Saamme paljon kysymyksiä rahoitusehtoihin, maksatushakemuksiin ja muutospyyntöihin liittyen. Toivomme, että perehdyt ennen yhteydenottoasi näistä aiheista laadittuun usein kysyttyjen kysymysten sekä niiden vastausten koosteeseen.
Rahoitusta tulee vuositasolla pyrkiä käyttämään päätöksen kustannusarvion mukaisesti. Vuosierät eivät kuitenkaan ole sitovia (eli rahoitusta voi käyttää enemmän tai vähemmän kuin alkuperäisessä suunnitelmassa ilmoitettiin), kunhan rahan käyttö palvelee tutkimus- tai toimintasuunnitelman mukaista toimintaa. Rahoituspäätöksessä ilmoitettu euromääräinen loppusumma on käytettävissä rahoituskauden loppuun asti.
>> Vähäisistä muutoksista vuosieriin ei tarvitse ilmoittaa Akatemiaan. Jos muutos on yli 15 % kustannusarvion vuosierästä, ilmoita asiasta Akatemian verkkoasioinnin kohdassa Omat hakemukset > Päätetyt > Anna lisätietoja. Akatemia ei vastaa ilmoituksiin muissa kuin poikkeustapauksissa.
Kyllä. Rahoitusta tulee vuositasolla pyrkiä käyttämään päätöksen kustannusarvion mukaisesti. Vuosierät eivät kuitenkaan ole sitovia eli rahoitusta voi käyttää enemmän tai vähemmän kuin alkuperäisessä suunnitelmassa ilmoitettiin, kunhan rahan käyttö tukee tutkimussuunnitelman toteuttamista. Jonakin vuonna käyttämättä jäävää rahoitusta voi käyttää aiemmin tai myöhemmin saman rahoituskauden aikana. Rahoituksen kokonaismäärää ei saa ylittää ja rahoitus tulee käyttää rahoituskauden aikana.
>> Vähäisistä muutoksista ei tarvitse ilmoittaa Akatemiaan. Jos muutos on yli 15 % kustannusarvion vuosierästä, ilmoita asiasta Akatemian verkkoasioinnin kohdassa Omat hakemukset > Päätetyt > Anna lisätietoja. Akatemia ei vastaa ilmoituksiin muissa kuin poikkeustapauksissa.
Kyllä. Kululajit eivät ole sitovia, eli muutokset, jotka tukevat tutkimus- ja vuorovaikutussuunnitelman toteuttamista ovat hyväksyttäviä.
Myönnetyn rahoituksen kokonaismäärää ei kuitenkaan saa ylittää. Huomioithan suorituspaikkasi omat ohjeet esimerkiksi matkustuskäytännöistä ja hankintasäännöistä.
>> Muutoksista ei tarvitse ilmoittaa Akatemialle.
Ei. Vähäisistä muutoksista ei tarvitse ilmoittaa Akatemiaan. Jos muutos on yli 15 % kustannusarvion vuosierästä ilmoita asiasta Akatemian verkkoasioinnin kohdassa Omat hakemukset > Päätetyt > Anna lisätietoja. Kirjaa ilmoitukseen lyhyesti muutoksen syy, euromäärä ja muutoksen vaikutus hankkeen toteuttamiseen. Akatemia ei vastaa ilmoituksiin muissa kuin poikkeustapauksissa.
Kyllä, jos hankinta on tarpeellinen hankkeen tutkimussuunnitelman toteuttamiseksi. Hankinnassa noudatetaan suorituspaikan hankinta- ja käyttöomaisuuskäytäntöjä.
Kyllä. Lyhyet luento-, esiintymis- ja asiantuntijapalkkiot sekä työsuhteessa tehty tuntityö ovat hyväksyttäviä kustannuksia. Maksamisessa noudatetaan aina suorituspaikan käytäntöjä ja työn todellinen luonne ratkaisee, käsitelläänkö suoritus palkkana, palkkiona vai ostopalveluna.
