Hantera finansiering

Obs. Namnet på Akademis finansieringsvillkorsdokument ändrades i höst 2025, eftersom vi strävar efter att harmonisera vår terminologi så att den motsvarar den terminologi som används i statsunderstödsverksamheten. Det nya namnet på dokumentet är Standardvillkor för Finlands Akademis finansiering. Ändringen införs stegvis i vår kommunikation.

Den här sidan innehåller anvisningar om hur Finlands Akademis finansiering ska användas. Anvisningarna är avsedda för sökande, finansieringsmottagare och forskningsplatser.

Villkoren för användningen av finansieringen framgår av dokumentet Standardvillkor för Finlands Akademis finansiering (pdf). I arkivet nedan finns tidigare versioner.

De villkor som gällde då ett enskilt finansieringsbeslut fattades sänds till finansieringsmottagaren som en bilaga till beslutet.

Läs också: Anvisningar och rapporteringsblanketter för RRF-finansiering (på finska)

Hur börjar man använda finansiering som Akademin beviljat?

Finansieringsbeslutet och de därtill hörande villkoren finns i Akademins e-tjänst. En kopia av beslutet sänds till projektets forskningsplats via e-tjänsten. Forskningsplatsen är det universitet, forskningsinstitut eller motsvarande som har förbundit sig till ansökan. Forskningsplatsen hanterar projektets finansiering. För att finansieringen ska kunna utbetalas krävs att den ansvariga ledaren och forskningsplatsen bekräftar att de tar emot finansieringen. Forskningsplatsen fakturerar Akademin utifrån faktiska kostnader. Kontakta personalen vid din egen institution, fakultet eller vid motsvarande forskningstjänster för att få ytterligare anvisningar.

Beslutsnumret nämns i beslutsmeddelandet (högra övre hörnet).

För mer information om hur du använder finansieringen, vänligen kontakta oss via helpdesk.

Kan man ansöka om ändringar i finansieringsbeslutet under finansieringsperioden?

Du kan ansöka om ändringar i ett finansieringsbeslut under vissa omständigheter och villkor. Ändring söks med en ansökan som lämnas in via e-tjänsten. Möjliga typer av ändringar och anvisningar om hur man ansöker om ändring finns i de finansieringsvillkor/standardvillkor som bifogats finansieringsbeslutet eller på Akademins webbplats (Hantera finansiering > Ändringar i finansieringsbeslut).

Du kan ansöka om ändringar i ett finansieringsbeslut. Med en och samma ändringsansökan kan du ansöka om endast en typ av ändring. Endast en ändringsansökan per finansieringsbeslut kan vara anhängig vid en och samma tidpunkt. Du kan inte ansöka om ändringar efter finansieringsperiodens utgång.

Ändringar som kräver vårt godkännande är

förlängning av finansieringsperiod (måste sökas senast två månader före finansieringsperiodens slut)
byte av forskningsplats
byte av ansvarig ledare
avstående från forskningsbidrag i sin helhet (då finansiering inte har använts)
avstående från forskningsbidrag medan finansieringsperioden pågår (då finansiering har använts)
ändring av beslutsvillkor eller användningsändamål, väsentlig ändring i forskningsplan
ändring av finansieringsandelar hos delprojekt i konsortier.

Mer detaljerade instruktioner om hur du ansöker om en ändring finns i de finansieringsvillkor/standardvillkor som bifogats finansieringsbeslutet.

Finlands Akademi betalar ut finansieringen enligt utbetalningsansökan utifrån de faktiska kostnaderna. Forskningsplatsen ansvarar för utbetalningsansökningarna. En enskild forskare eller en forskargrupp kan inte lämna in en utbetalningsansökan till Akademin. Ett undantag från denna regel är enskilda forskares personliga stipendier.

