Aineistonhallintasuunnitelma

Aineiston hallinnan suunnittelu

Julkisin varoin rahoitetun tutkimuksen tärkeimpiä tuotoksia ovat tutkimusaineistot ja tutkimusjulkaisut. Siksi kaikki Suomen Akatemian rahoituksella tuotetut tutkimusaineistot ovat oletusarvoisesti avoimesti saatavilla. Tutkimusaineistoilla voi kuitenkin perustelluista syistä olla erilaisia avoimuuden asteita vaihdellen kaikille täysin avoimesta salassa pidettävään. Jos koko tutkimusaineistoa ei voida avata, sen metadata (kuvailutiedot) on kuitenkin tallennettava kansalliseen tai kansainväliseen hakupalveluun. Tutkimuseettiseltä ja lainsäädännölliseltä kannalta tutkimusaineisto tulisi yleensä säilyttää tutkimuksen verifiointia varten. Aineiston hallinnan suunnittelu mahdollistaa tutkimusaineistojen avaamisen, vähentää tutkimusaineistojen häviämisen riksiä ja on oleellinen osa hyvää tieteellistä käytäntöä. Aineiston hallinnan suunnitelmat tulee olla toteutettavissa suorituspaikassa ja niiden mukaisten toimenpiteiden tulee noudattaa hyvää aineistonhallintatapaa.

Aineiston hallinnan suunnitelmat toimitetaan Akatemiaan kahdessa eri vaiheessa:

1. Hakuvaiheessa

Hakuvaiheessa kaikkien hakijoiden tulee kertoa lyhyesti aineiston hallinnasta tutkimussuunnitelman kohdassa ”4.3. Avoin tiede”.

Hakijan tulee kertoa:

  • minne aineisto tallennetaan ja miten se varmuuskopioidaan hankkeen aikana.
  • miten ratkaistaan aineistojen jakamiseen liittyvät mahdolliset lailliset ja eettiset kysymykset (esim. omistajuus, tekijänoikeudet, arkaluonteisuus).
  • minne aineisto tai sen julkaistavissa oleva osa laitetaan saataville hankkeen päätyttyä.
  • mikäli hankkeessa ei kerätä tai tuoteta lainkaan tai osittain jatkokäyttöön soveltuvaa aineistoa, on perusteltava miksi aineistoa ei voi millään tavoin tai edes osittain avata jatkokäyttöä varten.

Hakemuksen rahoitussuunnitelmassa hakijan tulee huomioida, että tutkimusaineistojen säilyttämisen ja avaamisen kulut katsotaan kuuluvan tutkimushankkeen isäntäorganisaation yleiskustannuksiin, mutta niitä voidaan myös perustellusti hyväksyä Akatemian tutkimusrahoituksesta katettaviksi tutkimuskuluiksi.

2. Myönteisen rahoituspäätöksen jälkeen

Myönteisen rahoituspäätöksen saaneen tutkijan tulee jättää varsinainen aineistonhallintasuunnitelma kahdeksan viikon kuluessa rahoituspäätöksestä. Rahoitusta saanutta tutkijaa kehotetaan pyytämään aineistonhallintasuunnitelmien kirjoittamiseen ajoissa apua oman organisaation data-asiantuntijalta. Aineistonhallintasuunnitelman laatimisessa suositellaan käytettävän DMPTuuli-verkkotyökalua. Suunnitelman tulee olla enintään noin kahden sivun pituinen. Varsinainen aineistonhallintasuunnitelma jätetään verkkoasioinnissa hakijan hyväksymisen yhteydessä ennen suorituspaikan edustajan hyväksyntää. Suorituspaikka sitoutuu siihen, että aineistonhallintasuunnitelma on toteutettavissa suorituspaikassa ja toimenpiteet noudattavat hyvää aineistonhallintatapaa. Rahoitus on maksatuskelpoinen vasta, kun sekä hakija että suorituspaikan edustaja ovat hyväksyneet sen vastaanotetuksi. Tämän jälkeen järjestelmä ilmoittaa rahoituksesta suorituspaikan taloushallinnolle ja rahoitus voidaan ottaa käyttöön. Tässä annettava malli ja ohjeistus ovat sisällöltään samat kuin DMPTuulissa julkaistut Suomen Akatemian hakuja koskeva malli ja ohjeistus (Huom! Suomen Akatemian FIRI-hauissa on DMPTuulissa eri malli ja ohjeistus).

