FI EN

Detaljerade anvisningar om datahanteringsplanen

Frågor i datahanteringsplanen, Akademins anvisningar och god praxis

Innehållet i dessa anvisningar motsvarar innehållet i de anvisningar som har publicerats i DMPTuuli om Finlands Akademis utlysningar.

Disposition:

  1. Allmän beskrivning av forskningsmaterialet
  2. Dokumentation och kvalitet
  3. Förvaring och säkerhetskopiering
  4. Etiska och juridiska frågor i anslutning till lagringen av data
  5. Forskningsmaterialets tillgänglighet och långtidsförvaring

1. Allmän beskrivning av forskningsmaterialet

Finlands Akademis anvisningar:

Forskningsmaterialets grundegenskaper och valet av filformat stödjer forskarnas arbete och forskningssamarbetet. Det är viktigt att göra rätta val för att forskningsdata ska kunna tillgängliggöras och delas.

Följ standardiserade eller fastställda datainsamlingsprotokoll och använd vanligt förekommande materialtyper för att möjliggöra delning och återanvändning av materialet. Egenskaperna hos och filformaten för det material som ska lagras och arkiveras beror på forskningsområdet och typen av forskning. Beskriv datainsamlingen och analyserna i detalj i forskningsplanen.

Anvisningar i DMPTuuli:

1.1 Vilken typ av forskningsmaterial samlas in eller används i projektet?

Beskriv kort ditt forskningsmaterial, dvs. vilken typ av material som ska samlas in för projektet och vilket material som produceras inom projektet. Beskriv hur materialet samlas in (t.ex. enkät, intervju, laboratorieprov, observation). Beskriv också vilket befintligt material som kommer att utnyttjas inom projektet.

Specificera vilka typer av material som kommer att användas och produceras inom projektet (t.ex. texter, bilder, fotografier, statistik, prov, koder).

God praxis:

  • Beskriv ditt material så att du kan hänvisa till det i din datahanteringsplan. Materialbeskrivningen lägger grunder för hela planen.
  • Beskriv dina metoder i detalj i forskningsplanen.
  • Genom att använda befintligt material som har producerats antingen av dig själv eller av andra undviker du överlappande arbete.

1.2 Vilka filformat används i materialet?

Forskningsmaterialets filformat är av primär betydelse för öppen tillgång till och återanvändning av materialet. Lista materialets filformat. Kom ihåg att det filformat som använts under projektets lopp nödvändigtvis inte är det lämpligaste formatet med tanke på långtidsförvaring och återanvändning.

God praxis:

  • Lista materialets filformat (t.ex. .csv, .txt, .docx, .xlsx eller .tif).
  • Kom ihåg att vid behov bifoga uppgifter om vilka program som används för att öppna olika filformat.
  • Använd program och filformat som bygger på öppna standarder för att möjliggöra fortsatt användning av, kompatibilitet hos och delning av datamaterialet.

2. Dokumentation och kvalitet

Finlands Akademis anvisningar:

Standardiserad datadokumentation och kvalitetssäkrade data under hela forskningsprojektet skapar välfungerande länkar mellan projektet och hela forskarsamhället, särskilt när det gäller valideringen av de resultat som presenteras i projektets publikationer samt med tanke på användningen av delat material. Det material som har producerats eller använts i projektet måste kunna hittas, identifieras och lokaliseras med hjälp av metadata.

Anvisningar i DMPTuuli:

2.1 Hur dokumenteras forskningsmaterialet?

Med dokumentation kan man se till att forskningsmaterialet kan hittas, användas och hänvisas till även i framtiden. Metadata berättar var, när, varför och hur materialet har insamlats, behandlats och tolkats. Metadata erbjuder även information om utförda prov, analyser och forskningskontexten.

I metadata kan ingå beskrivande uppgifter som hjälper med att indexera, hitta och söka data (t.ex. nyckelord) samt tekniska uppgifter som beskriver hur materialet har tagits fram och strukturerats och hur det ska användas (t.ex. filnamn). Metadata kan dessutom erbjuda information om vem som äger materialet, vem som har tillgång till det och vem som har rätt att hantera det.

God praxis:

  • Fundera över hur forskningsmaterialet organiseras under projektets gång. Beskriv bl.a. namngivningen av filer, versionshanteringen och mappstrukturen.
  • Specificera de materialtyper som behövs för att materialet kan hittas, nås, tolkas, utnyttjas och hänvisas till.
  • De datalager som erbjuder långtidsförvaring kräver ofta att man använder vissa metadatastandarder. Kontrollera om du kan använda en befintlig metadatamodell eller -standard (dvs. rekommenderade metadataelement) som används inom ett forskningsområde, en forskargemenskap eller ett datalager.
  • Etsin är en finländsk nationell söktjänst för forskningsdata där forskare kan publicera metadata ur sina egna material och göra dem tillgängliga.