Ansökningar om utbetalning lämnas in till Akademin på varje enskilt beslut (dvs. per beslutsnummer) i form av formella nätfakturor. Ett finländskt företag eller en finländsk organisation med FO-nummer kan också ansöka om utbetalning via Akademins e-tjänst. Närmare anvisningar om nätfakturor finns i finansieringsvillkoren/standardvillkoren. Nätfakturorna kan inte innehålla bilagor. Vi accepterar inte fakturor i form av e-postbilagor.

Revisionsskyldigheten beror på finansieringsinstrumentet eller det beviljade finansieringsbeloppet. Revisionsskyldigheten konstateras i finansieringsbeslutets finansieringsvillkor/standardvillkor eller i beslutets specialvillkor.

Revisionsskyldigheten gäller finansiering av forskningsinfrastruktur, finansiering av strategisk forskning, flaggskeppsfinansiering, finansiering av spetsforskningsenheter och universitetens profileringsbidrag oavsett det totala belopp som beviljats (individuellt beslut eller konsortiets totala belopp). För spetsforskningsenheter och flaggskepp där finansieringsperioden består av två på varandra följande perioder görs revisionen efter den senare finansieringsperioden.

Dessutom krävs en revision om det belopp som anges i finansieringsbeslutet för ett akademifinansierat projekt, dvs. Akademins andel av de totala kostnaderna, uppgår till 1 000 000 euro eller mer (enskilt beslut eller konsortium tillsammans).

Akademin kan också kräva en revisionsrapport för andra projekt än de som anges ovan. Dessa meddelas och instrueras separat. Vi kan dessutom låta göra en stickprovsrevision i enlighet med vår årliga revisionsplan.

Revisionsskyldigheten, genomförandet av projektet och iakttagandet av villkoren jämförs alltid med de finansieringsvillkor/standardvillkor som bifogats finansieringsbeslutet samt med eventuella särskilda villkor.

Hur revisionen genomförs

Akademin har en egen rapportmall för revisioner. Använd alltid den senaste mallen. Du hittar mallen under rubriken Blanketter till höger på sidan Hantera finansiering.

Revisionsarbetet fortskrider i enlighet med de åtgärder som beskrivs i rapporten, med hänsyn till finansieringsinstrumentet. Om det finns punkter i rapporten som inte är nödvändiga för revisionen, stryks de över.

Genom revisionen säkerställs det att de kostnader som rapporterats till Akademin motsvarar projektets totala kostnader. Kostnaderna ska ha uppkommit under den finansieringsperiod som nämns i finansieringsbeslutet med beaktande av eventuella förlängningar som beviljats projektet. Kostnader som uppkommit före projektstart godkänns inte, oavsett när de betalats. Kostnader som uppkommit efter projektets slut är inte heller bidragsberättigande. Fakturan kan dock vara daterad efter finansieringsperioden, förutsatt att utgiften har uppstått under projektets lopp. Till exempel en faktura för köpta tjänster kan komma in och betalas först efter finansieringsbeslutets giltighetstid. Om det arbete som fakturan grundar sig på har utförts under beslutets giltighetstid, kan fakturan accepteras till projektets kostnader.

Endast revisionskostnader kan accepteras även om de delvis uppkommit efter finansieringsperioden. Eftersom dessa kostnader ska inkluderas i den sista ansökan om utbetalning är det viktigt att fakturan för revisionen skickas omgående till den som beställt revisionen.

I bokföringen ska kostnaderna för projektet kunna specificeras och deras samband med bokföringen och rapporteringen ska kunna ses. För att specificera kostnaderna kan man till exempel använda projektets beslutsnummer eller kostnadsställe. I regel kräver Akademins finansieringsvillkor/standardvillkor alltid en uppföljning över de arbetstimmar som har utförts inom projektet. Om arbetstidsuppföljningen inte har ordnats i enlighet med finansieringsvillkoren/standardvillkoren, kan Akademin låta bli att godkänna personens lönekostnader som projektkostnader. De kan bekräftas av projektets ansvariga ledare, den anställdes chef eller någon annan person som enligt instruktionerna på forskningsplatsen är behörig att bekräfta arbetstiden.