Pidempiaikaisen työn teettäminen ostopalveluna sallitaan ainoastaan kliiniseen tutkimukseen liittyvässä tai yhteisomistuksessa olevan biopankin kanssa tehtävässä tutkimustoiminnassa, joka tehdään yhteistyössä yliopiston ja yliopistosairaalan (hyvinvointialueen) kanssa. Tällöin hyväksytään mahdollisuus tehdä ostopalveluna hankittavaa työtä koko hankkeen rahoituskauden ajan.
>> Jos tarvitset lisätietoja, ota yhteys suorituspaikkasi tukipalveluihin.
Kyllä, tietyin ehdoin. Rajattu ja lyhytaikainen tehtävä voidaan toteuttaa ostopalveluna, jos se liittyy tutkimussuunnitelmaan. Tutkimus-, selvitys- tai muuta työtä voidaan pääsääntöisesti hankkia ostopalveluna enintään kuuden kuukauden ajaksi.
Pidempiaikaisen työn teettäminen ostopalveluna sallitaan ainoastaan kliiniseen tutkimukseen liittyvässä tai yhteisomistuksessa olevan biopankin kanssa tehtävässä tutkimustoiminnassa, joka tehdään yhteistyössä yliopiston ja yliopistosairaalan (hyvinvointialueen) kanssa. Tällöin hyväksytään mahdollisuus tehdä ostopalveluna hankittavaa työtä koko hankkeen rahoituskauden ajan.
>> Jos tarvitset lisätietoja, ota yhteys suorituspaikkasi tukipalveluihin.
Ei. Kustannuksia, jotka ovat syntyneet ennen hankkeen alkua tai hankkeen päättymisen jälkeen ei hyväksytä. Lasku voi kuitenkin saapua, olla päivätty tai tulla maksetuksi rahoituskauden jälkeen, kunhan meno on suoriteperusteisesti syntynyt hankkeen aikana.
Poikkeus tähän ovat tilintarkastuksesta aiheutuvat kustannukset, jotka voidaan lukea hankkeen kustannuksiksi, vaikka ne syntyvät hankkeen rahoituskauden päättymisen jälkeen.
Esimerkiksi: Näytteiden analyysi on toteutunut rahoituskauden aikana, mutta palvelun toimittaja laskuttaa suorituspaikkaa analyysistä rahoituskauden päätyttyä. Tässä tapauksessa lasku voidaan hyväksyä hankkeen kustannuksiin ja se voidaan sisällyttää Akatemialle toimitettavaan maksatushakemukseen.
Tieto mahdollisista erityisehdoista lukee päätösilmoituksen kohdassa ”rahoituksen erityisehto”. Päätösilmoituksen löydät Akatemian verkkoasioinnista.
Kyllä. Palkattavan henkilön tai tehtävänimikkeen voi vaihtaa, jos henkilön osaaminen palvelee tutkimussuunnitelman toteuttamista.
>> Muutoksista ei tarvitse tehdä muutoshakemusta eikä ilmoittaa Akatemiaan.
Kyllä, jos hankkeessa on käytettävissä rahoitusta ja henkilön työ edistää tutkimussuunnitelman toteuttamista. Myönnetyn rahoituksen kokonaismäärää ja rahoituskautta ei saa ylittää.
>> Muutoksista ei tarvitse tehdä muutoshakemusta eikä ilmoittaa Akatemiaan.
Kyllä. Hankkeeseen palkattavan henkilön aloitusajankohtaa voidaan muuttaa, jos järjestely tukee tutkimussuunnitelman toteuttamista. Huomioi kuitenkin, että Akatemia ei myönnä rahoituskauden pidennystä rekrytoinnin viivästymisen vuoksi.
>> Muutoksista ei tarvitse tehdä muutoshakemusta eikä ilmoittaa Akatemiaan.
Kyllä, tietyin rajoituksin. Katso rahoituksen vakioehdoista (rahoitusehdot) kohta hankkeen vastuullisen johtajan palkka. Löydät rahoituspäätöstäsi koskevat ehdot verkkoasioinnista kyseisen päätöksen yhteydestä.
Kyllä. Vuonna 2023 tai sen jälkeen aloittaneilla akatemiatutkijoilla palkka voi tulla kokonaan tai osittain muualta kuin akatemiatutkijan rahoituksesta. Vapautuvaa rahoitusta voidaan käyttää hankkeen muihin hyväksyttäviin kustannuksiin.