2.2 Hur säkerställs och dokumenteras materialets enhetlighet och kvalitet?

Genom kvalitetskontroll försäkrar du dig om att data inte går förlorade eller ändras av misstag under forskningsprocessen. Kvalitetskontroll är en väsentlig del av de olika forskningsfaserna från datainsamling till lagring, digitalisering och kontroll av data.

God praxis:

  • Redogör för hur de datainsamlingsmetoder som används i projektet påverkar kvaliteten på materialet. En utförlig dokumentation av datainsamlingen är ett tecken på kvalitet.
  • Kvalitetskontrollen kan innehålla standardiserade observationsmetoder och -protokoll, lagringsformulär med tydliga anvisningar, mångfaldiga mätningar, observationer och prover samt kalibrering av utrustning.

3. Förvaring och säkerhetskopiering

Finlands Akademis anvisningar:

Lagring och säkerhetskopiering är viktiga faser under projektets gång, särskilt om den datamängd som hanteras i projektet är mycket stor eller om materialet är mycket komplext. Du ska beskriva hur en säker och tillförlitlig lagring av forskningsmaterialet säkerställs under projektets livscykel.

Anvisningar i DMPTuuli:

3.1 Hur lagras och skyddas forskningsmaterialet?

Beskriv var projektets forskningsmaterial och säkerhetskopior lagras. Beskriv hur materialet lagras och delas efter projektet under punkt 5.

Vem ansvarar för säkerhetskopieringen och återställandet av materialet? Om flera forskare är involverade i projektet, utarbeta en gemensam plan för att försäkra dig om en säker dataöverföring mellan projektdeltagarna.

God praxis:

  • Det rekommenderas att du använder dig av en säker lagringstjänst som tillhandahålls av din organisations it-stöd.
  • Om du utnyttjar kommersiella molntjänster (t.ex. Google Drive) ska du inte utnyttja dem för att spara eller dela okrypterade personliga eller känsliga uppgifter.

3.2 Hur kontrolleras åtkomst till forskningsmaterialet?

Det är mycket viktigt att sköta om dataskyddet, särskilt om forskningsmaterialet innehåller känsliga uppgifter (t.ex. personuppgifter, politiskt känslig information eller affärshemligheter).

Definiera vem som har åtkomst till materialet och för vilket ändamål de får använda materialet. Vem kontrollerar åtkomsträtten?

God praxis:

  • Kontrollen av åtkomsten till materialet måste alltid ställas i relation till typen av material och den grad av sekretess som krävs.
  • Kom ihåg att din egen organisation kan ha sina egna dataskyddsregler som du måste följa.

4. Etiska och juridiska frågor i anslutning till lagringen av data

Finlands Akademis anvisningar:

Etiska frågor och immateriella rättigheter är av primär betydelse med tanke på lagring och begränsningar i tillgängliggörandet av forskningsmaterialet. Finlands Akademi har som mål att främja en så fri åtkomst till forskningsmaterial som möjligt och effektiv fortsatt användning av materialet, men vill dock påminna om att åtkomsten till forskningsmaterialet vid behov ska kunna begränsas. Forskarna måste hitta en fungerande balans mellan öppenhet, integritetsskydd, kommersialisering och immateriella rättigheter.

Gör upp planer och vidta nödvändiga åtgärder för att lösa eventuella etiska eller juridiska frågor i anslutning till delning av materialet. Detaljer kring de etiska frågorna, etiska kommitténs utlåtanden och användning av försöksdjur ska beskrivas i forskningsplanen. I datahanteringsplanen beskrivs endast etiska frågor som rör datahanteringen.

Anvisningar i DMPTuuli:

4.1 Hur beaktas etiska aspekter?

Beskriv hur du tänker följa etiska principer och gällande lagstiftning. Etiska frågor ska beaktas under forskningsprojektets hela livscykel – från planering till publicering – och även när det gäller fortsatt användning av materialet.

Informerat samtycke av den som medverkar i en studie är ett vanligt etiskt krav i de flesta forskningsprojekt. Om du hanterar material som innehåller personliga eller känsliga uppgifter, fundera också över hur du ska säkerställa integritetsskyddet och anonymiteten.

God praxis:

4.2 Hur hanteras äganderätten, upphovsrätten och immateriella rättigheterna?

Beskriv hur och vem som får äganderätt och behörighet till forskningsmaterialet. Beakta även äganderätt och behörighet om material från tredje part används i projektet. Dessa frågor måste avgöras redan då projektet planeras. Det kan bli mycket svårt att dela och återanvända material om äganderätten inte avgörs tillräckligt tidigt.