Hur revisionsrapporten lämnas in

Revisionsrapporten ska lämnas in till Akademins registratorskontor inom tre månader efter finansieringsperiodens slut. Kontakta revisorn i god tid före finansieringsperiodens slut för att säkerställa att revisionen kan utföras inom utsatt tid.

Anvisningar och rapporteringsblanketter för RRF-finansiering (på finska)

Finlands Akademi tillämpar en s.k. totalkostnadsmodell. Modellen gäller nästan alla bidragsformer. Modellen påverkar ansökan om finansiering, finansieringsbesluten, medelsanvändningen och rapporteringen.

Hur totalkostnadsmodellen tillämpas i ansökningsskedet

Innan ansökan lämnas in kommer sökanden överens med forskningsplatsen om hur forskningsplatsen konkret stöder projektet. På ansökningsblanketten uppger den sökande en uppskattning av projektets totalkostnader samt en finansieringsplan. Ansökan ska göras upp så att Akademins finansieringsandel överensstämmer med utlysningstexten; vanligen uppgår andelen till högst 70 procent av projektets totalkostnader.
I ansökan uppges också forskningsplatsens omkostnadsandel, lönebikostnader och koefficienten för effektiv arbetstid. Forskningsplatsen upprätthåller dessa uppgifter i e-tjänsten. Uppgifterna meddelas i procent. Den sökande ska kontrollera dessa uppgifter från administrationen vid sin egen organisation.
Forskningsplatsens förbindelsegivare ska kontrollera att ovanstående information som lämnats i ansökan accepteras av organisationen och förbinda sig till informationen genom den elektroniska förbindelsen.

Principer och definitioner

Totalkostnadsmodellen påverkar hur man ansöker om finansiering från Akademin och hur finansieringsbesluten bereds, fattas och verkställs. Modellen tillämpas även på utbetalningsansökningar.

Rapporteringen i samband med utbetalningsansökningar utgår från projektbokföring, som i sin tur bygger på affärsbokföring. I projektbokföringen bokförs projektets direkta kostnader. Dessutom ska kalkylerade allmänna omkostnader och lönebikostnader bokföras för projektet.

Den omkostnadsandel som godkänts i Akademins finansieringsbeslut gäller under hela finansieringsperioden. Om forskningsplatsen ändras kommer dock omkostnadskoefficienten att uppdateras i enlighet med koefficienten för den nya forskningsplatsen. Det belopp som tilldelats projektet kommer inte att ändras, även om omkostnadskoefficienten ändras när forskningsplatsen ändras.