Aineistonhallintasuunnitelman kysymykset, Akatemian ohjeet ja hyviä käytäntöjä

Jäsennys:

  1. Aineiston yleiskuvaus
  2. Eettisten periaatteiden ja lainsäädännön noudattaminen
  3. Dokumentointi ja metatiedot
  4. Tallentaminen ja varmuuskopiointi tutkimushankkeen aikana
  5. Aineiston avaaminen, julkaiseminen ja arkistointi tutkimushankkeen päätyttyä
  6. Aineistonhallintaa koskevat vastuut ja resurssit

Miten laadin aineistonhallintasuunnitelma?

Tutustu ensin kaikkiin kysymyksiin!

Vältä päällekkäisyyttä tutkimussuunnitelman kanssa.

  • Tutkimussuunnitelma kuvaa aineiston tieteellistä, analyyttistä ja metodologista käsittelyä.
  • Aineistonhallintasuunnitelma kuvaa aineiston teknistä ja hallinnollista käsittelyä.
  • Päällekkäisyyksien välttämiseksi viittaa aineistonhallintasuunnitelmassa tutkimussuunnitelmaan.
  • Käytä aineistonhallintasuunnitelmaa riskinarvioinnin kuvauksena. Osoita, että pystyt tunnistamaan, ennakoimaan ja hallitsemaan aineistonhallintaprosessiin liittyviä riskejä.
  • Laadi aineistonhallintasuunnitelma oman tutkimushankkeesi näkökulmasta. Älä kopioi esimerkkejä muualta.
  • Kirjoita vain virkkeitä, jotka itse ymmärrät.
  • Vastaa kysymyksiin, jotka koskevat tutkimustasi. Jos jokin kysymys ei liity tutkimukseesi, perustele, miksi näin on.
  • Vastaa ainakin pääkysymyksiin. Kaikkiin alakysymyksiin ei tarvitse vastata erikseen.
  • Sisällytä suunnitelmaan taustatietoja, esimerkiksi hakijan ja hankkeen nimet, hankkeen numero, rahoituspäätöksen tunniste ja aineistonhallintasuunnitelman versiotieto.
  • Osoita aineiston- ja versionhallintataitosi esimerkiksi nimeämällä myös aineistonhallintasuunnitelma asianmukaisesti.
  • Noudata organisaation tai rahoittajan vaatimuksia.

Mihin tutkimusaineistojen hallinnointia ja aineistonhallintasuunnitelmaa tarvitaan?

  • Tutkimusaineistojen hallinnointi ja aineistonhallintasuunnitelman laatiminen kuuluvat hyviin tieteellisiin      käytäntöihin.
  • Etukäteen laadittu aineistonhallintasuunnitelma vähentää aineistojen häviämisen tai tuhoutumisen riskiä.
  • Suunnitelman avulla pystyt ennakoimaan ja hallitsemaan omistajuuteen ja käyttöoikeuksiin liittyviä yksityiskohtia.
  • Etukäteen laadittu suunnitelma mahdollistaa aineistojen avaamisen ja luo edellytyksiä uusien yhteistyöhankkeiden muodostumiselle.
  • Suunnittelu auttaa seuraamaan rahoittajien linjauksia.
  • Suunnittelemalla säästät aikaa ja rahaa.
  • Aineistonhallintasuunnitelma kertoo osaamisestasi hankkeen johtajana.

Aineistonhallintasuunnitelman yhteydessä aineisto (data) ymmärretään laajasti. Tutkimusaineisto ja -data kattavat kaikki tiedot ja resurssit, joihin tutkimustuloksesi perustuvat. Suunnitelmassa voit keskittyä kuvamaan vastuullasi olevaan aineistoon.

