Tilintarkastukseen varautuminen
Tilintarkastusvelvoite riippuu rahoitusmuodosta tai myönnetyn rahoituksen määrästä. Tilintarkastusvelvoite on todettu rahoituspäätöksen liitteenä olevissa rahoitusehdoista tai se on voitu mainita päätöksen erityisehdossa.
Tutkimusinfrastruktuurirahoitus, strategisen tutkimuksen rahoitus, lippulaivarahoitus, huippuyksikkörahoitus ja yliopistojen profiloitumisen rahoitus ovat tilintarkastusvelvoitteen piirissä riippumatta myönnetystä kokonaissummasta (yksittäinen päätös tai konsortio yhteensä). Huippuyksiköissä ja lippulaivoissa, joissa rahoituskausi koostuu kahdesta peräkkäisestä jaksosta, tilintarkastus tehdään viimeisen rahoituskauden jälkeen.
Lisäksi tilintarkastus vaaditaan, jos Akatemian rahoittaman hankkeen rahoituspäätöksessä ilmoitettu myöntö eli Akatemian rahoitusosuus kokonaiskustannuksista on yhteensä 1 000 000 euroa tai enemmän (yksittäinen päätös tai konsortio yhteensä).
Akatemia voi tarvittaessa edellyttää tilintarkastajan tarkastusraportin myös muilta kuin edellä luetelluilta hankkeilta. Näistä ilmoitetaan ja ohjeistetaan erikseen. Lisäksi Akatemia voi teettää otantaan perustuvan tilintarkastuksen oman vuosittaisen tarkastussuunnitelmansa mukaisesti.
Tilintarkastusvelvoitetta, hankkeen toteuttamista ja ehtojen noudattamista peilataan aina rahoituspäätöksen liitteenä olleisiin rahoitusehtoihin. Rahoituspäätökseen voi myös liittyä erityisehto.
Tarkastuksen toteuttaminen
Akatemialla on käytössä tarkastuksia varten oma raporttipohja. Tarkastuksissa pitää käyttää aina viimeisintä raporttipohjaa. Raporttipohja löytyy Rahoitusehdot -sivulta oikeasta palstasta kohdasta ”Lomakkeet”, ja se toimii tarkastuksen pohjana riippumatta siitä, milloin rahoituspäätös on tehty.
Tarkastustyö etenee raporttipohjassa mainittujen toimenpiteiden mukaisesti tarkastuksen kohteena oleva rahoitusmuoto huomioiden. Jos raportissa on kohtia, jotka eivät ole tarkastuksessa tarpeellisia, ne yliviivataan.
Tarkastuksessa varmistutaan siitä, että Akatemialle raportoitu kustannuskertymä vastaa hankkeen kokonaiskustannuksia. Kustannusten tulee olla syntyneitä rahoituspäätöksessä mainittuna rahoituskautena hankkeelle mahdollisesti myönnetty jatkoaika huomioiden. Ennen hankkeen alkua syntyneitä kustannuksia ei hyväksytä, riippumatta siitä, milloin ne on maksettu. Myöskään hankkeen päättymisen jälkeen syntyneitä kustannuksia ei hyväksytä. Lasku voi kuitenkin olla päivätty rahoituskauden jälkeen, kunhan meno on suoriteperusteisesti syntynyt hankkeen aikana. Esimerkiksi ostopalvelulasku voi saapua ja voidaan maksaa vasta rahoituspäätöksen voimassaoloajan jälkeen. Jos laskun perusteena oleva työ on tehty päätöksen voimassaoloaikana, voidaan lasku hyväksyä hankkeen kustannuksiin.
Ainoastaan tilintarkastuksesta aiheutuneet kustannukset voidaan hyväksyä, vaikka ne olisivat osin syntyneet rahoituskauden jälkeen. Koska nämä kustannukset tulee sisällyttää viimeiseen maksatushakemukseen, on tärkeää, että tilintarkastuksen lasku toimitetaan pikaisesti työn tilaajalle.
Kirjanpidossa hankkeen kustannukset pitää voida yksilöidä, ja niiden yhteys kirjanpitoon ja raportointiin pitää olla nähtävissä. Kustannusten yksilöimiseen voi käyttää esimerkiksi hankkeen päätösnumeroa tai kustannuspaikkaa. Akatemian rahoitusehdot edellyttävät pääsääntöisesti aina työajanseurantaa hankkeessa tehdyistä tunneista. Jos työajanseurantaa ei ole järjestetty rahoitusehtojen mukaisesti, kyseisen henkilön palkkakustannukset voidaan jättää hyväksymättä hankkeen kustannuksiksi. Henkilön esihenkilön tai tutkimushankkeen vastuullisen johtajan tulee vahvistaa tehdyt tunnit siten, että vahvistaminen on todennettavissa jälkikäteen.
Tarkastusraportin toimittaminen
Tilintarkastajan tarkastusraportti on toimitettava kolmen kuukauden kuluessa rahoituskauden päättymisestä Akatemian kirjaamoon. Ole yhteydessä tilintarkastajaan hyvissä ajoin ennen rahoituskauden päättymistä, että tarkastus pystytään toteuttamaan määräajan puitteissa.
RRF:n rahoituksen ohjeistuksen ja raporttilomakkeet löydät alla olevasta linkistä.
EU:n elpymisvälinerahoitus RRF:n rahoituksen ohjeita ja raportointilomakkeita.
