Rahoituspäätösten hallinnointi - usein kysytyt kysymykset

Linkkejä ohjeisiin:

Rahoitusehdot -asiakirja ei ohjeista kattavasti kaikkia asioita tai tilanteita: suorituspaikkojen oma ohjeistus täydentää. Hankkeiden taloushallinto hoidetaan suorituspaikassa.

Kustannuskertoimet ja niiden muuttaminen

Miten kustannuskertoimet toimitetaan Suomen Akatemiaan?

Tutkimusorganisaation nimeämä henkilö, jolla on Suomen Akatemian verkkoasioinnissa (SARA-järjestelmä) pääkäyttäjän oikeudet, voi ilmoittaa ja päivittävää tiedot suorituspaikan kustannuskertoimista SARA-järjestelmään. Tietoa ei tarvitse toimittaa erikseen muualle. www.aka.fi/verkkoasiointi. Rahoituspäätöksessä käytetään rahoitushaun päättymishetkellä voimassa olleita kertoimia, ei viimeisimpiä kertoimia.

Kertoimia ei voi ”päivittää” uudempiin, jos hakemusta käsitellään uudemman kerran esimerkiksi muutoshakemuksen yhteydessä.

Ohje organisaation toiminnallisuuksista verkkoasioinnissa (pdf)

Vaihtuvatko maksatuksessa käytettävät kertoimet, jos suorituspaikkani kertoimia muutetaan hankkeen aikana?

Eivät vaihdu, kertoimet säilyvät lukittuina koko hankkeen ajan ja rahoituksen käyttöön sovelletaan rahoitushaun päättymishetkellä voimassa olevia kertoimia.

Kertoimia ei myöskään päivitetä uudempiin, jos hakemusta käsitellään uudemman kerran esimerkiksi muutoshakemuksen yhteydessä.

Vaihtuvatko rahoituspäätöksessä käytettävät kertoimet, jos vaihdan suorituspaikkaani?

Suorituspaikan vaihtuessa, rahoituspäätöksen kertoimet voidaan päivittää uuden suorituspaikan mukaiseksi. Rahoituspäätöksen kokonaismyöntö ei kuitenkaan muutu.

Jos uuden suorituspaikan kertoimet ovat alhaisemmat kuin alkuperäisessä rahoituspäätöksessä eikä kertoimia ole muutettu, suorituspaikan on tehtävä maksatuspyynnöt Akatemiaan kirjanpidon mukaisten alempien kertoimien mukaan.

Kertoimia voidaan muuttaa vain suorituspaikan vaihtuessa ja vain tekemällä muutoshakemus.

Rahoituksen käyttö

Mistä tiedän, koskeeko rahoituspäätöstä jokin erityisehto (mm. aikaistettu maksatus)?

Tieto mahdollisista erityisehdoista ilmenee päätösilmoituksen kohdasta rahoituksen erityisehto. Hankekohtainen tieto aikaistetusta maksatuksesta löytyy sivulta Rahoituspäätösaikataulut. Tieto hankekohtaisesta rahoituspäätöksestä löytyy sivulta Rahoituspäätöshaku.

Miten tarkasti rahoituksen saajan täytyy seurata/noudattaa rahoituspäätöksessä ilmoitettuja vuosieriä?

Pääsääntö on, että vuosierät eivät ole sitovia (eli rahoitusta voi käyttää enemmän tai vähemmän kuin alkuperäisessä suunnitelmassa ilmoitettiin), kunhan rahan käyttö palvelee tutkimus- tai toimintasuunnitelman mukaista toimintaa. Rahoituspäätöksessä ilmoitettu euromääräinen loppusumma on käytettävissä rahoituskauden loppuun asti.

Pitääkö vuosierämuutoksista tehdä muutoshakemus?

Suomen Akatemian rahoitusehdot 1.11.2023–31.10.2024 (päätetty 30.10.2023) -asiakirjasta on poistettu kohta ”Uuden rahoituspäätöksen vuosierien muuttaminen” (Liite 1). Rahoitusehtojen kohdassa ”7.1. Myönnetyn määrärahan vuosierien muuttaminen” vuosierämuutos on silti vielä mainittu. Vuosierämuutosta ei kuitenkaan ole enää tarpeen tehdä Akatemian verkkoasioinnissa. Rahoitus on käytettävissä normaalisti koko rahoituskauden ajan ilman tätä muutosta.

Rahoituskauden aikana tapahtuvista merkittävistä muutoksista päätöksen kustannusarviossa riittää ilmoitus Akatemian verkkoasioinnissa kohdassa Omat hakemukset > Päätetyt > Anna lisätietoja.

Tämä ohjeistus koskee takautuvasti myös Akatemian aiemmin tekemiä rahoituspäätöksiä.

Hyväksytäänkö kustannukset, jotka ovat syntyneet rahoituskauden ulkopuolella?

Ei. Ennen hankkeen alkua eikä myöskään hankkeen päättymisen jälkeen syntyneitä kustannuksia ei hyväksytä.

Esimerkiksi: Hankkeen rahoituskausi päättyy elokuussa. Henkilö voi ostaa elokuun aikana matkaliput konferenssiin, joka järjestetään syyskuussa (l. rahoituskauden päätyttyä). Henkilö ei voi ostaa matkalippuja ennen rahoituskauden alkua konferenssiin, joka järjestetään rahoituskauden aikana.