Aineistonhallintasuunnitelma kuvaa, miten tutkimusaineistoa hallinnoidaan koko tutkimuksen elinkaaren ajan. Aineistonhallintasuunnitelmaa päivitetään säännöllisesti tutkimushankkeen edistyessä.

Tutkimusaineiston hallintaan liittyvien käytäntöjen tulee pyrkiä ns. FAIR-periaatteiden noudattamiseen eli siihen, että aineisto on löydettävissä (Findable), saavutettavissa (Accessible), yhteentoimiva (Interoperable) ja uudelleen käytettävissä (Re-usable).

1        Aineiston yleiskuvaus

1.1 Millaiseen aineistoon tutkimuksesi perustuu? Millaista aineistoa kerätään, tuotetaan tai käytetään uudelleen? Missä tiedostomuodossa aineisto on? Esitä myös karkea arvio tuotettavan/kerättävän aineiston koosta.

Kuvaa lyhyesti, millaista aineistoa olet keräämässä tai tuottamassa. Selitä, millaista jo olemassa olevaa aineistoa aiot (uudelleen)käyttää. Luetteloi esimerkiksi tekstityypit, kuvat, valokuvat, mittaukset, tilastot, fyysiset näytteet tai koodit.

Luokittele aineistosi taulukossa tai selkeällä luettelolla esimerkiksi seuraavasti:
A) tätä hanketta varten kerätty aineisto
B) tutkimusprojektissa tuotettu aineisto
C) aiemmin kerätty aineisto, jota käytetään tässä hankkeessa uudelleen
D) tutkimuksen hallintaan liittyvät asiakirjat.

Luokittelu kannattaa muotoilla tutkimuksessa hyödyntämäsi ja tuottamasi aineiston käyttöoikeuksien ja lisenssien perusteella. Kerro lyhyesti, minkä lisenssin perusteella sinulla on oikeus aineiston (uudelleen)käyttämiseen. Kohdassa 1.1 muotoilemasi luokittelu muodostaa luontevan jäsentelyn, johon voit viitata aineistonhallintasuunnitelman muissa kysymyksissä.

Kuvaa käyttämäsi tiedostomuodot. Joissain tapauksissa tutkimushankkeen aikana käytettävät tiedostomuodot voivat erota tiedostomuodoista, joita käytetään hankkeen jälkeen aineiston arkistoinnissa. Mainitse tällöin molemmat tiedostomuodot. Tiedostomuoto vaikuttaa oleellisesti aineiston saavutettavuuteen ja uudelleenkäytettävyyteen.

Sisällytä aineistonhallintasuunnitelmaan kuvaus tarvittavasta levytilasta, ei siitä, kuinka monta tiedonantajaa hankkeeseen osallistui. Aineiston koon arviointi summittaisesti riittää (esim. alle 100 Gt, noin 1 Tt tai useita petatavuja).

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

  • Käytä taulukkoa tai luetteloa esittämään tietotyypit, tiedostomuodot, käytettävät ohjelmat ja aineiston koko      tiiviissä muodossa.
  • Mahdollisia tiedostomuotoja ovat .csv, .txt, .docx, .xslx ja .tif.
  • Muista mainita tietojen tarkasteluun tai      käyttämiseen tarvittavat erityiset tai epätavalliset ohjelmat varsinkin, jos ne koodataan tai tuotetaan hankkeessasi.
  • Voit myös arvioida, kuinka paljon hankkeessa tuotetaan tai kerätään aineistoa esimerkiksi viikossa: ”Hankkeessa tuotetaan/kerätään viikoittain noin 100 Gt aineistoa.”
  • VÄLTÄ PÄÄLLEKKÄISYYTTÄ TUTKIMUSSUUNNITELMAN KANSSA! Aineiston analysointiin ja tutkimusmenetelmiin liittyvät yksityiskohdat ja prosessit kuvataan tutkimussuunnitelmassa.

1.2 Miten aineiston yhtenäisyys ja laatu varmistetaan?

Selitä, miten aineiston keruun, analysoinnin ja käsittelyn menetelmät voivat vaikuttaa aineiston laatuun, ja miten turvaat aineiston virheettömyyden.

