Akatemia järjestää vuosittain kaksi suurta hakua – toisen keväisin ja toisen syksyisin. Puhummekin kevät- ja syyshauista, joista jälkimmäisessä haettavana ovat erityisesti tutkijatohtori-, akatemiatutkija- ja akatemiahankerahoitukset. Tämänvuotinen keväthaku sisältää kuusi akatemiaohjelmiin liittyvää hakua sekä kaksi tutkimusinfrastruktuurihakua.

Kehittäessämme toimintaamme tarkastelemme aina neljää keskeistä ryhmää: hakijat, arvioitsijat, rahoituksesta päättävät luottamuselimet sekä Akatemian hallintovirasto. Hakemuksen parhaan mahdollisen käsittelyn kannalta on keskeistä, että sekä arviointipaneelit että nyt kevään haussa rahoituksesta päättävät akatemiaohjelmajaostot ja tutkimusinfrastruktuurikomitea saavat riittävät tiedot selkeästi ja systemaattisesti oman tehtävänsä kannalta.

Huhtikuussa avautuvan keväthaun kehittämiskohteena on erityisesti ollut helpottaa hakijoita hakemuksen kirjoittamisvaiheessa.

Olemme jo useamman vuoden ajan pohtineet, miten hakemuksen kannalta välttämätön mutta laaja tietopaketti olisi nykyistä helpommin löydettävissä. Miten hakuilmoitus voisi entistä paremmin tukea hakijaa itse hakemuksen kirjoittamisen aikana? Mistä hakija tietää, että on varmasti lukenut kaikki oleelliset dokumentit?

Akatemian hakuihin liittyy runsaasti asioita ja yksityiskohtia, olipa kyse sitten haun tavoitteista, hakulomakkeen rakenteesta, konsortiohakemusohjeista tai suorituspaikan roolista. Siksi jouduimme toteamaan, että tietomäärään supistaminen ei lopulta palvelisi hakijoiden eikä arvioitsijoiden tai päättäjien etuja. On tärkeää, että kaikki oleellinen tieto on kerrottu ja asianomaisten käytettävissä. Kokeilimme ensimmäisen kerran syksyllä 2017 akatemiatutkijan tehtävän haussa koota yhteen yhtä hakumuotoa koskevat asiat. Hakijamme pitivät ratkaisusta.

Akatemian hakuilmoitus on nyt uudistettu siten, että tietystä rahoitushausta kiinnostunut löytää mahdollisimman helposti kaikki tarvitsemansa tiedot yhden pääsivun kautta.

Valitessaan esimerkiksi tietyn akatemiaohjelman hakukohteekseen hakija voi nyt ensimmäistä kertaa tutustua yhdelle sivulle kootun tiedon ja sen linkkien kautta muun muassa hakulomakkeen rakenteeseen, konsortiohakemusohjeeseen, hakemusten arviointiin, ja rahoituksen ehtoihin ja suorituspaikan ohjeisiin. Halutessaan voi koko hakuilmoituksen myös tallentaa tai tulostaa PDF:nä.

Yksi askel hakuprosessin helpottamisessa on myös Virta-julkaisutietopalvelun liittäminen Akatemian järjestelmään. Kukin tutkimusorganisaatio toimittaa Virta-palveluun omien julkaisujensa tiedot haluamallaan tiheydellä, esimerkiksi päivittäin mutta kuitenkin vähintään vuosittain. Syyshaun 2018 kokemusten pohjalta yhteistyötä Virta-palvelun kanssa on kehitetty, jotta se kestäisi paremmin haun viimeisten päivien suuren käyttäjämäärän aiheuttaman piikin käyttömäärissä.

Meille voi soittaa ja kysyä ohjeita – myös oman organisaation tutkimuspalvelua kannattaa hyödyntää

Jokaisella Akatemian haulla on aina yhteyshenkilönsä, mutta heidän yhteystietonsa ovat aiemmin olleet osa pitkää hakuilmoitusta. Nyt olemme nostaneet nämä tiedot jokaisen rahoitushaun sivun reunalle, josta löytyy myös ”Kysy ja anna palautetta” lomake helpdesk-apua tarvitseville.

Akatemia rahoittaa tutkimusta, jonka rahoituksesta vastaa osittain myös suorituspaikka. Suorituspaikkoja voivat olla esimerkiksi yliopistot ja tutkimuslaitokset. Heidän työtään helpottaaksemme löytyy jokaisen rahoitushaun pääsivun reunalta myös kootut ohjeet suorituspaikoille.

Tutkimuspalveluilla on laaja kokemus erilaisista rahoitushauista ja oman organisaation toiminnasta. Siksi tapaamme aiempaa tiiviimmin myös tutkimuspalvelujen henkilöstöä. Näin saamme hyviä ideoita ja palautetta nykyisestä toiminnastamme samalla, kun voimme kertoa uudistuksista ja niiden tavoitteista. Tutkimuspalvelut ovat lähellä hakijoita, ja siksi haluamme osaltamme tukea aikaisempaa enemmän niiden työtä.

Järjestelmää ja ohjeistusta kehitetään palautteiden ja kokemusten pohjalta

Kehittämistyö jatkuu ja haluamme edelleenkin saada palautetta ja toiveita toiminnastamme. Syyskuun 2018 haun uudistukset saivat melko myönteisen vastaanoton yli 1200 vastaajalta, kun kysely lähetettiin haun päättymisen jälkeen noin 3000 hakijalle.

Uuden rakenteistetun tutkimussuunnitelman toteutus sai sekä kiitosta että moitteita, ja kommenttien pohjalta olemme edelleen kehittäneet tutkimussuunnitelmaa. Kevään 2019 haussa olemme myös korjanneet hakulomakkeen teknisiä ongelmia. Jos kuitenkin hankaluuksia edelleen on, voi tutkimussuunnitelman liittää vanhaan tapaan PDF-muotoisena hakemuksessa.

Tässä vielä yhdeksän vinkkiä huhtikuun 2019 -haun hakijalle:

1. Kukin rahoitushaku (esimerkiksi tietty akatemiaohjelma) löytyy nyt omana hakuilmoitussivunaan.
2. Kannattaa tutustua huolellisesti siellä oleviin hakuohjeisiin sekä linkkien takaa löytyviin lisätietoihin.
3. Rahoitushaun koko hakuilmoituksen voi sen sivulta myös tallentaa tai tulostaa PDF:nä.
4. Hakemusta kirjoittaessaan kannattaa tekstiään ajoittain peilata hakuilmoitussivun kautta löytyvään arviointilomakkeeseen.
5. Omina välilehtinään ovat liikkuvuus, vastuullisen johtajan palkkaus ja hankkeen tutkimuskulut.
6. Teksti näkyy koko ajan samanlaisena kuin hakemuksesta tulostuvassa PDF:ssä.
7. Verkossa voi valtuuttaa toisen henkilön katselemaan ja/tai muokkaamaan hakemusta esim. budjetin osalta.
8. Saatuaan myönteisen rahoituspäätöksen, hakija voi vielä muokata julkista tutkimussuunnitelman kuvausta.
9. Jos jokin asia pohdituttaa, kannattaa meihin ottaa yhteyttä – yhteystiedot löytyvät jokaiselta hakuilmoitussivulta.

Tutustu hakuilmoituksiin verkossa.

Riitta Maijala, ylijohtaja
@RiittaMaijala