Raportointi ja seuranta

Hankkeiden seuranta ja raportointi

Strategisen tutkimuksen neuvoston lakisääteisiin tehtäviin (Laki Suomen Akatemiasta, 5 b §) kuuluu rahoitettujen hankkeiden seuranta ja vaikuttavuuden arviointi. Seurantaa ja arviointia varten hankkeiden tulee raportoida toiminnastaan strategisen tutkimuksen neuvostolle ohjelmakohtaisten ohjeiden mukaan. Konsortio raportoi yhtenä kokonaisuutena, ei osahankkeittain.

Hankkeiden raportointi sisältää kolmesta neljään osaa:

• Tilannekuvaraportti hankkeen alussa
• Vuosiraportointi
• Väliraportti jatkorahoitushakemuksen yhteydessä (vain pitkät ohjelmat)
• Loppuraportti hankkeen päätyttyä

Näiden raporttien täsmälliset sisällöt ja raportointikäytännöt vaihtelevat jonkin verran eri ohjelmakohorttien välillä, sillä raportointia tarkastellaan ja kehitetään säännöllisin väliajoin. Raportoinnin tarkoitus ja sisällöt on kuvattu lyhyesti alla. Tarkemmat ohjeet ja mahdolliset lomakkeet on liitetty sivun loppuun ohjelmittain.

Tilannekuvaraportti

Strategisen tutkimuksen hankkeissa laaditaan aluksi tilannekuvaraportti. Konsortio laatii sen hakuvaiheen tutkimus- ja vuorovaikutussuunnitelman perusteella, ja se toimii pohjana toiminnan myöhemmälle kuvaamiselle ja seurannalle. Raportit julkaistaan strategisen tutkimuksen verkkosivuilla.

Raportin tarkoituksena on esitellä hankkeen konkreettiset tutkimukselliset sekä yhteiskunnallisen vaikuttavuuden tavoitteet. Tätä tavoiteasettelua konsortio käyttää jatkossa kootessaan vaikuttavuuskertomusten sisältöä sekä muita tietoja toiminnastaan.

Tilannekuvaraportin kieli on suomi ja laajuus 5–10 sivua.

Vuosiraportointi

Hankkeiden vuosiraportoinnin tavoitteena on

• kannustaa hankkeita tarkastelemaan säännöllisesti toimintaansa suhteessa strategisen tutkimuksen ohjelman yhteisiin sekä hankkeen omiin vaikuttavuustavoitteisiin
• koota tietoa hankkeiden toimista ja edistymisestä strategisen tutkimuksen yhteistä vaikuttavuustoimintaa sekä viestintää varten
• kerryttää tietoa hankkeiden tutkimus- ja vuorovaikutustyöstä hankkeiden välitarkastelua ja strategisen tutkimuksen ohjelma-arviointia varten

Hankkeiden vuosittaista seurantaa tehdään ensisijaisesti vaikuttavuuskertomusten avulla. Vaikuttavuuskertomuksessa kuvataan ja pohditaan hankkeessa tehtyä tutkimus- ja vuorovaikutustyötä suhteessa strategisen tutkimuksen ohjelman yhteisiin sekä hankkeen omiin vaikuttavuustavoitteisiin. Kertomukset jatkavat hankkeen tilannekuvaraportissaan antamaa kuvausta ja toimivat välineenä, jolla hanke voi koota ja reflektoida toimintaansa. Kannustamme laatimaan kertomukset työpakettien välisenä yhteistyönä ja pohtimaan monitieteisen yhteistyön lisäarvoa vaikuttavuuden tavoittelussa.

Ennen vuotta 2019 aloittaneiden hankkeiden vuosittaista seurantaa tehdään myös niin kutsuttujen tuotosindikaattorien avulla (ks. alempana). Vuonna 2019 ja sen jälkeen aloittaneilta hankkeilta ei pyydetä vuosittain erillistä tuotosindikaattoritietoa, vaan hankkeen vaikuttavuustavoitteiden kannalta tärkeimmät toimet luetellaan kunkin vaikuttavuuskertomuksen lopussa. Vuosiraportoinnin määräaika on 30.11.

Seurantatietoa käsittelevät Akatemian virkamiehet, strategisen tutkimuksen neuvoston jäsenet, strategisen tutkimuksen ohjelmien ohjelmajohtajat sekä ohjelmien päättyessä ohjelma-arviointia toteuttavat (kotimaiset ja) ulkomaiset arvioitsijat.

Strategisen tutkimuksen neuvosto kannustaa hankkeita esittämään vaikuttavuuskertomukset kotisivuillaan. Tutkimusohjelman päättyessä kertomukset tai osa niistä pyritään julkaisemaan myös strategisen tutkimuksen verkkosivuilla. Julkaistavasta versiosta sovitaan yhdessä hankkeiden kanssa.

Väliraportti

Suurin osa strategisen tutkimuksen ohjelmista kestää viidestä kuuteen vuotta. Näissä pitkissä ohjelmissa hankkeiden rahoituskausi muodostuu kahdesta osasta. Jatkorahoituskausi myönnetään hankkeen puolivälin tienoilla jätettävän jatkorahoitushakemuksen ja välitarkastelun perusteella. Välitarkastelua varten hanke toimittaa väliraportin.

Väliraportti vastaa sisällöltään loppuraporttia (ks. alla) muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta.

Loppuraportti

Strategisen tutkimuksen ohjelmassa rahoitetun hankkeen loppuraportin kohteena on se hanke, jolle strategisen tutkimuksen neuvosto on myöntänyt rahoitusta. Valtionavustuslaki velvoittaa Suomen Akatemiaa seuraamaan, että tutkimusrahoitus käytetään siihen tarkoitukseen, johon se on myönnetty. Raportoitavien tietojen valinnassa ja rajaamisessa voi pitää ohjenuorana sitä, onko strategisen tutkimuksen neuvoston myöntämä rahoitus ollut oleellinen edellytys kyseisen tuotoksen, tuloksen tms. syntymiselle, ja ovatko tuotokset, tulokset jne. syntyneet toimeenpantaessa hankkeen tutkimus- ja vuorovaikutussuunnitelmaa.

Loppuraportti sisältää vuosiraportoinnissakin kysyttävät tiedot, sekä lisäksi tarkempia tietoja hankkeen työhön liittyvistä resursseista, tuotoksista sekä tuloksista, vaikutuksista ja vaikuttavuudesta.  

Loppuraportissa annettuja tietoja käytetään strategisen tutkimuksen ohjelma-arvioinnissa, joka toteutetaan ohjelman päätyttyä. Mikäli tiedot ovat puutteelliset, hankkeelta voidaan pyytää niiden korjausta tai täydennystä.

Ohjelmakohtaisia ohjeita ja lomakkeita