Aineiston laadunhallinnalla varmistetaan, että aineisto ei epähuomiossa muutu ja että aineisto pysyy virheettömänä koko sen elinkaaren ajan. Laatuongelmia voi syntyä tietojen teknisen käsittelyn, muuntamisen tai siirron vuoksi tai sisällön käsittelyn ja analyysin aikana.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

  • On suositeltavaa, että haastattelujen ääni- tai videotaltiointien litteroinnit tarkistaa joku muu kuin litteroija.
  • Virheiden ja epätarkkuuksien välttämiseksi analoginen aineisto on syytä digitoida mahdollisimman korkealla      resoluutiolla.
  • Alkuperäisen tietosisällön säilyminen on aina varmistettava tietoja ja tiedostoja muunnettaessa.
  • Käytä ohjelmistoja, jotka laskevat tarkistussummia.
  • Tarjoa koulutusta ja ohjeita varmistaaksesi, että kaikki tutkimusryhmäsi jäsenet pystyvät huolehtimaan laadunvalvonnasta ja ennakoimaan laatuun liittyvät riskit.
  • VÄLTÄ PÄÄLLEKKÄISYYTTÄ TUTKIMUSSUUNNITELMAN KANSSA! Aineiston analysointiin, menetelmiin ja työvälineisiin liittyvät seikat kuvataan tutkimussuunnitelmassa. Aineistonhallintasuunnitelmassa ei siis kuvata esimerkiksi tutkimuslaitteiden kalibrointia.

2        Eettisten periaatteiden ja lainsäädännön noudattaminen

2.1 Mitä juridisia seikkoja liittyy aineiston hallintaan (esim. EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja muu aineiston käsittelyyn liittyvä lainsäädäntö)?

Jokaiseen tutkimusaineistoon liittyy oikeuksia, lainsäädäntöä ja tutkimusetiikkaa koskevia kysymyksiä. Osoita, että tunnet aineiston käsittelyyn liittyvän lainsäädännön. Jos käsittelet henkilötietoja tai arkaluonteisia tietoja, kerro, miten suojaat tutkittavien yksityisyyden ja anonymisoit tai pseudonymisoit aineiston.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

  • Tutustu organisaatiosi eettisiin ohjeisiin, yksityisyyttä koskeviin ohjeisiin ja tietoturvaperiaatteisiin ja valmistaudu noudattamaan kyseisten asiakirjojen ohjeistusta.
  • Jos eettinen toimikunta antaa lausunnon tutkimuksestasi, kerro aineistonhallintasuunnitelmassa, miten noudatat toimintaohjeita (ts. miten henkilökohtaiset tai arkaluonteiset tiedot poistetaan aineistosta ennen sen jakamista, jotta yksityisyydensuoja      voidaan varmistaa).
  • Jos käsittelet henkilötietoja, yksilöi, millaisia henkilötietoja keräät.
  • Kaikki tunnistettua tai tunnistettavaa henkilöä koskevat tiedot ovat henkilötietoja. Myös nimet, puhelinnumerot, sijaintitiedot ja henkilön isovanhempien synnynnäisten sairauksien kaltaiset      tiedot ovat henkilötietoja.
  • Lisätietoja ks. mm. Tietosuojavaltuutetun toimisto (https://tietosuoja.fi/henkilotietojen-kasittely)
  • VÄLTÄ PÄÄLLEKKÄISYYTTÄ TUTKIMUSSUUNNITELMAN KANSSA! Yksityiskohtaiset tutkimuseettiset seikat, eettisten toimikuntien lausunnot ja koe-eläinten käyttö ym. kuvataan tutkimussuunnitelmassa.