Definitioner

Totalkostnadsmodellen är en typ av kostnadskalkyl där en organisations alla kostnader fördelas enligt matchningsprincipen på ett kostnadsobjekt (t.ex. ett projekt) oberoende av finansieringskällan. Utgångspunkten är de direkta kostnaderna för effektiv arbetstid i enlighet med matchningsprincipen. De övriga direkta och indirekta kostnaderna fördelas på kostnadsobjektet med hjälp av koefficienten för lönebikostnader och omkostnadskoefficienten. Enligt totalkostnadsmodellen beslutar varje finansiär sin egen andel av totalkostnaderna efter sina egna principer.
Med effektiv arbetstid avses den faktiska arbetstid som allokerats till en viss beräkningspost, exklusive frånvaron med lön eller andra frånvaron.
Frånvaro med lön täcker alla de lönekostnader som uppkommer p.g.a. lagstadgade eller andra frånvaron (t.ex. semester, ledighet vid barns födelse och vård, sjukfrånvaro och utbildning, deltagande i arbetarskydds-, samarbets-, eller fackföreningsverksamhet samt övriga frånvaron utifrån arbetskollektivavtal och arbetslagstiftning).
Direkta kostnader omfattar typiskt direkta lönekostnader, projektkostnader gällande speciella anordningar och lokaler, resekostnader eller andra väsentliga forskningskostnader som kan allokeras direkt, t.ex. kemikalier eller tjänsteupphandlingar.
Koefficienten för lönebikostnader är en procentandel som räknas utifrån de direkta löner som fördelats på ett kostnadsobjekt. Koefficienten innebär i praktiken att lönebikostnaderna fördelas som genomsnittliga summor. Då den genomsnittliga koefficienten uträknas fördelas och periodiseras semesterlönen och semesterpenningen som indirekta kostnader på basis av den semester som intjänats (inte den som tagits ut) under projektets gång.
Omkostnaderna fördelas på de slutliga kostnadsobjekten med hjälp av en omkostnadskoefficient, som är en procentandel som räknas utifrån summan av löner och lönebikostnader för arbetad tid. En del av omkostnaderna fördelas på organisationens alla uppgifter. Om organisationens olika uppgiftshelheters kostnadsstrukturer väsentligt skiljer sig från varandra måste helheterna få egna omkostnadskoefficienter. Kostnader som uppkommer enbart inom ett resultatområde inom organisationen (t.ex. inom undervisning) ska fördelas enligt matchningsprincipen just på detta resultatområde.
Med egenfinansieringsandel menas organisationens egen finansieringsandel av ett gemensamt finansierat projekts totalkostnader (dvs. de övriga finansiärernas andelar har subtraherats från totalkostnaderna). En forskningsplats kan finansiera sin andel enligt finansieringsvillkoren/standardvillkoren. Andelen kan finansieras med statsunderstöd för verksamhetsutgifter, intäkter från affärsverksamhet eller näringsverksamhet, donationsmedel eller annan extern finansiering.
En finansiär kan av olika skäl i sina villkor bestämma att vissa kostnadsposter är icke-stödberättigande. Dessa är t.ex. kostnader som uppkommer utanför den stödberättigande perioden och kostnader, skatter eller finansieringskostnader som av andra skäl inte är förknippade med genomförandet av verksamheten i fråga. I stället för investeringskostnader godkänns ofta avskrivningar som stödberättigande kostnadsposter.

Nedan hittar du de senaste standardvillkoren för finansiering samt tidigare dokument med finansieringsvillkor. De villkor som gäller ett enskilt finansieringsbeslut finns bifogade till beslutet (tillgängligt i e-tjänsten).

2025

Standardvillkor för Finlands Akademis finansiering (22.9.2025).

2024

2023

2022

Finlands Akademis finansieringsvillkor 25.8.2022–31.8.2023 (pdf), sammandrag

2020–2021

Äldre villkor

Snabblänkar:

Hur ska kostnadskoefficienterna lämnas in till Akademin?

Den person som forskningsorganisationen utsett och som har administratörsrättigheter till kan i e-tjänsten föra in och uppdatera uppgifterna om forskningsplatsens kostnadskoefficienterna. Informationen behöver inte separat skickas någon annanstans. De koefficienter som används i finansieringsbeslutet är de som gäller då utlysningen stängt, inte de senaste koefficienterna.

Koefficienterna uppdateras inte om ansökan behandlas en andra gång, till exempel i samband med en ansökan om ändring. Ett undantag är när forskningsplatsen byts; då uppdateras koefficienterna enligt den nya forskningsplatsen.

Anvisningar om organisationens funktioner i e-tjänsten (på finska) finns på vår webbplats i pdf-format.

Användning av finansiering

Hur vet jag om det finns några särskilda villkor (t.ex. tidig utbetalning) kopplade till finansieringsbeslutet?

Information om eventuella särskilda villkor finns i beslutsmeddelandet. Beslutsmeddelandet hittar du i e-tjänsten.

