Totalkostnadsmodellen

Finlands Akademi tillämpar en s.k. totalkostnadsmodell. Modellen gäller nästan alla bidragsformer. Modellen påverkar ansökan om finansiering, finansieringsbesluten, medelsanvändningen och rapporteringen.

Hur totalkostnadsmodellen tillämpas i ansökningsskedet

1. Innan ansökan lämnas in kommer sökanden överens med forskningsplatsen om hur forskningsplatsen konkret stöder projektet. På ansökningsblanketten uppger den sökande en uppskattning av projektets totalkostnader samt en finansieringsplan. Ansökan ska göras upp så att Akademins finansieringsandel överensstämmer med utlysningstexten; vanligen uppgår andelen till högst 70 procent av projektets totalkostnader.
2. I ansökan uppges också forskningsplatsens omkostnadsandel, lönebikostnader och koefficienten för effektiv arbetstid. Forskningsplatsen upprätthåller dessa uppgifter i e-tjänsten. Uppgifterna meddelas i procent. Den sökande ska kontrollera dessa uppgifter från administrationen vid sin egen organisation.
3. Forskningsplatsens förbindelsegivare ska kontrollera att ovanstående information som lämnats i ansökan accepteras av organisationen och förbinda sig till informationen genom den elektroniska förbindelsen.

Principer och definitioner

Totalkostnadsmodellen påverkar hur man ansöker om finansiering från Akademin och hur finansieringsbesluten bereds, fattas och verkställs. Modellen tillämpas även på utbetalningsansökningar.

Rapporteringen i samband med utbetalningsansökningar utgår från projektbokföring, som i sin tur bygger på affärsbokföring. I projektbokföringen bokförs projektets direkta kostnader. Dessutom ska kalkylerade allmänna omkostnader och lönebikostnader bokföras för projektet.

Den omkostnadsandel som godkänts i Akademins finansieringsbeslut gäller under hela finansieringsperioden. Om forskningsplatsen ändras kommer dock omkostnadskoefficienten att uppdateras i enlighet med koefficienten för den nya forskningsplatsen. Det belopp som tilldelats projektet kommer inte att ändras, även om omkostnadskoefficienten ändras när forskningsplatsen ändras.

Definitioner

• Totalkostnadsmodellen är en typ av kostnadskalkyl där en organisations alla kostnader fördelas enligt matchningsprincipen på ett kostnadsobjekt (t.ex. ett projekt) oberoende av finansieringskällan. Utgångspunkten är de direkta kostnaderna för effektiv arbetstid i enlighet med matchningsprincipen. De övriga direkta och indirekta kostnaderna fördelas på kostnadsobjektet med hjälp av koefficienten för lönebikostnader och omkostnadskoefficienten. Enligt totalkostnadsmodellen beslutar varje finansiär sin egen andel av totalkostnaderna efter sina egna principer.
• Med effektiv arbetstid avses den faktiska arbetstid som allokerats till en viss beräkningspost, exklusive frånvaron med lön eller andra frånvaron.
• Frånvaro med lön täcker alla de lönekostnader som uppkommer p.g.a. lagstadgade eller andra frånvaron (t.ex. semester, ledighet vid barns födelse och vård, sjukfrånvaro och utbildning, deltagande i arbetarskydds-, samarbets-, eller fackföreningsverksamhet samt övriga frånvaron utifrån arbetskollektivavtal och arbetslagstiftning).
• Direkta kostnader omfattar typiskt direkta lönekostnader, projektkostnader gällande speciella anordningar och lokaler, resekostnader eller andra väsentliga forskningskostnader som kan allokeras direkt, t.ex. kemikalier eller tjänsteupphandlingar.
• Koefficienten för lönebikostnader är en procentandel som räknas utifrån de direkta löner som fördelats på ett kostnadsobjekt. Koefficienten innebär i praktiken att lönebikostnaderna fördelas som genomsnittliga summor. Då den genomsnittliga koefficienten uträknas fördelas och periodiseras semesterlönen och semesterpenningen som indirekta kostnader på basis av den semester som intjänats (inte den som tagits ut) under projektets gång.
• Omkostnaderna fördelas på de slutliga kostnadsobjekten med hjälp av en omkostnadskoefficient, som är en procentandel som räknas utifrån summan av löner och lönebikostnader för arbetad tid. En del av omkostnaderna fördelas på organisationens alla uppgifter. Om organisationens olika uppgiftshelheters kostnadsstrukturer väsentligt skiljer sig från varandra måste helheterna få egna omkostnadskoefficienter. Kostnader som uppkommer enbart inom ett resultatområde inom organisationen (t.ex. inom undervisning) ska fördelas enligt matchningsprincipen just på detta resultatområde.
• Med egenfinansieringsandel menas organisationens egen finansieringsandel av ett gemensamt finansierat projekts totalkostnader (dvs. de övriga finansiärernas andelar har subtraherats från totalkostnaderna). En forskningsplats kan finansiera sin andel enligt finansieringsvillkoren/standardvillkoren. Andelen kan finansieras med statsunderstöd för verksamhetsutgifter, intäkter från affärsverksamhet eller näringsverksamhet, donationsmedel eller annan extern finansiering.
• En finansiär kan av olika skäl i sina villkor bestämma att vissa kostnadsposter är icke-stödberättigande. Dessa är t.ex. kostnader som uppkommer utanför den stödberättigande perioden och kostnader, skatter eller finansieringskostnader som av andra skäl inte är förknippade med genomförandet av verksamheten i fråga. I stället för investeringskostnader godkänns ofta avskrivningar som stödberättigande kostnadsposter.