Rahoituksen käyttö ja budjetin muuttaminen
Miten tarkasti rahoituksen saajan täytyy seurata/noudattaa rahoituspäätöksessä ilmoitettuja vuosieriä?
Rahoitusta tulee vuositasolla pyrkiä käyttämään päätöksen kustannusarvion mukaisesti. Vuosierät eivät kuitenkaan ole sitovia (eli rahoitusta voi käyttää enemmän tai vähemmän kuin alkuperäisessä suunnitelmassa ilmoitettiin), kunhan rahan käyttö palvelee tutkimus- tai toimintasuunnitelman mukaista toimintaa. Rahoituspäätöksessä ilmoitettu euromääräinen loppusumma on käytettävissä rahoituskauden loppuun asti.
>> Vähäisistä muutoksista vuosieriin ei tarvitse ilmoittaa Akatemiaan. Jos muutos on yli 15 % kustannusarvion vuosierästä, ilmoita asiasta Akatemian verkkoasioinnin kohdassa Omat hakemukset > Päätetyt > Anna lisätietoja. Akatemia ei vastaa ilmoituksiin muissa kuin poikkeustapauksissa.
Voiko rahaa käyttää eri vuonna kuin budjetissa alun perin suunniteltiin?
Kyllä. Rahoitusta tulee vuositasolla pyrkiä käyttämään päätöksen kustannusarvion mukaisesti. Vuosierät eivät kuitenkaan ole sitovia eli rahoitusta voi käyttää enemmän tai vähemmän kuin alkuperäisessä suunnitelmassa ilmoitettiin, kunhan rahan käyttö tukee tutkimussuunnitelman toteuttamista. Jonakin vuonna käyttämättä jäävää rahoitusta voi käyttää aiemmin tai myöhemmin saman rahoituskauden aikana. Rahoituksen kokonaismäärää ei saa ylittää ja rahoitus tulee käyttää rahoituskauden aikana.
>> Vähäisistä muutoksista ei tarvitse ilmoittaa Akatemiaan. Jos muutos on yli 15 % kustannusarvion vuosierästä, ilmoita asiasta Akatemian verkkoasioinnin kohdassa Omat hakemukset > Päätetyt > Anna lisätietoja. Akatemia ei vastaa ilmoituksiin muissa kuin poikkeustapauksissa.
Voiko kululajien (palkat, laitteet, matkat) euromääriä muokata siitä, miten ne ovat alkuperäisessä rahoitushakemuksessa? Jos esimerkiksi tarvitsen enemmän rahaa matkoihin ja vähemmän laitteisiin.
Kyllä. Kululajit eivät ole sitovia, eli muutokset, jotka tukevat tutkimus- ja vuorovaikutussuunnitelman toteuttamista ovat hyväksyttäviä.
Myönnetyn rahoituksen kokonaismäärää ei kuitenkaan saa ylittää. Huomioithan suorituspaikkasi omat ohjeet esimerkiksi matkustuskäytännöistä ja hankintasäännöistä.
>> Muutoksista ei tarvitse ilmoittaa Akatemialle.
Pitääkö vuosierän tai menolajien muutoksesta tehdä muutoshakemus?
Ei. Vähäisistä muutoksista ei tarvitse ilmoittaa Akatemiaan. Jos muutos on yli 15 % kustannusarvion vuosierästä ilmoita asiasta Akatemian verkkoasioinnin kohdassa Omat hakemukset > Päätetyt > Anna lisätietoja. Kirjaa ilmoitukseen lyhyesti muutoksen syy, euromäärä ja muutoksen vaikutus hankkeen toteuttamiseen. Akatemia ei vastaa ilmoituksiin muissa kuin poikkeustapauksissa.
Voiko rahoitusta käyttää laitteeseen, tietokoneeseen tai ohjelmistoon?
Kyllä, jos hankinta on tarpeellinen hankkeen tutkimussuunnitelman toteuttamiseksi. Hankinnassa noudatetaan suorituspaikan hankinta- ja käyttöomaisuuskäytäntöjä.
Voiko hankkeelta maksaa palkkioita tai lyhytaikaista tuntityötä?
Kyllä. Lyhyet luento-, esiintymis- ja asiantuntijapalkkiot sekä työsuhteessa tehty tuntityö ovat hyväksyttäviä kustannuksia. Maksamisessa noudatetaan aina suorituspaikan käytäntöjä ja työn todellinen luonne ratkaisee, käsitelläänkö suoritus palkkana, palkkiona vai ostopalveluna.
Pidempiaikaisen työn teettäminen ostopalveluna sallitaan ainoastaan kliiniseen tutkimukseen liittyvässä tai yhteisomistuksessa olevan biopankin kanssa tehtävässä tutkimustoiminnassa, joka tehdään yhteistyössä yliopiston ja yliopistosairaalan (hyvinvointialueen) kanssa. Tällöin hyväksytään mahdollisuus tehdä ostopalveluna hankittavaa työtä koko hankkeen rahoituskauden ajan.
>> Jos tarvitset lisätietoja, ota yhteys suorituspaikkasi tukipalveluihin.
Voiko palkkakuluja muuttaa ostopalveluiksi?
Kyllä, tietyin ehdoin. Rajattu ja lyhytaikainen tehtävä voidaan toteuttaa ostopalveluna, jos se liittyy tutkimussuunnitelmaan. Tutkimus-, selvitys- tai muuta työtä voidaan pääsääntöisesti hankkia ostopalveluna enintään kuuden kuukauden ajaksi.
Pidempiaikaisen työn teettäminen ostopalveluna sallitaan ainoastaan kliiniseen tutkimukseen liittyvässä tai yhteisomistuksessa olevan biopankin kanssa tehtävässä tutkimustoiminnassa, joka tehdään yhteistyössä yliopiston ja yliopistosairaalan (hyvinvointialueen) kanssa. Tällöin hyväksytään mahdollisuus tehdä ostopalveluna hankittavaa työtä koko hankkeen rahoituskauden ajan.
>> Jos tarvitset lisätietoja, ota yhteys suorituspaikkasi tukipalveluihin.
Hyväksytäänkö ennen rahoituskautta tai sen jälkeen syntyneitä kustannuksia?
Ei. Kustannuksia, jotka ovat syntyneet ennen hankkeen alkua tai hankkeen päättymisen jälkeen ei hyväksytä. Lasku voi kuitenkin saapua, olla päivätty tai tulla maksetuksi rahoituskauden jälkeen, kunhan meno on suoriteperusteisesti syntynyt hankkeen aikana.
Poikkeus tähän ovat tilintarkastuksesta aiheutuvat kustannukset, jotka voidaan lukea hankkeen kustannuksiksi, vaikka ne syntyvät hankkeen rahoituskauden päättymisen jälkeen.
Esimerkiksi: Näytteiden analyysi on toteutunut rahoituskauden aikana, mutta palvelun toimittaja laskuttaa suorituspaikkaa analyysistä rahoituskauden päätyttyä. Tässä tapauksessa lasku voidaan hyväksyä hankkeen kustannuksiin ja se voidaan sisällyttää Akatemialle toimitettavaan maksatushakemukseen.
Mistä tiedän, koskeeko rahoituspäätöstä jokin erityisehto (mm. aikaistettu maksatus)?
Tieto mahdollisista erityisehdoista lukee päätösilmoituksen kohdassa ”rahoituksen erityisehto”. Päätösilmoituksen löydät Akatemian verkkoasioinnista.