>> Ilmoita palkan rahoituslähteen muutoksesta Akatemian verkkoasioinnin kohdassa Omat hakemukset > Päätetyt > Anna lisätietoja. Akatemia ei vastaa ilmoituksiin muissa kuin poikkeustapauksissa.
Vuonna 2022 tai aiemmin aloittaneiden akatemiatutkijoiden täytyy jättää muutoksesta käyttötarkoituksen muutoshakemus Akatemian verkkoasioinnissa.
>> Katso tarkemmat ohjeet rahoituspäätöksesi liitteenä olevista rahoituksen vakioehdoista (rahoitusehdot).
Kyllä, jos tutkimussuunnitelma toteutuu muutoksesta huolimatta suunnitellussa aikataulussa ja suorituspaikka hyväksyy järjestelyn.
>> Jos tarvitset lisätietoja, ota yhteys suorituspaikkasi tukipalveluihin.
>> Vuonna 2022 tai aiemmin aloittaneiden akatemiatutkijoiden tulee tarkistaa päätöskohtaiset ehdot rahoituspäätöksensä liitteenä olevista rahoituksen vakioehdoista (rahoitusehdot).
Akatemia suosittelee, että tohtorin tutkinnon suorittanut tutkija käyttää omaan tutkimukseensa liittyvään opetukseen tai ohjaukseen noin viisi prosenttia vuosityöajastaan. Muuhun kuin omaan tutkimukseen välittömästi liittyvään työhön ei suosituksen mukaan tulisi käyttää yli 10 prosenttia. Suositus ei koske akatemiatutkijoita ja akatemiaprofessoreita.
Kyllä. Akatemiatutkija voi työskennellä ulkomailla eripituisia jaksoja, jos yhteys Suomeen säilyy, tutkimussuunnitelma toteutuu täysipainoisesti ja tutkimusryhmän johtaminen on järjestetty asianmukaisesti. Rahoitus säilyy suomalaisessa suorituspaikassa.
>> Jos tarvitset lisätietoja, ota yhteys suorituspaikkasi tukipalveluihin.
Pitkästä tai usean organisaation kesken jaetusta työskentelyjärjestelystä voidaan pyytää selvitykset tutkijalta sekä suomalaiselta ja ulkomaiselta organisaatiolta. Selvityksissä kuvataan palvelussuhde, palkanmaksu, työajan käyttö, yhteys Suomeen ja tutkimusryhmän johtaminen.
Kyllä, jos vierailu on hankkeen toteuttamiselle tarpeellinen. Kohtuulliset matka- ja majoituskulut voidaan hyväksyä suorituspaikan ohjeiden mukaisesti.
>> Jos tarvitset lisätietoja, ota yhteys suorituspaikkasi tukipalveluihin.
Ei välttämättä. Lyhytaikainen vierailija voi osallistua tutkimustyöhön esimerkiksi vetämällä työpajoja, pitämällä luentoja tai kommentoimalla tutkimusta ilman työsuhdetta. Maksamisen muoto ja ehdot määräytyvät suorituspaikan ohjeiden mukaisesti.
>> Jos tarvitset lisätietoja, ota yhteys suorituspaikkasi tukipalveluihin.
Kyllä, muualta kuin EU-maasta tulevalle tutkijalle voidaan maksaa liikkuvuustukea pääsääntöisesti enintään vuoden mittaiseen tutkimustyöhön Suomessa. Rahoituksen tasossa noudatetaan suorituspaikan tavanomaista käytäntöä ja päätöskohtaisia ehtoja. Liikkuvuustuki maksetaan suorituspaikan käytäntöjen mukaisesti.
>> Jos tarvitset lisätietoja, ota yhteys suorituspaikkasi tukipalveluihin.
Kyllä. Liikkuvuuden voi järjestää tutkimuksen kannalta tarkoituksenmukaisella tavalla.
>> Jos tarvitset lisätietoja, ota yhteys suorituspaikkasi tukipalveluihin.
