Tilintarkastukseen varautuminen
Tilintarkastusvelvoite riippuu rahoitusmuodosta. Voit katsoa verkkoasioinnista rahoituspäätöksen liitteenä olevista rahoitusehdoista, koskeeko tilintarkastusvelvoite kyseisen rahoituspäätöksen mukaista rahoitusta.
Tutkimusinfrastruktuurirahoitus, strategisen tutkimuksen rahoitus, lippulaivarahoitus, huippuyksikkörahoitus ja yliopistojen profiloitumisen rahoitus ovat tilintarkastusvelvoitteen piirissä riippumatta myönnetystä kokonaissummasta (yksittäinen päätös tai konsortio yhteensä). Huippuyksikön kahdeksan vuotta kestävä kausi jakaantuu kahteen osaan (5 + 3 vuotta).
Tilintarkastusvelvoite koskee myös akatemiaohjelmahankkeita, joiden rahoituspäätöksessä ilmoitettu Akatemian myöntämän rahoituksen (yksittäinen päätös tai konsortio yhteensä) kokonaissumma ylittää miljoona euroa.
Suomen Akatemia voi tarvittaessa pyytää tilintarkastuskertomuksen erikseen. Lisäksi Akatemia voi teettää otantaan perustuvan tilintarkastuksen oman vuosittaisen tarkastussuunnitelmansa mukaisesti.
Tilintarkastusvelvoitetta, hankkeen toteuttamista ja ehtojen noudattamista peilataan aina rahoituspäätöksen tekemisen hetkellä voimassa olleisiin rahoitusehtoihin. Rahoituspäätökseen voi myös liittyä erityisehto. Tarkastustyö etenee raporttipohjan mukaisesti tarkastuksen kohteena oleva rahoitusmuoto huomioiden ja tarpeettomat osiot yliviivaten. Ole yhteydessä tilintarkastajaan hyvissä ajoin ennen rahoituskauden päättymistä. Kustannukset hyväksytään lopullisesti vasta sen jälkeen, kun hankkeen tilintarkastusraportti on toimitettu Akatemiaan.
Tilintarkastuksessa varmistutaan siitä, että Akatemialle raportoitu kustannuskertymä vastaa hankkeen kokonaiskustannuksia. Kustannusten tulee olla syntyneitä rahoituspäätöksessä mainittuna rahoituskautena hankkeelle mahdollisesti myönnetty jatkoaika huomioiden. Ainoastaan tilintarkastajan raportista aiheutuneet kustannukset voidaan hyväksyä, vaikka ne olisivat osin syntyneet rahoituskauden jälkeen. Koska tilintarkastuskulut tulee sisällyttää viimeiseen maksatuspyyntöön, on tärkeää, että tilintarkastuksen lasku toimitetaan pikaisesti työn tilaajalle.
Ennen hankkeen alkua syntyneitä kustannuksia ei hyväksytä, riippumatta siitä, milloin ne on maksettu. Myöskään hankkeen päättymisen jälkeen syntyneitä kustannuksia ei hyväksytä. Lasku voi kuitenkin olla päivätty rahoituskauden jälkeen, kunhan meno on suoriteperusteisesti syntynyt hankkeen aikana. Esimerkiksi ostopalvelulasku voi saapua ja voidaan maksaa vasta rahoituspäätöksen voimassaoloajan jälkeen. Jos laskun perusteena oleva työ on tehty päätöksen voimassaoloaikana, voidaan lasku hyväksyä hankkeen kustannuksiin.
Kirjanpidossa hankkeen kustannukset pitää voida yksilöidä, ja niiden yhteys kirjanpitoon ja raportointiin pitää olla nähtävissä. Kustannusten yksilöimiseen voi käyttää esimerkiksi hankkeen päätösnumeroa tai kustannuspaikkaa. Akatemian rahoitusehdot edellyttävät pääsääntöisesti aina työajanseurantaa hankkeessa tehdyistä tunneista. Jos työajanseurantaa ei ole järjestetty rahoitusehtojen mukaisesti, kyseisen henkilön palkat voidaan jättää hyväksymättä hankkeen kustannuksiksi. Henkilön esimiehen tai tutkimushankkeen vastuullisen johtajan tulee vahvistaa tehdyt tunnit siten, että siitä jää merkintä seurantajärjestelmään.
Tilintarkastuskertomus toimitetaan kolmen kuukauden kuluessa rahoituskauden päättymisestä Suomen Akatemian kirjaamoon. Tilintarkastuksen kulut tulee sisällyttää viimeiseen maksatuspyyntöön.
Tarkastusraportin mallipohja löytyy näin rahoitusta käytetään -sivulta oikeasta palstasta kohdasta ”Lomakkeet”, ja se toimii tarkastuksen pohjana riippumatta siitä, milloin rahoituspäätös on tehty.
EU:n elpymisvälinerahoitus RRF:n rahoituksen ohjeita ja raportointilomakkeita.
