Maksatus, taloushallinto, työajanseuranta ja tilintarkastukset
Milloin viimeinen maksatushakemus pitää toimittaa?
Viimeinen maksatushakemus täytyy toimittaa Akatemiaan viimeistään kaksi kuukautta hankkeen päättymisestä.
>> Ota tarvittaessa yhteyttä Akatemian helpdeskin kautta (Maksatushakemukset tai laskutus).
Voiko puuttuvan palkkakulun laskuttaa myöhemmässä maksatushakemuksessa?
Kyllä, jos palkkakulu on syntynyt rahoituskauden aikana ja maksatushakemusten määräaikaa on vielä jäljellä. Jos aikaisempi maksatushakemus on ollut virheellinen, voidaan joutua tekemään hyvityslasku ja uusi numeroitu maksatushakemus.
Hoidan laskutusta organisaation puolesta, joka on Akatemian asiakkaana uusi. Mistä saan ohjeet ensimmäisen maksatuspyynnön tekemiseen?
Uuden asiakkaan neuvonnan hoitaa talouden ryhmä sisältäen mm. organisaation sähköisen asiointipalvelun lomakkeen maksatushakemuksen laatimisen. Ota yhteyttä Akatemian helpdeskin kautta (Maksatushakemukset tai laskutus)
Miten kustannuskertoimet toimitetaan Suomen Akatemiaan?
Tutkimusorganisaation nimeämä henkilö, jolla on Suomen Akatemian verkkoasioinnissa (SARA-järjestelmä) pääkäyttäjän oikeudet, voi ilmoittaa ja päivittävää tiedot suorituspaikan kustannuskertoimista SARA-järjestelmään (www.aka.fi/verkkoasiointi). Tietoa ei tarvitse toimittaa erikseen muualle. Rahoituspäätöksessä käytetään rahoitushaun päättymishetkellä voimassa olleita kertoimia, ei viimeisimpiä kertoimia.
Kertoimia ei päivitetä uudempiin, jos hakemusta käsitellään uudemman kerran esimerkiksi muutoshakemuksen yhteydessä. Poikkeuksena suorituspaikan vaihtaminen, jolloin kertoimet päivitetään uuden suorituspaikan mukaisiksi.
Ohje organisaation toiminnallisuuksista verkkoasioinnissa (pdf)
Muuttuvatko kustannuskertoimet hankkeen aikana?
Pääsääntöisesti eivät. Maksatuksessa käytetään rahoituspäätökseen vahvistettuja kertoimia koko hankkeen ajan. Suorituspaikan vaihtuessa kertoimet voidaan päivittää uuden suorituspaikan mukaisiksi, mutta päätöksen kokonaismyöntö ei kasva.
Voiko arvonlisäveron sisällyttää hankkeen kustannuksiin?
Arvonlisävero voidaan sisällyttää kustannuksiin vain, jos se jää rahoituksen saajan lopulliseksi kustannukseksi. Jos vero voidaan vähentää tai kirjata valtion talousarvion arvonlisäveromomentille, sitä ei voi sisällyttää maksatushakemukseen.
Millaista työajanseurantaa hankkeessa vaaditaan?
Hankkeelle tehty työ kirjataan tuntitasolla, kohdistetaan työpäiville ja vahvistetaan kuukausittain. Työtunnit voi vahvistaa hankkeen vastuullinen johtaja, työntekijän esihenkilö tai muu henkilö, jolla on suorituspaikan ohjeistuksen mukaan valtuutus vahvistaa työtunnit. Työaikakirjausten ja työajan vahvistamisen täytyy olla todennettavissa jälkikäteen. Maksatushakemuksen jälkeen laadittua työajanseurantaa ei hyväksytä.
Milloin hanke on tilintarkastettava?
Tilintarkastus vaaditaan aina seuraavista rahoituspäätöksistä ja se toimitetaan kolmen kuukauden sisällä tilintarkastettavan kauden päättymisestä:
- huippuyksiköt
- lippulaivat
- strategisen tutkimuksen rahoitus (STN)
- tutkimusinfrastruktuurit
- yliopistojen profiloituminen (Profi)
Lisäksi tilintarkastus vaaditaan, jos Akatemian rahoittaman hankkeen rahoituspäätöksessä ilmoitettu myöntö eli Akatemian rahoitusosuus kokonaiskustannuksista on yhteensä 1 000 000 euroa tai enemmän (yksittäinen päätös tai konsortio yhteensä).
Olen saanut yli 1 000 000 euron myönnön Akatemialta. Täytyykö se tilintarkastaa? Entä jos olen osallisena konsortiossa, jonka kokonaismyöntö ylittää 1 000 000 euroa, mutta oma osuuteni kokonaisuudesta on alle 1 000 000?
Tilintarkastus täytyy suorittaa molemmissa yllä kuvatuissa tapauksissa. Lisäksi tietyissä rahoitusmuodoissa tilintarkastus on pakollinen riippumatta myönnetyn rahoituksen määrästä. Luettelo näistä rahoitusmuodoista löytyy rahoituspäätöksen yhteydessä lähetetyistä rahoitusehdoista/rahoituksen vakioehdoista. Suorituspaikka toimittaa Akatemialle tilintarkastajan tarkastusraportin tutkimusrahoituksen käytöstä hankkeessa. Jos rahoitus on myönnetty konsortiolle, toimittaa jokainen rahoituspäätöksen saanut konsortion osapuoli tilintarkastajan tarkastusraportin saamastaan rahoituksesta Akatemialle.
