Miten toimeksisaaja- ja alihankkijatiedot raportoidaan Suomen Akatemialle?

Jos tuensaaja on hankintalain (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) 5 §:ssä tarkoittama hankintayksikkö, joka hankkii tavaroita tai palveluita hankkeeseensa, Suomen Akatemian tulee RRF-asetuksen (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus elpymis- ja palautumistukivälineen perustamisesta (EU) (2021/241) mukaisesti kerätä tiedot hankintayksikön hankkeeseen liittyvän palvelun tai tavaran toimittajasta (toimeksisaajasta) ja tämän mahdollisista alihankkijoista.

Tiedot toimeksisaajista ja alihankkijoista kerätään suoraan hankkeeseen liittyvien palveluiden ja tavaroiden (aine- ja tarvikekustannukset, laiteostot, ostetut palvelut ja muut kustannukset) toimittajista, ei kuitenkaan henkilö- ja yleiskustannusluonteisten tukipalveluiden (esim. hallinnon palvelut) eikä matkustamiseen liittyvien palveluiden toimittajista. Jos hankinnat ovat toimenpiteen ydintekemistä, tiedot toimeksisaajista ja alihankkijoista tulee kerätä myös pienhankinnoista, eli myös niistä hankinnoista, jotka eivät ylitä hankintalaissa määriteltyjä kansallisia tai EU-kynnysarvoja.

Suomen Akatemian tulee RRF-asetuksen mukaisesti kerätä ja tallentaa myös toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien etu- ja sukunimet sekä syntymäajat. Suomalaisten yhteisöjen edunsaajatietoja on kerätty Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) ylläpitämään kaupparekisteriin, jonne toimitettuja tietoja tosiasiallisten omistajien ja edunsaajista Suomen Akatemia hyödyntää PRH:n luvalla RRF-rahoituksen seuranta- ja raportointitarkoituksiin. Tosiasiallisella omistajalla ja edunsaajalla tarkoitetaan EU:n rahanpesudirektiivissä ja Suomen rahanpesulaissa määriteltyjä tahoja (PRH:n ohje Rahanpesulain velvoitteet).

Kotimaisen organisaation (ts. toimeksisaajan) tiedot sekä toimeksisaajan alihankkijat ilmoitetaan Toimeksisaaja- ja alihankkijatietojen ilmoitus (FIN) / Notification of a Finnish contractor or subcontractor (EN) -lomakkeella Suomen Akatemia hakee edunsaajatiedot PRH:n tietopalvelusta raportoitujen tietojen perusteella.

PRH:n ylläpitämässä rekisterissä ei ole kaikkia edunsaajatietoja, joten Suomen Akatemia voi joutua pyytämään tuensaajilta täydentäviä tietoja. Olemme näissä tapauksissa erikseen yhteydessä tietojen ilmoittajaan, jonka yhteystieto annetaan edm. lomakkeella. PRH:n tietopalvelusta puuttuvat tiedot ilmoitetaan Edunsaajatietojen ilmoitus (FIN)/Notification of a beneficiary (EN) -lomakkeella. Lisätietoa PRH:n edunsaajatiedoista löydät PRH:n sivuilta.

Ulkomaisten toimeksisaajien ja alihankkijoiden tiedot ilmoitetaan lomakkeella Notification of a foreign contractor (EN). Lomakkeella kerätään myös ulkomaisten toimeksisaajien ja alihankkijoiden edunsaajatiedot.

Suomen Akatemia ohjeistaa RRF-rahoitettuja hankkeita tiedottamaan toimeksisaajia heitä koskevien tietojen tiedonkeruusta jo hankintaprosessin aikana. Lomakkeilla kerättävien tietojen tietosuoja on kuvattu RRF-tutkimusrahoitustoiminnan tietosuojaselosteessa. Lomakkeen/t voi välittää myös toimeksisaajan täytettäväksi. Mahdolliset tiedonkeruuta koskevat kysymykset voi ohjata suoraan palveluosoitteeseen rrf@aka.fi.

Lomakkeilla voi ilmoittaa tietoja koskien hankintoja, jotka on tehty 1.1.2023 lukien joko hankintojen varmistuessa tai maksatusten yhteydessä. Suomen Akatemia tarkistaa toimeksisaajien tiedot, toimeksisaajien tosiasiallisia omistajia ja edunsaajia koskevat tiedot sekä toimeksisaajien käyttämien alihankkijoiden tiedot kolme kertaa vuodessa maksatusten yhteydessä. Lomakkeilla voi toimittaa myös täydentäviä tietoja hankinnoista, jotka on tehty ennen 1.1.2023 ja sisällytetty jo toimitettuihin maksatuksiin. Tietojen raportoimatta jättäminen voi RRF-rahoitusehtojen mukaisesti johtaa rahoituksen takaisinperintään (RRF-erityisehdot, kohta 4).