Kokonaiskustannusmalli

Suomen Akatemia samoin kuin yliopistot ja valtion tutkimuslaitokset ovat alkaneet vuoden 2009 alusta lähtien soveltaa niin sanottua kokonaiskustannusmallia lähes kaikessa Suomen Akatemian rahoituksessa. Kokonaiskustannusmalli vaikuttaa tutkimusrahoituksen hakemiseen, rahoituspäätöksiin, rahoituksen käyttöön ja raportointiin.

Kokonaiskustannusmallin soveltaminen hakemusvaiheessa:

1. Hakija neuvottelee suorituspaikan kanssa ennen hakemuksen jättämistä siitä, miten suorituspaikka konkreettisesti tukee hanketta. Hakija ilmoittaa lomakkeella sekä hankkeen kokonaiskustannusarvion että rahoitussuunnitelman. Hakemus tulee laatia siten, että verkkopalvelun lomakkeella Akatemian rahoitusosuus tutkimuskuluista on enintään 70 prosenttia.
2. Hakija ilmoittaa hakemuksessaan oman organisaationsa käyttämän henkilösivukuluprosentin, yleiskustannusprosentin ja tehollisen työajan kertoimen sellaisina, kuin ne ovat hakemuksen jättämishetkellä. Kokonaiskustannusmallin mukainen laskenta perustuu näiden laskennallisten kertoimien käyttöön. Hakija tarkistaa nämä kertoimet oman organisaationsa hallinnosta. Organisaatio ilmoittaa Akatemian hakemuksissa käytettävän tehollisen työajan kertoimen laskettuna keskimääräisestä tehollisesta työajasta.
3. Suorituspaikan sitoumuksen antaja tarkistaa, että hakemuksessa annetut yllä mainitut tiedot ovat organisaation hyväksymät ja sitoutuu niihin antaessaan sähköisen suorituspaikan sitoumuksen. 

Kokonaiskustannusmallin periaatteet ja määritelmät

Suomen Akatemia soveltaa kokonaiskustannusmallia hakemusten laatimisessa, rahoituspäätösten valmistelussa, rahoituspäätöksissä ja niiden toimeenpanossa. Mallia sovelletaan myös maksatuspyynnöissä.

Akatemian rahoituksessa maksatuspyyntöön liittyvän raportoinnin lähtökohtana toimii liikekirjanpitoon perustuva projektikirjanpito, johon kirjataan projektin välittömät kustannukset. Tämän lisäksi projekteille kohdennetaan laskennallisia yleiskustannuksia ja henkilösivukustannuksia. Laskennallisista kustannuseristä toimitetaan Akatemian kirjaamoon vuosittain tiedoksi erilliset selvitykset, jotka perustuvat yhteisön tilinpäätökseen.

Akatemian rahoituspäätöksessä hyväksyttyä yleiskustannuskerrointa käytetään koko rahoituskauden ajan.

Määritelmiä:

• Kokonaiskustannusmallilla tarkoitetaan kustannuslaskentamallia, jossa kaikki organisaation kustannukset kohdistetaan aiheuttamisperiaatteen mukaisesti laskentakohteelle (esimerkiksi projektille) riippumatta rahoituslähteestä. Lähtökohtana pidetään aiheuttamisperiaatteen mukaisia tehollisen työajan välittömiä kustannuksia. Sen lisäksi laskentakohteelle kohdistetaan suoraan muut välittömät kustannukset sekä välilliset kustannukset henkilösivukustannuskertoimen (HSK) ja yleiskustannuskertoimen (YK) avulla. Kokonaiskustannusmallissa kukin rahoittaja päättää oman osuutensa kokonaiskustannusten rahoituksesta omien periaatteittensa mukaisesti.
• Tehollisella työajalla tarkoitetaan laskentakohteelle kohdistettua tehollista (eli tehtyä) työaikaa, joka ei sisällä palkallisia tai muita poissaoloja.
• Palkallinen poissaolo kattaa kaikki ne palkkakustannukset, jotka johtuvat lakisääteisistä tai muista poissaoloista. Tämä sisältää muun muassa vuosiloman, lapsen syntymästä ja hoidosta johtuvan loman, sairaus- ja koulutusajan sekä ammattiyhdistystoiminnan, työsuojelun, yhteistoiminnan ynnä muun palkallisen työehtosopimusten ja työlainsäädännön mukaisen ajan.
• Välittömät kustannukset sisältävät tyypillisesti välittömiä palkkakustannuksia sekä projektiin kohdistuvia erityislaitteiden kustannuksia ja erityistilojen vuokria, matkakuluja tai muita olennaisia (suoraan kohdistettavissa olevia) tutkimuskustannuksia, esimerkiksi kemikaaleja tai palveluhankintoja.
• Henkilösivukustannuskerroin lasketaan prosenttiosuutena laskentakohteelle kohdistettujen välittömien palkkojen määrästä. Kertoimen käyttö tarkoittaa käytännössä henkilösivukustannusten kohdistamista keskimääräisinä. Laskettaessa keskimääräistä HSK-kerrointa, loma-ajan palkka ja lomaraha kohdistetaan välillisinä kustannuksina suoriteperusteella projektin aikana ansaitun (ei siis pidetyn) loman perusteella.
• Yleiskustannukset kohdistetaan lopullisille laskentakohteille yleiskustannuskertoimen avulla, joka lasketaan prosenttiosuutena tehollisen työajan palkkojen ja henkilösivukustannusten yhteismäärästä. Osa yleiskustannuksista jakautuu yliopiston kaikille tehtäville. Jos organisaation eri tehtäväkokonaisuuksien kustannusrakenteet poikkeavat olennaisesti toisistaan, on eri tehtäväkokonaisuuksille laskettava omat yleiskustannuskertoimensa. Yliopistossa yksinomaan yhdellä tulosalueella (esimerkiksi opetuksessa) syntyvät kustannukset tulee aiheuttamisperiaatteen mukaisesti kohdistaa pelkästään tälle tulosalueelle eikä muille tulosalueille.
• Omarahoitusosuudella tarkoitetaan organisaation omaa rahoitusosuutta yhteisrahoitteisen hankkeen kokonaiskustannuksista, josta on vähennetty kaikkien muiden rahoittajien osuudet. Yliopisto tai tutkimuslaitos voi rahoittaa omaa osuuttaan rahoituksen käyttöä säätelevien ehtojen puitteissa esimerkiksi toimintamenoihin saadulla valtionavulla, liiketoiminnan tai elinkeinotoiminnan tuotoilla, lahjoitusvaroilla tai muulla ulkopuolisella rahoituksella.
• Rahoittaja voi ehdoissaan määritellä erilaisista syistä joitakin kustannuseriä tukikelvottomiksi. Nämä voivat olla esimerkiksi tukikelpoisuusajan ulkopuolisia kustannuksia tai muutoin kyseessä olevan toiminnan toteuttamiseen liittymättömiä kustannuksia, veroja tai rahoituskustannuksia. Investointikustannusten sijasta tukikelpoisiksi hyväksytään usein poistot