God praxis:

  • Beakta din organisations riktlinjer när det gäller äganderätt till materialet.
  • Beakta också finansiärers riktlinjer när det gäller äganderätt och immateriella rättigheter.
  • Det rekommenderas att allt forskningsmaterial, alla koder och alla program från projektet tillgängliggörs för fortsatt användning t.ex. med hjälp av en Creative Commons- eller annan öppen licens (t.ex. GNU, MIT). Den rekommenderade CC-licensen för öppen vetenskap är CC BY.

5. Forskningsmaterialets tillgänglighet och långtidsförvaring

Finlands Akademis anvisningar:

Bland det viktigaste med offentligt finansierad forskning är forskningsresultaten. Därför är utgångsläget att forskningsmaterial som har producerats med finansiering av Finlands Akademi ska vara öppet tillgängligt. Genom öppen tillgång till data får forskningsrönen fler dimensioner och större effekter, ofta utanför de ramar som ursprungligen formulerats för forskningsprojektet. Öppet forskningsmaterial är även en merit för de forskare och forskargrupper som har samlat in och tillgängliggjort materialet.

Du ska beskriva och specificera hur och i vilka arkiv och databaser du kommer att bevara ditt forskningsmaterial efter att projektet har avslutats.

Anvisningar i DMPTuuli:

5.1 Hur, när och var tillgängliggörs materialet för andra?

Kan du tillgängliggöra allt material eller endast en del av det för andra? Hur länge är materialet tillgängligt? Om du inte kan tillgängliggöra materialet eller en del av det för andra, förklara varför. Anledningar till detta kan till exempel vara konfidentiell information, affärshemligheter eller äganderätter (licenser, upphovsrätt). Ibland kan materialet inte tillgängliggöras för andra, eftersom det skulle kräva en orimligt stor arbetsinsats (t.ex. om materialet ursprungligen har sparats i föråldrade filformat eller om materialet är mycket stort och finns i fysisk form).

God praxis:

  • Tänk på att dela materialet både under och efter forskningsprocessen.
  • Att tillgängliggöra och dela forskningsmaterial främjar den fortsatta användningen av materialet.
  • Det rekommenderas att du tillgängliggör ditt material för fortsatt användning till exempel med hjälp av en Creative Commons- eller annan öppen licens. Den rekommenderade CC-licensen för öppen vetenskap är CC BY.
  • Använd beständiga identifierare för att möjliggöra åtkomst till materialet via en permanent länk (t.ex. DOI, URN).

5.2 Hur och var tillgängliggörs material som har ett bestående värde för andra?

Målet med långtidsförvaringen av forskningsmaterial är att bevara materialet i användbar form i tiotals eller upp till hundratals år. Det material som ska långtidsbevaras skickas till ett datalager eller ett dataarkiv. Genom långtidsbevarande säkerställer du att materialet kan hittas och förstås och att det är tillgängligt och användbart även i framtiden.

God praxis:

  • Beskriv kort vilket material som ska bevaras och hur länge samt vilket material som ska förstöras efter att projektet har avslutats.
  • Kontrollera finansiärernas, forskningsområdets eller nationella rekommendationer om datalager, dataarkiv eller databaser.
  • Använd beständiga identifierare för att möjliggöra åtkomst till materialet via en permanent länk (t.ex. DOI, URN, Handle).

5.3 Uppskatta kostnader, tidsåtgång och arbetsinsats för lagring och tillgängliggörande av material

God praxis:

  • Kom ihåg att nämna att du specificerar projektets datahanteringskostnader i kostnadsberäkningen.
  • Behöver du anlita specialkompetens till stöd för ditt projekt när det gäller datahantering, -lagring och -delning?
  • Har projektet tillgång till tillräcklig lagringskapacitet eller behövs avgiftsbelagda tilläggstjänster? Bedöm om du behöver mer beräkningskapacitet och -resurser och vilka kostnader det eventuellt ger upphov till.
  • Hur fördelas ansvaret och kostnaderna för datahanteringen mellan olika institutioner i samprojekt?

Uppdaterat enligt septemberutlysningen 2017. 

Senast ändrad 5.3.2018
  • FINLANDS AKADEMI
  • Hagnäskajen 6
  • PB 131
  • 00531 Helsingfors
Följ oss:
FacebookSlideshareTwitterYoutube
VÄXEL 0295 335 000
REGISTRATORS-
KONTOR
0295 335 049
FAX 0295 335 299
   
E-POST fornamn.efternamn@aka.fi
ÖPPETTIDER mån–fre 8.00–16.15
   
SÖK MEDARBETARE »
KONTAKTINFORMATION & FAKTURERING»
FRÅGA OCH TYCK TILL »