Rahoituspäätösten hallinnointi - usein kysytyt kysymykset

Linkkejä ohjeisiin:

Rahoitusehdot-asiakirja ei ohjeista kattavasti kaikkia asioita tai tilanteita: suorituspaikkojen oma ohjeistus täydentää. Hankkeiden taloushallinto hoidetaan suorituspaikassa.

Miten kustannuskertoimet toimitetaan Suomen Akatemiaan?

Tutkimusorganisaation nimeämä henkilö, jolla on Suomen Akatemian verkkoasioinnissa (SARA-järjestelmä) pääkäyttäjän oikeudet, voi ilmoittaa ja päivittävää tiedot suorituspaikan kustannuskertoimista SARA-järjestelmään. Tietoa ei tarvitse toimittaa erikseen muualle. www.aka.fi/verkkoasiointi. Rahoituspäätöksessä käytetään rahoitushaun päättymishetkellä voimassa olleita kertoimia, ei viimeisimpiä kertoimia.

Kertoimia ei voi ”päivittää” uudempiin, jos hakemusta käsitellään uudemman kerran esimerkiksi muutoshakemuksen yhteydessä. Poikkeuksena suorituspaikan vaihtaminen, jolloin kertoimet voidaan päivittää.

Ohje organisaation toiminnallisuuksista verkkoasioinnissa (pdf)

Rahoituksen käyttö

Mistä tiedän, koskeeko rahoituspäätöstä jokin erityisehto (mm. aikaistettu maksatus)?

Tieto mahdollisista erityisehdoista ilmenee päätösilmoituksen kohdasta Rahoituksen erityisehto. Päätösilmoituksen löydät verkkoasioinnista.

Miten tarkasti rahoituksen saajan täytyy seurata/noudattaa rahoituspäätöksessä ilmoitettuja vuosieriä?

Rahoitusta tulee vuositasolla pyrkiä käyttämään päätöksen kustannusarvion mukaisesti. Vuosierät eivät kuitenkaan ole sitovia (eli rahoitusta voi käyttää enemmän tai vähemmän kuin alkuperäisessä suunnitelmassa ilmoitettiin), kunhan rahan käyttö palvelee tutkimus- tai toimintasuunnitelman mukaista toimintaa. Rahoituspäätöksessä ilmoitettu euromääräinen loppusumma on käytettävissä rahoituskauden loppuun asti.

Pitääkö vuosierämuutoksista tehdä muutoshakemus?

Vuosierämuutoksista ei tarvitse tehdä muutoshakemusta. Jos vuosierät poikkeavat rahoituskauden aikana merkittävästi päätöksen kustannusarviosta, vastuullisen johtajan tulee ilmoittaa ilman aiheetonta viivästystä poikkeamasta Akatemian verkkoasioinnissa kohdassa Omat hakemukset > Päätetyt > Anna lisätietoja. Tämä koskee takautuvasti myös Akatemian aiemmin tekemiä rahoituspäätöksiä.

Hyväksytäänkö kustannukset, jotka ovat syntyneet rahoituskauden ulkopuolella?

Ei. Ennen hankkeen alkua eikä myöskään hankkeen päättymisen jälkeen syntyneitä kustannuksia ei hyväksytä. Lasku voi kuitenkin olla päivätty rahoituskauden jälkeen, kunhan meno on suoriteperusteisesti syntynyt hankkeen aikana.

Esimerkiksi: Näytteiden analyysi on toteutunut rahoituskauden aikana, mutta palvelun toimittaja laskuttaa suorituspaikkaa analyysistä rahoituskauden päätyttyä. Tässä tapauksessa lasku voidaan hyväksyä hankkeen kustannuksiin ja se voidaan sisällyttää Akatemialle toimitettavaan maksatushakemukseen.

Missä tapauksessa rahoituspäätökselle pitää tehdä muutoshakemus?

Luettelo tilanteista, joissa muutoshakemuksen laatiminen on aiheellista, löytyy sivulta Näin rahoitusta käytetään. Tarkemmat ohjeet muutoshakemuksen tekemiseen löytyvät päätösilmoituksen yhteydessä tulleiden rahoitusehtojen liitteestä 1: Ohjeet rahoituspäätösten muutoshakemusten tekemiseen.

. Yhteydenotot ensisijaisesti Akatemian Helpdeskin kautta

Voiko kululaji (palkat, laitteet, matkat) euromääriä muokata siitä, miten ne ovat alkuperäisessä rahoitushakemuksessa? Jos esimerkiksi tarvitsen enemmän rahaa matkoihin ja vähemmän laitteisiin.

Kululajit eivät ole sitovia, eli muutokset, jotka tukevat tutkimus- ja vuorovaikutussuunnitelman toteuttamista ovat hyväksyttäviä.

Kululajien muutoksista ei tarvitse ilmoittaa, merkittävästä poikkeamasta rahoituksen käytössä (euromääräinen vuosibudjetti) tulee ilmoittaa verkkoasioinnin kautta (’Lisätietoja hankkeesta’). Annettaessa lisätietoja: lyhyesti syy, euromäärä ja prosenttiosuus

Saako hankkeen vastuulliselle johtajalle maksaa hankkeesta palkkaa?

Kyllä, tietyin rajoituksin. Katso rahoitusehdoista kohdasta. Tutkimushankkeen vastuullisen johtajan palkka. Rahoituspäätöstäsi koskevat rahoitusehdot löytyvät verkkoasioinnissa ao. päätöksen yhteydestä.

Hoidan laskutusta organisaation puolesta, joka on Akatemian asiakkaana uusi. Mistä saan ohjeet ensimmäisen maksatuspyynnön tekemiseen?

Uuden asiakkaan neuvonnan hoitaa talouden ryhmä sisältäen mm. organisaation sähköisen asiointipalvelun lomakkeen maksatushakemuksen laatimisen. Ota yhteyttä Akatemian Helpdeskin kautta(Maksatushakemukset tai laskutus)

Olen saanut yli 1 000 000 euron myönnön Akatemialta. Täytyykö se tilintarkastaa? Entä jos olen osallisena konsortiossa, jonka kokonaismyöntö ylittää 1 000 000 euroa, mutta oma osuuteni kokonaisuudesta on alle 1 000 000?

Tilintarkastus täytyy suorittaa molemmissa yllä kuvatuissa tapauksissa. Rahoitusmuotokohtainen ohjeistus löytyy rahoituspäätöksen yhteydessä lähetetyistä rahoitusehdoista. Suorituspaikka toimittaa Akatemialle tilintarkastajan tarkastusraportin tutkimusrahoituksen käytöstä hankkeessa. Jos rahoitus on myönnetty konsortiolle, toimittaa jokainen rahoituspäätöksen saanut konsortion osapuoli tilintarkastajan tarkastusraportin saamastaan rahoituksesta Akatemialle.

 

Onko sinulla kysyttävää tai haluatko antaa meille palautetta?

Ota yhteyttä