Hur noga måste finansieringsmottagaren följa/iaktta de årliga delbetalningar som anges i finansieringsbeslutet?

På årsbasis bör finansieringen användas i enlighet med beslutets kostnadsberäkning. De årliga delbetalningarna är dock inte bindande (dvs. du kan använda mer eller mindre än det belopp som anges i den ursprungliga planen), så länge pengarna används för verksamhet i linje med forsknings- eller verksamhetsplanen. Det slutliga belopp i euro som anges i finansieringsbeslutet kan användas fram till slutet av finansieringsperioden.

Måste jag ansöka om att få ändra de årliga delbetalningarna?

Nej, inte när det gäller ändringar i årliga delbetalningar. Om de årliga delbetalningarna under finansieringsperioden avviker betydligt från beslutets kostnadsberäkning, måste den ansvariga projektledaren utan dröjsmål meddela avvikelsen via e-tjänsten under Mina ansökningar > Beslutade > Mer information.

Godkänns kostnader som uppstått utanför finansieringsperioden?

Nej. Kostnader som uppstår innan projektet inleds och efter projektets slut godkänns inte. Fakturan kan dock vara daterad efter finansieringsperioden, förutsatt att utgiften har uppstått under projektets lopp. Ett undantag från detta är kostnaderna för revision, som kan räknas som projektkostnader även om de uppstår efter projektets finansieringsperiods slut.

Exempel: Analysen av proverna har utförts under finansieringsperioden, men tjänsteleverantören fakturerar forskningsplatsen för analysen efter finansieringsperiodens slut. I så fall kan fakturan godkännas som en del av projektkostnaderna och inkluderas i ansökan om utbetalning till Akademin.

I vilket fall måste man göra en ansökan om ändring av finansieringsbeslutet?

En lista över situationer där en ändringsansökan behövs finns under rubriken Ändringar i finansieringsbeslut. För mer detaljerade instruktioner om hur man ansöker om en ändring, se bilaga 1 i de finansieringsvillkor/standardvillkor som åtföljde beslutsmeddelandet.

Kan eurobeloppen för olika utgiftsslag (löner, utrustning, resor) ändras från vad de är i den ursprungliga ansökan om finansiering? Till exempel om jag behöver mer pengar till resor och mindre till utrustning.

Utgiftsslagen är inte bindande, dvs. ändringar som stöder genomförandet av forsknings- och interaktionsplanen är godtagbara.

Man behöver inte meddela ändringar i utgiftsslag till Akademin.

Kan projektledaren få lön från projektet?

Ja, med vissa begränsningar. Läs mer i våra finansieringsvillkor/standardvillkor. De finansieringsvillkor/standardvillkor som gäller ditt finansieringsbeslut finns i e-tjänsten i samband med beslutet.

Jag sköter om faktureringen för en organisation som är en ny kund för Finlands Akademi. Var får jag instruktioner om hur jag gör min första begäran om utbetalning?

Nya klienter får rådgivning av ekonomigruppen, inklusive instruktioner för hur man fyller i/gör organisationens blankett/ansökan om utbetalning via e-tjänsten. Kontakta ekonomigruppen via helpdesk (Ansökan om utbetalning eller fakturering).

Jag har fått ett bidrag på mer än 1 000 000 euro från Akademin. Måste det granskas av en revisor? Vad händer om jag ingår i ett konsortium vars totala bidrag överstiger 1 000 000 euro, men min andel är mindre än 1 000 000 euro?

En revision måste utföras i båda de fall som beskrivs ovan. Vidare är det för vissa bidragsformer obligatoriskt med en revision, oavsett finansieringsbeloppets storlek. En lista över dessa bidragsformer finns i de finansieringsvillkor/standardvillkor som åtföljde finansieringsbeslutet. Forskningsplatsen ska lämna in en revisionsberättelse till Akademin om användningen av forskningsfinansiering i projektet. Om finansieringen har beviljats ett konsortium, ska varje konsortiepart som har fått ett finansieringsbeslut lämna in en revisionsberättelse om finansieringen.

