Seuranta ja raportointi
Hankkeiden seuranta ja raportointi
Strategisen tutkimuksen neuvoston lakisääteisiin tehtäviin (Laki Suomen Akatemiasta, 5 b §) kuuluu rahoitettujen hankkeiden seuranta ja vaikuttavuuden arviointi. Suomen Akatemia toteuttaa strategisen tutkimuksen ohjelmissa rahoitettujen hankkeiden seurantaa ja arviointia strategisen tutkimuksen rahoitusperiaatteiden mukaisesti. Tätä varten hankkeiden tulee raportoida toiminnastaan Suomen Akatemialle ohjelmakohtaisten ohjeiden mukaan. Konsortio raportoi yhtenä kokonaisuutena, ei osahankkeittain.
Seurannalla on kolme tavoitetta:
- kannustaa hankkeita tarkastelemaan säännöllisesti toimintaansa suhteessa sekä strategisen tutkimuksen ohjelman yhteisiin että hankkeen omiin vaikuttavuustavoitteisiin
- koota tietoa hankkeiden toimista ja edistymisestä strategisen tutkimuksen yhteistä vaikuttavuustoimintaa sekä viestintää varten
- kerryttää tietoa hankkeiden tutkimus- ja vuorovaikutustyöstä hankkeiden välitarkastelua ja strategisen tutkimuksen ohjelma-arviointia varten
Hankkeiden seurannassa on neljä vaihetta:
- tilannekuvaraportti hankkeen alussa
- vuosiraportointi
- väliraportti jatkorahoitushakemuksen yhteydessä (toteutetaan kahteen rahoituskauteen jakautuvissa ohjelmissa)
- loppuraportti hankkeen päätyttyä
Näiden raporttien tarkoitus ja sisällöt on kuvattu lyhyesti alla. Raportointi tehdään tilannekuvaraporttia lukuun ottamatta Suomen Akatemian SARA-verkkoasioinnin kautta avautuvalle raporttilomakkeelle. Hankkeiden on hyvä tutustua raporttilomakkeen sisältöön ja käynnistää tarvittavan tiedon kokoaminen heti hankkeen toiminnan alkaessa. Raportoidut tiedot kertyvät lomakkeelle kumulatiivisesti koko hankkeen toiminnan ajan. Hankkeen raportointioikeus on konsortion johtajalla, joka voi tarvittaessa valtuuttaa myös muita henkilöitä tekemään raportointia. Raportointilomake on kaksikielinen (suomi ja englanti), mutta raportoinnin kieli voi olla suomi, ruotsi tai englanti.
Yleiset raportointilomakeohjeet
Seurantatietoa käsittelevät Akatemian virkahenkilöt, strategisen tutkimuksen neuvoston jäsenet, strategisen tutkimuksen ohjelmien ohjelmajohtajat sekä ohjelmien päättyessä ohjelma-arviointia toteuttavat kotimaiset ja ulkomaiset arvioitsijat.
Tilannekuvaraportti
Strategisen tutkimuksen hankkeissa laaditaan aluksi tilannekuvaraportti. Konsortio laatii sen hakuvaiheen tutkimus- ja vuorovaikutussuunnitelman perusteella, ja se toimii pohjana toiminnan myöhemmälle kuvaamiselle ja seurannalle. Raportit julkaistaan strategisen tutkimuksen verkkosivuilla.
Raportin tarkoituksena on esitellä hankkeen konkreettiset tutkimukselliset sekä yhteiskunnallisen vaikuttavuuden tavoitteet. Tätä tavoiteasettelua konsortio käyttää jatkossa kootessaan vaikuttavuuskertomusten sisältöä sekä muita tietoja toiminnastaan.
Tilannekuvaraportin kieli on suomi ja laajuus 5–10 sivua.
