Förberedelser inför revision

Revisionsskyldigheten för varje bidragsform kan alltid kollas i villkoren för finansieringsbeslutet i fråga. Samtliga finansieringsbeslut som gäller forskningsinfrastrukturer, strategisk forskning, flaggskeppsprogrammet, spetsforskningsenheter eller stärkandet av universitetens profilering omfattas av revisionsskyldigheten oberoende av den totala summa som beviljats (ett enskilt beslut eller ett konsortium sammanlagt).Spetsforskningsenheters finansieringsperiod på åtta år har två delar (fem + tre år).

För närvarande gäller skyldigheten också de projekt inom akademiprogram för vilka det totala beloppet av den finansiering som Akademin beviljat i finansieringsbeslutet (enskilt beslut eller konsortium sammanlagt) överstiger en miljon euro.

Revisionsberättelsen ska lämnas in till Akademins registratorskontor inom tre månader från finansieringsperiodens slut. Revisionsutgifterna ska inkluderas i den sista begäran om utbetalning. Revisionsberättelsen kan vid behov begäras skilt. Akademin kan dessutom låta göra en stickprovsrevision av projekt i enlighet med Akademins årliga revisionsplan.

Den senaste revisionsrapporten finns på denna sida och den fungerar som underlag för revisionen oberoende av när finansieringsbeslutet har fattats. Revisionsskyldigheten, genomförandet av projektet och iakttagandet av villkoren omfattas alltid av de finansieringsvillkor som gällde vid då finansieringsbeslutet fattades. Finansieringsbeslutet kan också innehålla särskilda villkor. Revisionen framskrider i enlighet med rapportunderlaget med beaktande av den aktuella bidragsformen och genom att hoppa över onödiga delar. Vi rekommenderar att man kontaktar revisorn i god tid innan finansieringsperioden går ut. Kostnaderna godkänns slutgiltigt först efter att projektets revisionsrapport lämnats in.

Vid revisionen säkerställs det att de kostnader som rapporterats till Akademin motsvarar projektets totala kostnader. Kostnaderna ska ha uppkommit under den period som nämns i finansieringsbeslutet med beaktande av eventuella förlängningar. De enda kostnader som kan godkännas även om de delvis har uppstått efter projekttiden är de kostnader som uppkommit av revisionsrapporten. Eftersom kostnaden i fråga ska inkluderas i den sista begäran om utbetalning, är det viktigt att revisionsfakturan snabbt sänds till beställaren.

Det är bra att komma ihåg att kostnader som har uppkommit innan projektet inleddes är inte godtagbara, oberoende av när de har betalats. På motsvarande sätt är en kostnad som uppstått efter att projektet avslutats inte en godtagbar kostnad. Fakturan kan dock vara daterad efter projekttiden, förutsatt att utgiften har uppstått under projekttiden. Till exempel en faktura för köpta tjänster kan komma in och betalas först efter finansieringsbeslutets giltighetstid. Om det arbete som fakturan grundar sig på har utförts under beslutets giltighetstid, kan fakturan godkännas och tas med i projektkostnaderna.

I projektets bokföring ska kostnaderna för projektet kunna specificeras och deras samband med bokföringen och rapporteringen ska kunna ses. För att specificera kostnaderna kan man till exempel använda projektnummer eller kostnadsställe. I regel förutsätter finansieringsvillkoren alltid uppföljning av de timmar som har utförts för projektet. Om arbetstidsuppföljningen inte har ordnats i enlighet med finansieringsvillkoren, kan Akademin låta bli att godkänna personens löner som projektkostnader. Personens chef eller den ansvariga projektledaren ska fastställa de timmar som har utförts för projektet så att de antecknas i uppföljningssystemet.

  • Revisionsrapport (doc)

Har du frågor eller synpunkter?