Om du misstänker överträdelse av finansieringsvillkoren i ett projekt (inkl. RSF-finansiering) som finansieras av Finlands Akademi, ber vi dig göra en anmälan på en separat anmälningsblanketten. Blanketten finns under rubriken Blanketter till höger på sidan Hantera finansiering. Skicka den ifyllda blanketten till Akademins registratorskontor (kirjaamo@aka.fi). Använd krypterad e-post vid behov. Dataskyddsbeskrivningen för behandlingen av anmälningar finns här.

Anmälan kan göras av en person som arbetar inom projektet, en representant för forskningsplatsen eller någon annan person som fått kännedom om saken. Om anmälan leder till fortsatta åtgärder hör Akademin parterna som en del av utredningsprocessen. Hörandet innebär att den ursprungliga anmälan skickas till parterna och att de kan ge svaromål på den.

Observera att anmälningsblanketten för misstänkt överträdelse av finansieringsvillkoren inte är avsedd för anmälningar som omfattas av visselblåsarlagen (lagen om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen 1171/2022) eller gäller kränkningar av god vetenskaplig praxis. Du kan läsa mer om frågor som omfattas av visselblåsarlagen här: Visselblåsarskydd. Du kan läsa om anmälan om misstänkta kränkningar av god vetenskaplig praxis och utredningsprocessen på Forskningsetiska delegationens webbplats.

Akademins behörighet vid misstänkt överträdelse av finansieringsvillkoren

Finlands Akademi är i egenskap av statsbidragsmyndighet med stöd av 15 § i statsunderstödslagen skyldig att inhämta uppgifter om misstänkt stridighet mot finansieringsvillkoren.

Våra lagstadgade metoder vid brott mot finansieringsvillkoren är att avbryta utbetalningen av statsunderstöd (19 § i statsunderstödslagen) och återkrav (21 § och 22 §).

Observera att Akademin är en utomstående finansiär av projektet och att vi inte har behörighet att ingripa i interna ärenden i den organisation som mottagit finansiering om ärendet inte är förknippat med brott mot lagen eller finansieringsvillkoren. Interna ärenden är bl.a. personalens avlöning och andra personalärenden, anställningsvillkor, organisering av arbetet, resor och anskaffningar.

Så här behandlas anmälningarna

Akademins behandlingsprocess framskrider enligt följande (se processbilden nedan):

Akademin tar emot en anmälan om misstänkt överträdelse av finansieringsvillkoren.
Akademin gör en förutredning om huruvida anmälan gäller ett ärende som faller under Akademins behörighet. I det här skedet kan Akademin begära tilläggsuppgifter av anmälaren. Utifrån förutredningen beslutar man om det finns anledning att vidta fortsatta åtgärder (2A) eller om behandlingen av ärendet avslutas här (2B). Anmälaren underrättas om förutredningens resultat.
Om det utifrån anmälan finns anledning till fortsatta åtgärder, inleds ett hörande där den ursprungliga anmälan skickas till parterna. Parterna kan skriftligen kommentera (svaromål) de ärenden som framförts i anmälan inom utsatt tid. Ärendet kan avgöras även om parterna inte kommenterar anmälan inom utsatt tid.
Anmälaren, om hen är part, ges möjlighet att skriftligen kommentera svaromålet.
Vid behov kan Akademin ännu begära tilläggsuppgifter.
Akademin avgör ärendet.
Akademin underrättar parterna om avgörandet.

Större bild

Har du frågor eller synpunkter?

Kontakta oss

Hantera finansiering

Börja använda finansiering

Hur börjar man använda finansiering som Akademin beviljat?

Kan man ansöka om ändringar i finansieringsbeslutet under finansieringsperioden?

Ändringar i finansieringsbeslut

Hur finansieringen utbetalas