Kulut ovat hyväksyttäviä, jos yhteistyökumppanin osallistuminen liittyy selvästi tutkimussuunnitelman toteuttamiseen tai hankkeen tulosten esittämiseen. Kustannusten tulee olla kohtuullisia ja suorituspaikan käytäntöjen mukaisia.
>> Jos tarvitset lisätietoja, ota yhteys suorituspaikkasi tukipalveluihin.
Ei. Rahoituskausi alkaa päätöksessä ilmoitettuna päivänä, vaikka rekrytointi tai varsinainen rahankäyttö alkaisi myöhemmin. Käyttämättä jäänyttä rahoitusta voi käyttää myöhemmin saman rahoituskauden aikana.
Rahoituskauden pidennystä voi hakea hankkeessa työskentelevän henkilön raskaus-, vanhempain- tai hoitovapaan tai varusmies- tai siviilipalveluksen johdosta, ellei päätöksen erityisehto tai määrärahan luonne aseta rajoituksia. Lisäksi rahoituskautta voi pidentää muusta erityisestä syystä, kuten pitkäaikaisen sairauden vuoksi. Pitkäaikaiseksi sairauspoissaoloksi lasketaan vähintään kuukauden yhtäjaksoinen poissaolo. Rahoituskauden pidennystä haetaan Akatemian verkkoasioinnissa muutoshakemuksella.
>> Ohjeet muutoshakemuksen tekemiseen löydät rahoituspäätöksesi liitteenä olevien rahoituksen vakioehtojen (rahoitusehtojen) liitteestä 1.
Ei. Käyttämätön rahoitus, rekrytointivaikeudet tai hankkeen tavanomaiset toteutuksen viivästymiset eivät ole hyväksyttäviä perusteita pidennykselle.
Tutkimusinfrastruktuurirahoituksessa rahoituskauden pidennystä voi hakea laitetoimituksen viivästymisen vuoksi.
Kyllä. Rahoituskautta voidaan hakea pidennettäväksi sekä vastuullisen johtajan että hankkeeseen palkatun tutkijan hyväksyttävän poissaolon perusteella.
>> Ohjeet muutoshakemuksen tekemiseen löydät rahoituspäätöksesi liitteenä olevien rahoituksen vakioehtojen (rahoitusehtojen) liitteestä 1.
Akatemian rahoituspäätökseen tulee seuraavissa tapauksissa hakea muutosta muutoshakemuksella:
Huomioithan, että rahoituspäätökseen ei voi hakea muutosta rahoituskauden päätyttyä. Muutoshakemukset ovat rahoituspäätöskohtaisia. Konsortion osahankkeen muutoshakemus koskee vain kyseistä osahanketta, ei koko konsortiota.
>> Ohjeet muutoshakemuksen tekemiseen löydät rahoituspäätöksesi liitteenä olevien rahoituksen vakioehtojen (rahoitusehtojen) liitteestä 1.
Ei. Rahoitusta ei voi keskeyttää ja käynnistää uudelleen toisen apurahan, rahoituksen tai työsuhteen vuoksi. Palkan rahoituslähteen tai palvelussuhteen muutos voi kuitenkin olla mahdollinen ilman rahoituskauden keskeyttämistä.
>> Ota yhteyttä Akatemian helpdeskin kautta (Rahoitusehdot tai rahoituksen käyttö) lisätietojen saamiseksi.
Kyllä, suorituspaikkaa voi vaihtaa kaikissa muissa päätöksissä paitsi organisaatiorahoitusmuodoissa (lippulaivaohjelma, tutkimusinfrastruktuurit ja yliopistojen profiloituminen). Suorituspaikan vaihtamista haetaan muutoshakemuksella Akatemian verkkoasioinnissa.
>> Ohjeet muutoshakemuksen tekemiseen löydät rahoituspäätöksesi liitteenä olevien rahoituksen vakioehtojen (rahoitusehtojen) liitteestä 1.
Ei. Oman suorituspaikan sisällä laitoksen tai tiedekunnan vaihtaminen ei ole suorituspaikan vaihdos eikä siitä tarvitse tehdä muutoshakemusta. Jos oikeushenkilö tai y-tunnus säilyy samana, kyse on suorituspaikan sisäisestä muutoksesta. Ilmoita muutoksesta Akatemian kirjaamoon (kirjaamo@aka.fi). Akatemia päivittää tiedon teknisenä korjauksena verkkoasiointiin. Mikäli yleiskustannus- tai henkilösivukulukertoimet muuttuvat, kerro tieto samassa yhteydessä.