2.2 Miten hallinnoit käyttämäsi, tuottamasi ja jakamasi aineiston oikeuksia?

Kuvaa, miten sovit hankkeessa kerätyn, tuotetun ja (uudelleen)käytetyn tutkimusaineiston käyttöoikeuksista. Voit käyttää luokittelua, joka esitetään edellä kohdassa 1. Kuhunkin kysymyksessä 1.1 luokiteltuun ryhmään liittyy erilaisia oikeuksia ja lisenssejä. Kuvaa oikeuksien siirtämiseen liittyvät menettelyt, jotka koskevat hankettasi. Kuvaa hankettasi koskevat salassapitokäytännöt.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

  • Tarkista tietojen omistajuutta ja käyttö- ja jakeluoikeuksia koskevat organisaatiosi periaatteet.
  • Tarkista, että olet saanut luvat aineiston säilyttämiseen ja jakamiseen.
  • Omistajuutta ja käyttöoikeuksia koskevat sopimukset tehdään mahdollisimman varhaisessa vaiheessa hankkeen elinkaarta.
  • Huomioi rahoittajan linjaukset.
  • Tutkimusaineiston sekä kaikkien tutkimushankkeessa luotujen koodien ja ohjelmistojen tarjoaminen uudelleen käytettäviksi on suositeltavaa. Käytä tähän tarkoitukseen esimerkiksi      Creative Commons - (https://creativecommons.org/choose/), GNU- (https://www.gnu.org/licenses/gpl-3.0.en.html) tai MIT-lisenssiä (https://opensource.org/licenses/MIT tai muuta asianmukaista lisenssiä.

3        Dokumentointi ja metatiedot

3.1 Miten dokumentoit aineistosi, jotta se on löydettävissä, saavutettavissa, yhteentoimiva ja uudelleen käytettävissä sekä itseäsi että muita varten?  Mitä metatietostandardeja, README-tiedostoja ja muuta dokumentaatiota käytät, jotta muut voivat ymmärtää ja käyttää aineistoasi?

Aineistoa koskeva dokumentaatio mahdollistaa sen, että muut käyttäjät (sekä ihmiset että tietokoneet) voivat löytää ja käyttää tietoaineistoja ja tiedostoja sekä viitata niihin asianmukaisesti. Dokumentaatio sisältää oleellisia tietoja esimerkiksi siitä, missä, milloin, miksi ja miten aineisto kerättiin, käsiteltiin ja tulkittiin. Ilman asianmukaista dokumentaatiota aineisto on hyödytön. Kerro, mitä työkalua (esim. Qvain) aiot käyttää aineistosi kuvailuun. Älä mainitse metatietostandardeja, jos et aio käyttää niitä. Voit ennakoida hankkeesi kuvailutietojen avaamista jo tässä kohdassa. Kerro avaamisesta yksityiskohtaisesti alla kohdassa 5.

Vältä päällekkäisyyksiä tutkimussuunnitelman kanssa.

Aineistotason dokumentaatiota (https://www.ukdataservice.ac.uk/manage-data/document/data-level.aspx) ja kokeita, analyysimenetelmiä ja tutkimuskontekstia koskevat tiedot kuuluvat tutkimussuunnitelmaan.

Aineistonhallintasuunnitelmassa voit keskittyä tutkimustason dokumentaatioon (https://www.ukdataservice.ac.uk/manage-data/document/study-level.aspx).

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

  • Kuvaa kaikki tarjoamasi dokumentaatiotyypit (esim. README-tiedostot ja metatiedot), jotka auttavat jatkokäyttäjiä löytämään, ymmärtämään ja uudelleen käyttämään aineistoa.
  • Ns. FAIR-periaatteiden (https://www.fairdata.fi/miksi-fairdata/fair-periaatteet/) noudattaminen      auttaa varmistamaan, että aineisto on löydettävissä, saavutettavissa, yhteentoimiva ja uudelleen käytettävissä.
  • Lisätietoja aineiston dokumentaation vähimmäisvaatimuksista on esimerkiksi täällä: (https://www.fairdata.fi/qvain/qvain-light-kayttoopas/).
  • Käytä välineitä ja laitteita, jotka tuottavat standardoitua metadataa.
  • Tunnista ne vähimmäistason tiedot, jotka tulee tallentaa, jotta muut tutkijat voivat löytää, tarkastella, tulkita ja käyttää aineistoasi sekä viitata siihen.