Vuosiraportointi
Hankkeiden vuosittaista seurantaa tehdään ensisijaisesti vaikuttavuuskertomusten avulla. Hanke tuottaa 1–5 vaikuttavuuskertomusta, joita se täydentää vuosittain koko hankkeen toiminnan ajan. Vaikuttavuuskertomuksissa kuvataan ja pohditaan hankkeessa tehtyä tutkimus- ja vuorovaikutustyötä suhteessa strategisen tutkimuksen ohjelman yhteisiin sekä hankkeen omiin vaikuttavuustavoitteisiin. Kertomukset jatkavat hankkeen tilannekuvaraportissaan antamaa kuvausta ja toimivat välineenä, jolla hanke voi koota ja reflektoida toimintaansa. Kannustamme laatimaan kertomukset työpakettien välisenä yhteistyönä ja pohtimaan monitieteisen yhteistyön lisäarvoa vaikuttavuuden tavoittelussa.
Vaikuttavuuskertomusten lisäksi vuosiseurannassa pyydetään tietoja tärkeimmistä vaikuttavuuskertomuksiin liittyvistä tilaisuuksista, tapahtumista tai muista toimista sekä hankkeen tutkijoiden tekemästä asiantuntijatyöstä.
Vuosiraportointi toteutetaan vuosittain 30.11. mennessä. Poikkeuksena tästä ovat ohjelman aloitusvuosi sekä väliraportointia ja loppuraportointia edeltävät vuodet, jolloiun hankkeiden ei tarvitse tehdä vuosiraportointia.
Strategisen tutkimuksen neuvosto kannustaa hankkeita esittämään vaikuttavuuskertomukset kotisivuillaan. Tutkimusohjelman päättyessä kertomukset tai osa niistä pyritään julkaisemaan myös strategisen tutkimuksen verkkosivuilla. Julkaistavasta versiosta sovitaan yhdessä hankkeiden kanssa.
Väliraportti
Suurin osa strategisen tutkimuksen ohjelmista kestää kuusi vuotta ja jakautuu kahteen rahoituskauteen. Näissä ohjelmissa hankkeen jatkorahoituskausi myönnetään ensimmäisen rahoituskauden loppupuolella jätettävän jatkorahoitushakemuksen ja välitarkastelun perusteella. Välitarkastelua varten hanke toimittaa väliraportin.
Väliraportti sisältää hankkeen vuosiraportoinnissa kertyneet ja päivitetyt tiedot, sekä muita tietoja hankkeen resursseista, toiminnasta, tuloksista ja tuotoksista. Väliraportti vastaa sisällöltään loppuraporttia (ks. alla), mutta poikkeaa siitä toiminnallisesti: väliraportti mahdollistaa raportoinnin jatkamisen myöhemmin.
Mikäli ohjelmassa toimivien hankkeiden rahoitus muodostuu vain yhdestä rahoituskaudesta, väliraporttia ei tarvitse tehdä.
Loppuraportti
Loppuraportin hyväksyminen Suomen Akatemiassa päättää hankkeen ja siihen liittyvät velvoitteet.
Loppuraportin kohteena on se hanke, jolle strategisen tutkimuksen neuvosto on myöntänyt rahoitusta. Valtionavustuslaki velvoittaa Suomen Akatemiaa seuraamaan, että tutkimusrahoitus käytetään siihen tarkoitukseen, johon se on myönnetty. Raportoitavien tietojen valinnassa ja rajaamisessa voi pitää ohjenuorana sitä, onko strategisen tutkimuksen neuvoston myöntämä rahoitus ollut oleellinen edellytys kyseisen tuotoksen, tuloksen tms. syntymiselle, ja ovatko tuotokset, tulokset jne. syntyneet toimeenpantaessa hankkeen tutkimus- ja vuorovaikutussuunnitelmaa.
Loppuraportissa annettuja tietoja käytetään strategisen tutkimuksen ohjelma-arvioinnissa, joka toteutetaan ohjelman päätyttyä. Mikäli tiedot ovat puutteelliset, hankkeelta voidaan pyytää niiden korjausta tai täydennystä.
