Tilintarkastukseen varautuminen

Rahoitusmuotokohtaisen tilintarkastusvelvoitteen voi aina varmistaa kyseisen rahoituspäätöksen ehdoista.  Kaikki tutkimusinfrastruktuurihankkeet, strategisen tutkimuksen rahoitus, lippulaivat, huippuyksiköt sekä yliopistojen profiloitumisen vahvistamiseen liittyvät rahoituspäätökset ovat tilintarkastusvelvoitteen piirissä riippumatta myönnetystä kokonaissummasta (yksittäinen päätös tai konsortio yhteensä)Huippuyksikön kahdeksan vuotta kestävä kausi jakaantuu kahteen osaan (viisi + kolme vuotta).

Tällä hetkellä velvoite koskee myös akatemiaohjelmahankkeita, joiden rahoituspäätöksessä ilmoitettu Akatemian myöntämän rahoituksen (yksittäinen päätös tai konsortio yhteensä) kokonaissumma ylittää         miljoona euroa.

Tilintarkastuskertomus toimitetaan kolmen kuukauden kuluessa rahoituskauden päättymisestä Akatemian kirjaamoon. Kyseinen kulu tulee sisällyttää viimeiseen maksatuspyyntöön. Tilintarkastuskertomus voidaan kuitenkin myös tarvittaessa pyytää erikseen. Lisäksi Akatemia voi teettää hankkeille otantaan perustuvan tilintarkastuksen oman vuosittaisen tarkastussuunnitelmansa mukaisesti. 

Viimeisin tarkastusraportti löytyy tältä sivulta ja se toimii tarkastuksen pohjana riippumatta siitä, milloin rahoituspäätös on tehty. Tilintarkastusvelvoitetta, projektin toteuttamista ja ehtojen noudattamista peilataan aina rahoituspäätöksen tekemisen hetkellä voimassa olleisiin rahoitusehtoihin. Rahoituspäätökseen voi myös liittyä erityisehto. Tarkastustyö etenee raporttipohjan mukaisesti tarkastuksen kohteena oleva rahoitusmuoto huomioiden tarpeettomat osiot yliviivaten. On suositeltavaa olla yhteydessä tilintarkastajaan hyvissä ajoin ennen rahoituskauden päättymistä. Kustannukset hyväksytään lopullisesti vasta sen jälkeen, kun projektin tilintarkastusraportti on toimitettu.

Tilintarkastuksessa varmistutaan siitä, että Akatemialle raportoitu kustannuskertymä vastaa projektin kokonaiskustannuksia. Kustannusten tulee olla syntyneitä rahoituspäätöksessä mainittuna projektiaikana projektille mahdollisesti myönnetty jatkoaika huomioiden. Ainoastaan tilintarkastajan raportista aiheutuneet kustannukset voidaan hyväksyä, vaikka ne olisivat osin syntyneet projektiajan jälkeen. Koska kyseinen kulu tulee sisällyttää viimeiseen maksatuspyyntöön, on tärkeää toimittaa projektin tilintarkastuksesta aiheutunut lasku pikaisesti työn tilaajalle.

On hyvä muistaa, että jos kustannus on syntynyt ennen projektin alkua, se ei ole hyväksyttävä riippumatta siitä, milloin se on maksettu. Vastaavasti projektin päättymisen jälkeen syntynyt kustannus ei ole hyväksyttävä kustannus. Lasku voi kuitenkin olla päivätty projektiajan jälkeen, kunhan meno on suoriteperusteisesti syntynyt projektin aikana. Esimerkiksi ostopalvelulasku voi tulla ja se voidaan maksaa vasta rahoituspäätöksen voimassaoloajan jälkeen. Jos laskun perusteena oleva työ on tehty päätöksen voimassaoloaikana, on lasku hyväksyttävissä projektin kustannuksiin.

Projektin kirjanpidossa projektista aiheutuneet kustannukset pitää voida yksilöidä ja niiden yhteys kirjanpitoon ja raportointiin pitää olla nähtävissä. Kustannusten yksilöimiseen voi käyttää esimerkiksi projektinumeroa tai kustannuspaikkaa. Pääsääntöisesti rahoitusehdot edellyttävät aina työajanseurantaa projektille tehdyistä tunneista. Jos työajanseurantaa ei ole järjestetty rahoitusehtojen mukaisesti, kyseisen henkilön palkat voidaan jättää hyväksymättä projektin kustannuksiksi. Henkilön esimiehen tai projektin vastuullisen johtajan tulee vahvistaa projektille tehdyt tunnit siten, että siitä jää merkintä seurantajärjestelmään.

Onko sinulla kysyttävää tai haluatko antaa meille palautetta?