Johtajan vaihtamista haetaan muutoshakemuksella Akatemian verkkoasioinnissa. Hakemukseen liitetään entisen (jos tavoitettavissa) ja uuden vastuullisen johtajan allekirjoittama perustelu muutokselle, suorituspaikan suostumus vastuullisen johtajan vaihtamiseen sekä uuden vastuullisen johtajan julkaisuluettelo ja CV. Vaihtaminen on mahdollista vain perustellusta syystä.
>> Ohjeet muutoshakemuksen tekemiseen löydät rahoituspäätöksesi liitteenä olevien rahoituksen vakioehtojen (rahoitusehtojen) liitteestä 1.
Ei yleensä. Ensin vastuullisen johtajan ja suorituspaikan on otettava rahoitus vastaan. Vastuullisen johtajan vaihtamista voidaan tämän jälkeen hakea perustellusta syystä.
>> Ohjeet muutoshakemuksen tekemiseen löydät rahoituspäätöksesi liitteenä olevien rahoituksen vakioehtojen (rahoitusehtojen) liitteestä 1.
Rahoituspäätöksiä ei yhdistetä Akatemian verkkoasioinnissa (SARA). Sama henkilö voi erityistilanteessa johtaa kahta osahanketta, mutta päätökset säilyvät erillisinä ja vastuullisen johtajan vaihtamisesta tehdään tarvittava muutoshakemus.
>> Ohjeet muutoshakemuksen tekemiseen löydät rahoituspäätöksesi liitteenä olevien rahoituksen vakioehtojen (rahoitusehtojen) liitteestä 1.
Kyllä. Vuonna 2022 tai sitä aiemmin alkanut akatemiatutkijarahoitus koostuu erillisestä tehtävä- ja tutkimuskulurahoituksesta. Molemmista päätöksistä tehdään erillinen muutoshakemus.
Vuonna 2023 tai sen jälkeen alkaneessa rahoituksessa on vain yksi siirrettävä päätös.
>> Katso tarkemmat ohjeet rahoituspäätöksesi liitteenä olevista rahoituksen vakioehdoista (rahoitusehdot).
Viimeinen maksatushakemus täytyy toimittaa Akatemiaan viimeistään kaksi kuukautta hankkeen päättymisestä.
>> Ota tarvittaessa yhteyttä Akatemian helpdeskin kautta (Maksatushakemukset tai laskutus).
Kyllä, jos palkkakulu on syntynyt rahoituskauden aikana ja maksatushakemusten määräaikaa on vielä jäljellä. Jos aikaisempi maksatushakemus on ollut virheellinen, voidaan joutua tekemään hyvityslasku ja uusi numeroitu maksatushakemus.
Uuden asiakkaan neuvonnan hoitaa talouden ryhmä sisältäen mm. organisaation sähköisen asiointipalvelun lomakkeen maksatushakemuksen laatimisen. Ota yhteyttä Akatemian helpdeskin kautta (Maksatushakemukset tai laskutus)
Tutkimusorganisaation nimeämä henkilö, jolla on Suomen Akatemian verkkoasioinnissa (SARA-järjestelmä) pääkäyttäjän oikeudet, voi ilmoittaa ja päivittävää tiedot suorituspaikan kustannuskertoimista SARA-järjestelmään (www.aka.fi/verkkoasiointi). Tietoa ei tarvitse toimittaa erikseen muualle. Rahoituspäätöksessä käytetään rahoitushaun päättymishetkellä voimassa olleita kertoimia, ei viimeisimpiä kertoimia.
Kertoimia ei päivitetä uudempiin, jos hakemusta käsitellään uudemman kerran esimerkiksi muutoshakemuksen yhteydessä. Poikkeuksena suorituspaikan vaihtaminen, jolloin kertoimet päivitetään uuden suorituspaikan mukaisiksi.