4        Tallentaminen ja varmuuskopiointi tutkimushankkeen aikana

4.1 Minne aineistosi tallennetaan, ja miten se varmuuskopioidaan?

Kuvaa, minne aineisto tallennetaan ja varmuuskopioidaan tutkimushankkeen aikana. Kuvaa kohdassa 5 yksityiskohtaisesti menetelmät, joita käytetään aineiston säilyttämiseen ja jakamiseen tutkimushankkeen päätyttyä.

Pohdi, kuka vastaa tietojen varmuuskopioinnista ja palauttamisesta. Jos mukana on useita tutkijoita, tee suunnitelma yhteistyökumppaniesi kanssa ja varmista tietojen turvallinen siirto osallistujien välillä.

Osoita, että tunnet organisaatiosi säilytysratkaisut. Älä viittaa ainoastaan tietotekniikkapalveluihin. Perimmäinen vastuu aineistosi käsittelemisestä on sinulla, ei tietotekniikkaosastolla tai organisaatiolla.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

  • On suositeltavaa, että aineisto tallennetaan oman organisaatiosi tarjoamaan ja ylläpitämään turvalliseen paikkaan.
  • ÄLÄ KÄYTÄ ulkoisia kovalevyjä pääasiallisena säilytysratkaisuna.

4.2 Kuka valvoo pääsyä aineistoon, ja miten suojattua pääsyä aineistoon valvotaan?

Tietoturvasta huolehtiminen on oleellista varsinkin, jos aineisto on arkaluonteista (esim. sisältää henkilötietoja tai poliittisesti arkaluonteisia tietoja tai liikesalaisuuksia). Kerro, kenellä on pääsy aineistoosi, mitä kyseiset henkilöt voivat tehdä aineistolle ja miten varmistat aineiston turvallisen siirron yhteistyökumppaneillesi.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

  • Aineistoon pääsyä tulee aina valvoa luottamuksellisuustaso mukaan.

5        Aineiston avaaminen, julkaiseminen ja arkistointi tutkimushankkeen päätyttyä

5.1 Mikä osa aineistosta voidaan asettaa avoimesti saataville tai julkaista? Missä ja milloin aineisto tai siihen liittyvät metatiedot asetetaan saataville?

Kerro, julkaisetko tai asetatko aineistosi saataville kokonaisuudessaan vai vain osittain. Jos aineistoasi ei voida avata kokonaan tai osittain, perustele se.

Jos kyse on arkaluonteisista tiedoista, joita ei voi avata, kuvaa niihin liittyvien metatietojen avaaminen. Kuvaa arkaluonteisen aineiston turvallinen säilytysmenettely seuraavassa kohdassa 5.2.

Tutkimusaineiston avoimuus edistää aineiston uudelleenkäyttöä.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

  • Voit julkaista aineistosi kuvauksen (ts. metatiedot) asettamatta aineistoa avoimesti saataville ja näin rajoittaa pääsyä aineistoon.
  • Julkaise aineistosi data-arkistossa (data repository) tai datajulkaisuissa (data journal).
  • Voit etsiä sopivaa data-arkistoja osoitteesta      re3data.org (https://www.re3data.org/).
  • Muista tarkistaa rahoittajan omat, alakohtaiset tai kansalliset suositukset data-arkiston valintaan liittyen.
  • Tutkimusaineiston sekä kaikkien tutkimushankkeessa luotujen koodien ja ohjelmistojen tarjoaminen uudelleen käytettäviksi on suositeltavaa. Käytä tähän tarkoitukseen esimerkiksi Creative Commons - (https://creativecommons.org/choose/), GNU- (https://www.gnu.org/licenses/gpl-3.0.en.html)      tai MIT-lisenssiä (https://opensource.org/licenses/MIT) tai muuta asianmukaista lisenssiä.
  • Harkitse sellaisten arkistojen tai julkaisijoiden    käyttämistä, jotka tarjoavat pysyvän tunnisteen (PID) ja varmistavat näin,      että aineisto on käytettävissä pysyvän linkin (esim. DOI, URN) kautta.
  • VÄLTÄ PÄÄLLEKKÄISYYTTÄ JULKAISUSUUNNITELMAN KANSSA! Tutkimusartikkelin julkaiseminen ei ole sama asia kuin aineiston julkaiseminen. Datajulkaisut (data journal) ovat      tutkimusaineistojen julkaisuun erikoistuneita foorumeita.

