Salassapito
Asiakirjojen ja tietojen julkisuudesta on säädetty laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, julkisuuslaki). Edellä mainitun lain 24 §:n 1 momentin 21 kohdan perusteella muun muassa aiesuunnitelmat, tutkimussuunnitelmat, abstraktit, raportit tutkimuksen etenemisestä ja asiantuntijalausunnot ovat lähtökohtaisesti salassa pidettäviä. Hakuasiakirjoja on käsiteltävä ja säilytettävä huolellisesti ja salassapitosäännökset huomioiden.
Vaitiolovelvollisuus merkitsee muun muassa kieltoa ilmaista salassa pidettävä tieto. Vaitiolovelvollisuus koskee sekä Suomen Akatemiaan palvelussuhteessa olevia että luottamushenkilöasemassa olevia. Vaitiolovelvollisuus jatkuu vielä palvelussuhteen tai luottamushenkilöaseman päättymisen jälkeenkin, mikäli asiakirjan tai tiedon salassapito ei ole päättynyt.
Arvioijat sitoutuvat salassapitoon toimiessaan asiantuntijana. He eivät saa antaa mitään tietoa hakuasiakirjoista ja asiantuntijalausunnosta ulkopuolisille eikä myöskään käyttää niistä saamaansa salassa pidettävää tietoa omaksi hyödykseen tai kenenkään toisen henkilön hyödyksi tai haitaksi. Tämän vaitiolovelvollisuuden piiriin kuuluu tieto siitä, että arvioija on mukana arvioimassa tietyn tutkijan tutkimussuunnitelmaa. Arvioinnin jälkeen kaikki hakuasiakirjat ja niistä mahdollisesti otetut kopiot tulee tuhota. Vaitiolovelvollisuus on voimassa arviointitehtävän päätyttyäkin.
Rahoituspäätösten jälkeen haussa hakemusten arviointiin osallistuneiden asiantuntijoiden nimet, tittelit ja instituutiot julkaistaan Akatemian verkkosivuilla asiantuntijoiden suostumuksella. Hakijat saavat arviointilausunnon omasta tutkimussuunnitelmastaan rahoituspäätöksen jälkeen. Lausunnosta hakija näkee arviointipaneelin jäsenten tai yksittäisten arvioijien nimet.
Asianosaisella on oikeus saada tieto myös salassa pidettävästä asiakirjasta, jos se voi tai on voinut vaikuttaa häntä koskevan asian käsittelyyn. Tämän perusteella hakijalla, mutta vain hakijalla, on oikeus saada tieto häntä koskevasta asiantuntijalausunnosta tai arviosta. Asianosainen ei saa ilmaista sivullisille asianosaisaseman perusteella saatuja salassa pidettäviä tietoja, jotka koskevat muita kuin asianosaista itseään.
Kaikki hakuasiakirjoja tai arviointilausuntoja koskevat kysymykset tulee aina osoittaa Akatemian kirjaamoon.
