Förberedelser inför revision
Revisionsskyldigheten beror på finansieringsinstrumentet eller det beviljade finansieringsbeloppet. Revisionsskyldigheten konstateras i finansieringsbeslutets finansieringsvillkor eller i beslutets specialvillkor.
Revisionsskyldigheten gäller finansiering av forskningsinfrastruktur, finansiering av strategisk forskning, flaggskeppsfinansiering, finansiering av spetsforskningsenheter och universitetens profileringsbidrag oavsett det totala belopp som beviljats (individuellt beslut eller konsortiets totala belopp). För spetsforskningsenheter och flaggskepp där finansieringsperioden består av två på varandra följande perioder görs revisionen efter den sista finansieringsperioden.
Dessutom krävs en revision om det belopp som anges i finansieringsbeslutet för ett akademifinansierat projekt, dvs. Akademins andel av de totala kostnaderna, uppgår till 1 000 000 euro eller mer (enskilt beslut eller konsortium tillsammans).
Akademin kan också kräva en revisionsrapport för andra projekt än de som anges ovan. Dessa meddelas och instrueras separat. Vi kan dessutom låta göra en stickprovsrevision i enlighet med vår årliga revisionsplan.
Revisionsskyldigheten, genomförandet av projektet och iakttagandet av villkoren omfattas alltid av de finansieringsvillkor som bifogats finansieringsbeslutet. Finansieringsbeslutet kan också innehålla särskilda villkor.
Hur revisionen genomförs
Akademin har en egen rapportmall för revisioner. Använd alltid den senaste mallen. En modell för revisionsrapporten finns på sidan Hantera finansiering (under Blanketter), och den fungerar som underlag för revisionen oberoende av när finansieringsbeslutet har fattats.
Revisionsarbetet fortskrider i enlighet med de åtgärder som beskrivs i rapporten, med hänsyn till finansieringsinstrumentet. Om det finns punkter i rapporten som inte är nödvändiga för revisionen, stryks de över.
Vid revisionen säkerställs det att de kostnader som rapporterats till Akademin motsvarar projektets totala kostnader. Kostnaderna ska ha uppkommit under den finansieringsperiod som nämns i finansieringsbeslutet med beaktande av eventuella förlängningar som beviljats projektet.
Kostnader som uppkommit före projektstart godkänns inte, oavsett när de betalats. Kostnader som uppkommit efter projektets slut är inte heller bidragsberättigande. Fakturan kan dock vara daterad efter finansieringsperioden, förutsatt att utgiften har uppstått under projektets lopp. Till exempel en faktura för köpta tjänster kan komma in och betalas först efter finansieringsbeslutets giltighetstid. Om det arbete som fakturan grundar sig på har utförts under beslutets giltighetstid, kan fakturan accepteras till projektets kostnader.
Endast revisionskostnader kan accepteras även om de delvis uppkommit efter finansieringsperioden. Eftersom dessa kostnader ska inkluderas i den sista ansökan om utbetalning är det viktigt att fakturan för revisionen skickas omgående till den som beställt revisionen.
I bokföringen ska kostnaderna för projektet kunna specificeras och deras samband med bokföringen och rapporteringen ska kunna ses. För att specificera kostnaderna kan man till exempel använda projektets beslutsnummer eller kostnadsställe. I regel kräver Akademins finansieringsvillkor alltid en uppföljning över de arbetstimmar som har utförts inom projektet. Om arbetstidsuppföljningen inte har ordnats i enlighet med finansieringsvillkoren, kan Akademin låta bli att godkänna personens lönekostnader som projektkostnader. De arbetade timmarna ska bekräftas av personens chef eller den ansvariga projektledaren på ett sådant sätt att bekräftelsen kan verifieras i efterhand.
Hur revisionsrapporten lämnas in
Revisionsrapporten ska lämnas in till Akademins registratorskontor inom tre månader efter finansieringsperiodens slut. Kontakta revisorn i god tid före finansieringsperiodens slut för att säkerställa att revisionen kan utföras inom utsatt tid.
RRF-finansieringens anvisningar och rapportblanketter: Anvisningar och rapporteringsblanketter för RRF-finansiering (på finska)