Muutokset rahoituspäätöksiin

Missä tapauksessa rahoituspäätökselle pitää tehdä muutoshakemus?

Luettelo tilanteista, joissa muutoshakemuksen laatiminen on aiheellista, löytyy sivulta Näin rahoitusta käytetään. Tarkemmat ohjeet muutoshakemuksen tekemiseen löytyvät päätösilmoituksen yhteydessä tulleiden rahoitusehtojen liitteestä 1: Ohjeet rahoituspäätösten muutoshakemusten tekemiseen.

Jos tarvitset neuvoja, voit olla meihin yhteydessä. Kohdista kysymyksesi (kohdassa yhteydenoton kohde) mahdollisuuksien mukaan rahoituspäätöstä hallinnoivalle vastuualueelle. Tarvittaessa voit jättää kohdan "Yhteydenoton kohde" tyhjäksi, kun päätösnumero käy ilmi kysymyksestä. Talouden vastuualue ei vastaa muutoshakemusprosessiin liittyviin kysymyksiin.

Voiko kululaji (palkat, laitteet, matkat) euromääriä muokata siitä, miten ne ovat alkuperäisessä rahoitushakemuksessa? Jos esimerkiksi tarvitsen enemmän rahaa matkoihin ja vähemmän laitteisiin.

Kululajit eivät ole sitovia, eli muutokset, jotka tukevat tutkimus- ja vuorovaikutussuunnitelman toteuttamista ovat hyväksyttäviä.

Kululajien muutoksista ei tarvitse ilmoittaa, merkittävästä poikkeamasta rahoituksen käytössä (euromääräinen vuosibudjetti) tulee ilmoittaa verkkoasioinnin kautta (’Lisätietoja hankkeesta’). Merkittäväksi poikkeamaksi katsotaan esimerkiksi tutkijan n. neljän kuukauden palkkaa (sivu- ja yleiskuluineen) vastaava euromääräinen summa. Annettaessa lisätietoja: lyhyesti syy, euromäärä ja prosenttiosuus

Palkka

Saako hankkeen vastuulliselle johtajalle maksaa hankkeesta palkkaa?

Kyllä, tietyin rajoituksin. Katso rahoitusehdoista kohta 9.3 Tutkimushankkeen vastuullisen johtajan palkka. Rahoitusehdot löytyvät verkkoasioinnissa ao. päätöksen yhteydestä.

Mitä tehollinen työaika tarkoittaa? Miten se lasketaan?

Kysymys koskee ensisijaisesti rahoituksen saajan taloushallintoa ja asiantuntemus löytyy sieltä.

Tehollisella työajalla tarkoitetaan laskentakohteelle kohdistettua tehollista (eli tehtyä) työaikaa, joka ei sisällä palkallisia tai muita poissaoloja.

Tehollisen työajan kerroin on suorituspaikkakohtainen keskimääräinen prosentti eli arvio siitä, kuinka paljon tehollista työaikaa on käytettävissä vuositasolla, kun huomioidaan lomat ja muut poissaolot.

Useimmiten luku on vähän yli 80 %. Tätä hyödynnetään budjetoinnissa. Raportoinnissa ilmoitetaan toteutuma eli oikeat kohdistetut työtunnit.

Mistä tiedän, onko maksatuksessa käyttämäni henkilötyöerittelyn tehtävien luokittelutieto oikea?

Lisätietoa tehtävien luokittelutavasta löytyy sivulta Tutkijanuraportaat.

Maksatus ja tilintarkastus

Hoidan laskutusta organisaation puolesta, joka on Akatemian asiakkaana uusi. Mistä saan ohjeet ensimmäisen maksatuspyynnön tekemiseen?

Uuden asiakkaan neuvonnan hoitaa talouden vastuualue sisältäen mm. organisaation sähköisen asiointipalvelun lomakkeen/maksatuspyynnön laatimisen. Ota yhteyttä: Kysymykset ja palaute (valitse yhteydenoton kohteeksi ’Talous’).

Olen saanut yli 1 000 000 euron myönnön Akatemialta. Täytyykö se tilintarkastaa? Entä jos olen osallisena konsortiossa, jonka kokonaismyöntö ylittää 1 000 000 euroa, mutta oma osuuteni kokonaisuudesta on alle 1 000 000?

Tilintarkastus täytyy suorittaa molemmissa yllä kuvatuissa tapauksissa. Rahoitusmuotokohtainen ohjeistus löytyy rahoituspäätöksen yhteydessä lähetetyistä rahoitusehdoista. Suorituspaikka ja vastuullinen johtaja toimittavat yhteistyössä Akatemialle tilintarkastuskertomuksen tutkimusrahoituksen käytöstä hankkeessa.

Mitä STN:n EU-vastinrahoituksen erittelyssä saa olla? Saako olla muita kuluja?

STN:n vastinrahoituksen käyttöön liittyviin kysymyksiin löytyy vastauksia sivulta STN-vastinrahoituksen talousraportointiohjeet.

Onko sinulla kysyttävää tai haluatko antaa meille palautetta?

Ota yhteyttä