriva den egentliga datahanteringsplanen av dataexperter vid sin egen organisation. Det lönar sig att utnyttja denna möjlighet genast efter ett positivt finansieringsbeslut. Dessutom är det viktigt att komma ihåg att en datahanteringsplan inte enbart skrivs för att uppfylla Akademins krav. Planen gynnar forskaren själv, och den utarbetas som stöd för att genomföra projektet och med tanke på forskningsmaterialets tillförlitlighet och kvalitet.

Beskrivningen av forskningsmaterialet, säkerställandet av kvaliteten, lagringen av materialet under projektet, materialets ägande och informationssäkerheten beskrivs ofta tydligt i datahanteringsplanerna. Däremot ser det ut som om det i början av projektet ännu är uppenbart för tidigt att fundera på vilka data som till exempel borde långtidsförvaras. Man har inte heller alltid kommit överens om vem som ansvarar för datahanteringen eller vilka tilläggsresurser som den förutsätter.

Vad blir nästa steg?

En forskare som fått finansiering från Akademin och hens forskningsplats ansvarar för datahanteringen fram till projektets slut och även därefter. Vid Akademin kommer vi också i fortsättningen att göra slumpmässiga granskningar av egentliga datahanteringsplaner för att vi ska kunna följa utvecklingen av god datahanteringspraxis som en del av forskarnas och forskningsplatsernas normala vardag. En datahanteringsplan som med omsorg utarbetats i början av projektet stöder ett smidigt genomförande av projektet och främjar publiceringen av resultat samt arkiveringen.