Rapportering och uppföljning
Uppföljning av finansierade projekt och genomslagsutvärdering hör till rådet för strategisk forsknings (RSF) lagstadgade uppgifter (5 b § i lagen om Finlands Akademi). Uppföljning och utvärdering av de projekt som finansieras inom RSF-program genomförs i enlighet med finansieringsprinciperna för strategisk forskning. För detta ändamål ska projekten regelbundet rapportera om sin verksamhet både under och efter finansieringsperioden. Ett konsortium rapporterar som en helhet, inte som skilda delprojekt.
Uppföljningen har tre mål:
- uppmuntra projekten att regelbundet se över sin verksamhet i förhållande till programmets gemensamma genomslagsmål och projektets egna genomslagsmål
- samla information om projektens verksamhet och framsteg med tanke på den strategiska forskningens gemensamma genomslagsverksamhet och kommunikation
- samla information om forsknings- och interaktionsarbetet inom projekten med tanke på halvtidsöversynen av projekten och programutvärderingen.
Uppföljningen har fyra steg:
- lägesrapport i början av projektet
- årsrapportering
- mellanrapport i samband med ansökan om fortsatt finansiering (gäller program som indelas i två finansieringsperioder)
- slutrapport efter att projektet avslutats.
Syftet med och innehållet i dessa rapporter beskrivs kort nedan.
Rapporteringen görs med undantag för lägesrapporten på en rapportblankett som finns i Finlands Akademis e-tjänst (SARA). Det lönar sig för projekten att bekanta sig med blankettens innehåll och inleda insamlingen av behövlig information genast när verksamheten inleds. De rapporterade uppgifterna samlas kumulativt på blanketten under hela projektets gång. Konsortieledaren har rätt att rapportera om projektet, och kan vid behov också ge fullmakt åt andra personer att rapportera. Rapporteringsblanketten finns på två språk (finska och engelska), men rapporteringsspråket kan vara finska, svenska eller engelska.
Allmänna anvisningar om rapportering
Uppföljningsuppgifterna behandlas av Akademins medarbetare, medlemmarna i rådet för strategisk forskning, programdirektörerna samt vid programmens slut av finländska och utländska bedömare som genomför programutvärderingen.
Lägesrapport
Inom RSF-finansierade forskningsprojekt utarbetas till en början en lägesrapport. Konsortiet utarbetar lägesrapporten utifrån ansökningsskedets forsknings- och interaktionsplan och den fungerar som grund för en senare beskrivning och uppföljning av verksamheten. Lägesrapporterna publiceras på RSF:s webbplats.
Syftet med rapporten är att presentera projektets konkreta forskningsmål och mål för samhälleligt genomslag. Konsortiet utnyttjar måluppställningen när det sammanställer innehållet i genomslagsberättelser och annan information om sin verksamhet.
Lägesrapporten utarbetas på finska och dess längd är 5–10 sidor.
Årsrapportering
Den årliga uppföljningen av projekten görs i första hand med hjälp av genomslagsberättelser. Projektet utarbetar 1–5 genomslagsberättelser som det årligen kompletterar under projektets gång. I genomslagsberättelserna beskrivs och dryftas det forsknings- och interaktionsarbete som gjorts inom projektet i förhållande till programmets gemensamma och projektets egna genomslagsmål. Berättelserna fortsätter den beskrivning som projektet gett i sin lägesrapport och fungerar som ett verktyg som projektet kan utnyttja för att samla och reflektera över sin verksamhet. Vi uppmuntrar till att utarbeta berättelser i samarbete mellan arbetspaket och att fundera över mervärdet av det mångvetenskapliga samarbetet i strävan efter genomslag.
Utöver genomslagsberättelserna begärs i den årliga rapporteringen information om de viktigaste evenemang eller andra åtgärder som hänför sig till berättelserna samt information om det sakkunnigarbete som utförts av projektets forskare.
Årsrapporteringen ska vara klar årligen senast den 30 november. Ett undantag är det år då programmet inleds samt åren före mellanrapporteringen och slutrapporteringen, då projekten inte behöver lämna in årsrapporter.
RSF uppmuntrar projekten att lägga fram genomslagsberättelserna på sina webbplatser. När forskningsprogrammet avslutas är avsikten att berättelserna eller en del av dem publiceras också på RSF:s webbplats. Den version som ska publiceras bestäms tillsammans med projekten.
Mellanrapport
Merparten av RSF-programmen pågår i sex år och är indelade i två finansieringsperioder. I programmen beviljas den fortsatta finansieringen på basis av en ansökan om fortsatt finansiering som lämnas in i slutet av den första finansieringsperioden och en halvtidsöversyn. För halvtidsöversynen lämnar projektet in en mellanrapport.
En mellanrapport behövs inte om projektets finansiering består av endast en finansieringsperiod.
Mellanrapporten innehåller uppgifter som samlats in och uppdaterats i den årliga rapporteringen samt annan information om projektets resurser, verksamhet och resultat. Mellanrapporten motsvarar till sitt innehåll slutrapporten (se nedan), men avviker funktionellt från den: mellanrapporten gör det möjligt att fortsätta rapporteringen senare.
Slutrapport
Godkännandet av slutrapporten avslutar projektet och de skyldigheter som hänför sig till det.
Slutrapporten gäller det projekt för vilket RSF har beviljat finansiering. Statsunderstödslagen förpliktar Finlands Akademi som en statlig myndighet att följa att forskningsfinansieringen används för det ändamål för vilket den har beviljats. Vid valet och avgränsningen av de uppgifter som ska rapporteras kan man utgå från om den finansiering som RSF beviljat har varit en väsentlig förutsättning för uppkomsten av det aktuella resultatet och om resultaten har uppkommit vid genomförandet av projektets forsknings- och interaktionsplan.
Uppgifterna i slutrapporten används vid den utvärdering som genomförs efter att programmet avslutats. Om uppgifterna är bristfälliga kan man begära att de korrigeras eller kompletteras.