5.2 Mihin pitkällä aikavälillä arvokkaat tiedot arkistoidaan ja kuinka pitkäksi ajaksi?

Kuvaa lyhyesti, mitkä osat aineistostasi aiot säilyttää ja kuinka pitkään. Luokittele aineistosi ennakoidun säilytysajan mukaan:

A) Hankkeen päättyessä tuhottava aineisto
B) Aineisto, joka arkistoidaan verifioinnin ajaksi (tieteenalan mukaan esim. 5–15 vuotta)
C) Mahdollista uudelleenkäyttöä varten arkistoitava aineisto (esim. 25 vuotta)
D) Pitkällä aikavälillä arvokas aineisto, joka arkistoidaan kuratoidussa ympäristössä kymmeniksi tai sadoiksi vuosiksi tulevia sukupolvia varten

Kuvaa, mitkä osat aineistostasi hävitetään hankkeen jälkeen ja miten. Kuvaa arkistoitujen tietojen saatavuutta koskevat periaatteet. Harkitse kuratointiperiaatteita noudattavien arkistojen käyttöä.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

  • Muista tarkistaa rahoittajan omat, alakohtaiset tai kansalliset tietoarkistosuositukset.

6 Aineistonhallintaa koskevat vastuut ja resurssit

6.1 Kuka (esim. tehtävä ja laitos) vastaa aineistonhallinnasta (ns. tietovastaava)?

Kerro tässä lyhyesti, miten edellisissä vastauksissa kuvatut tehtävät ja vastuut on jaettu

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

  • Hahmottele aineistonhallintaan/tietovastaavan toimintaan liittyvät tehtävät ja vastuut, jotka liittyvät esimerkiksi tiedonkeruuseen, metatietojen tuottamiseen, aineiston laatuun,      säilytykseen ja varmuuskopiointiin sekä aineiston arkistointiin ja jakamiseen. Jos mahdollista, nimeä vastuuhenkilö(t).
  • Yhteistyöhankkeissa kuvaa kumppaneiden aineistonhallintavastuut.
  • Määrittele, kuka vastaa aineistonhallintasuunnitelman toteuttamisesta ja varmistaa, että      suunnitelma tarkastetaan ja tarvittaessa korjataan.
  • Harkitse aineistonhallintasuunnitelman säännöllistä päivittämistä.
  • Pohdi myös, kuka vastaa aineistosta, jota hankkeesi tuottaa vielä päätyttyään.

6.2 Mitä resursseja aineistonhallinta edellyttää, jotta voit varmistaa, että aineisto voidaan avata ja säilyttää FAIR-periaatteiden (ks. edellä) mukaan?

Arvioi resurssit (esim. raha ja aika), joita tarvitaan aineiston hallintaan, säilyttämiseen ja jakamiseen. Pohdi, mitä täydentäviä tietoteknisiä tiloja ja resursseja tarvitaan ja mitkä niiden kustannukset ovat.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

  • Erittele aineistonhallintakustannukset budjetissa rahoittajan vaatimusten mukaisesti.
  • Harkitse tarkkaan, mitä resursseja tarvitaan aineiston jakamiseen, säilyttämiseen ja kuratointiin. Perustele niiden tarpeellisuus. Tarvittavia resursseja ovat esimerkiksi      säilytyskustannukset, laitteet, työaika sekä mahdolliset data-arkiston      tallennuskustannukset. Huomio, että myös aineiston saataville asettamisen valmistelusta aiheutuu kustannuksia ja se vie aikaa. Kerro, miten kaikki yllä mainitut on otettu huomioon kustannuslaskelmassa.

Onko sinulla kysyttävää tai haluatko antaa meille palautetta?