Ohje organisaation toiminnallisuuksista verkkoasioinnissa (pdf)
Pääsääntöisesti eivät. Maksatuksessa käytetään rahoituspäätökseen vahvistettuja kertoimia koko hankkeen ajan. Suorituspaikan vaihtuessa kertoimet voidaan päivittää uuden suorituspaikan mukaisiksi, mutta päätöksen kokonaismyöntö ei kasva.
Arvonlisävero voidaan sisällyttää kustannuksiin vain, jos se jää rahoituksen saajan lopulliseksi kustannukseksi. Jos vero voidaan vähentää tai kirjata valtion talousarvion arvonlisäveromomentille, sitä ei voi sisällyttää maksatushakemukseen.
Hankkeelle tehty työ kirjataan tuntitasolla, kohdistetaan työpäiville ja vahvistetaan kuukausittain. Työtunnit voi vahvistaa hankkeen vastuullinen johtaja, työntekijän esihenkilö tai muu henkilö, jolla on suorituspaikan ohjeistuksen mukaan valtuutus vahvistaa työtunnit. Työaikakirjausten ja työajan vahvistamisen täytyy olla todennettavissa jälkikäteen. Maksatushakemuksen jälkeen laadittua työajanseurantaa ei hyväksytä.
Tilintarkastus vaaditaan aina seuraavista rahoituspäätöksistä ja se toimitetaan kolmen kuukauden sisällä tilintarkastettavan kauden päättymisestä:
Lisäksi tilintarkastus vaaditaan, jos Akatemian rahoittaman hankkeen rahoituspäätöksessä ilmoitettu myöntö eli Akatemian rahoitusosuus kokonaiskustannuksista on yhteensä 1 000 000 euroa tai enemmän (yksittäinen päätös tai konsortio yhteensä).
Tilintarkastus täytyy suorittaa molemmissa yllä kuvatuissa tapauksissa. Lisäksi tietyissä rahoitusmuodoissa tilintarkastus on pakollinen riippumatta myönnetyn rahoituksen määrästä. Luettelo näistä rahoitusmuodoista löytyy rahoituspäätöksen yhteydessä lähetetyistä rahoitusehdoista/rahoituksen vakioehdoista. Suorituspaikka toimittaa Akatemialle tilintarkastajan tarkastusraportin tutkimusrahoituksen käytöstä hankkeessa. Jos rahoitus on myönnetty konsortiolle, toimittaa jokainen rahoituspäätöksen saanut konsortion osapuoli tilintarkastajan tarkastusraportin saamastaan rahoituksesta Akatemialle.
Kyllä, julkaisukulut voi maksaa hankkeelta suorituspaikan käytäntöjen mukaisesti.
>> Jos tarvitset lisätietoja, ota yhteys suorituspaikkasi tukipalveluihin.
Julkaisuissa ja tutkimusaineistoissa tulee mainita, että tutkimuksen toteuttamiseen on käytetty Suomen Akatemian rahoitusta sekä rahoituspäätöksen numero. Sähköisen julkaisun tai aineiston yhteydessä tiedot on lisättävä sen metatietoihin.
Julkaisuissa ja tutkimusaineistoissa, joita on rahoitettu strategisen tutkimuksen rahoituksella, tulee mainita Akatemian yhteydessä toimivan strategisen tutkimuksen neuvoston rahoitus sekä rahoituspäätöksen numero. Sähköisen julkaisun tai aineiston yhteydessä tiedot on lisättävä sen metatietoihin.
Akatemia edellyttää lähtökohtaisesti Creative Commons Attribution (CC BY) 4.0 lisenssin käyttöä, mutta myös CC BY-SA 4.0, CC0 ja CC BY-ND -lisenssien käyttö on sallittua. Artikkelit voivat sisältää luvanvaraista muiden kuin artikkeleiden kirjoittajien tuottamaa sisältöä, jonka tekijänoikeuksiin kyseiset lisenssit eivät vaikuta. Sallittujen lisenssien käyttöön ei tarvitse pyytää erikseen lupaa Akatemialta.
>> Katso tarkemmat ohjeet rahoituspäätöksesi liitteenä olevista rahoituksen vakioehdoista (rahoitusehdot).
Onko sinulla kysyttävää tai haluatko antaa meille palautetta?
