FI EN

Detaljerade anvisningar om datahanteringsplanen

OBS! Denna sida kommer att uppdateras inför septemberutlysningen 2017

Frågor i datahanteringsplanen, Akademins anvisningar och god praxis

Innehållet i dessa anvisningar motsvarar innehållet i de anvisningar som har publicerats i DMPTuuli om Finlands Akademis utlysningar

Disposition:

  1. Typ av forskningsmaterial
  2. Dokumentation och kvalitet
  3. Lagring och säkerhetskopiering
  4. Etiska och juridiska frågor kring lagring
  5. Tillgänglighet och långtidsförvaring

1. Typ av forskningsmaterial

Finlands Akademis anvisningar:

Forskningsmaterialets grundegenskaper och valet av filformat stödjer forskarnas arbete och forskningssamarbetet. Båda är viktiga för att forskningsdata ska kunna tillgängliggöras och delas.

Följ standardiserade eller fastställda datainsamlingsprotokoll och använd vanligt förekommande materialtyper för att möjliggöra delning och återanvändning av materialet. Egenskaperna hos och filformaten för det material som ska lagras och arkiveras beror på forskningsområdet och typen av forskning. Beskriv datainsamlingen och analyserna i detalj i forskningsplanen.

Anvisningar i DMPTuuli:

1.1 Vilken typ av forskningsmaterial samlas in eller används i projektet?

Beskriv kort vilken typ av material som ska samlas in för projektet och vilket befintligt material som ska användas i projektet. Beskriv hur materialet samlas in. Specificera vilka typer av material som kommer att användas (t.ex. enkät, intervju, observation, maskin eller utrustning, modell eller prov).

God praxis:

  • Du behöver inte beskriva dina metoder på nytt i datahanteringsplanen, utan du kan hänvisa till din forskningsplan.
  • Använd standardiserade datainsamlingsmetoder eller fastställda protokoll när det finns sådana inom ditt forskningsområde.
  • Genom att använda befintligt material som har producerats antingen av dig själv eller av andra undviker du överlappande arbete.

1.2 Vilket filformat har materialet?

Forskningsmaterialets filformat är av primär betydelse för öppen tillgång till och återanvändning av materialet. Lista materialets filformat (t.ex. .csv, .txt och .mp3).

God praxis:

  • Tänk på vilka metoder för presentation av metadata som används allmänt inom ditt forskningsområde och av dina samarbetspartner.
  • Kom ihåg att vid behov bifoga uppgifter om vilka program som används för att öppna olika filformat.
  • Använd program och filformat som bygger på öppna standarder för att möjliggöra fortsatt användning av, kompatibilitet hos och delning av datamaterialet.

2. Dokumentation och kvalitet

Finlands Akademis anvisningar:

Standardiserad datadokumentation och kvalitetssäkrade data under hela forskningsprojektet skapar välfungerande länkar mellan projektet och hela forskarsamhället, särskilt när det gäller valideringen av de resultat som presenteras i projektets publikationer samt med tanke på användningen av delat material. Det material som har producerats eller använts i projektet måste kunna hittas, identifieras och lokaliseras med hjälp av metadata.

Anvisningar i DMPTuuli:

2.1 Hur dokumenteras forskningsmaterialet?

Med dokumentation av forskningsmaterialet avses förklaring av de termer, namn, koder och förkortningar som används i materialet. Fundera över vilken typ av information som behövs för att forskningsmaterialet ska kunna hittas, användas och tolkas även i framtiden. Beskriv även vilken typ av dokumentation som hänför sig till materialet.

Metadata erbjuder standardiserad och strukturerad information om syfte, ursprung, dateringar, geografiskt läge, skapare samt tillgänglighets- och användarvillkor för forskningsmaterialet.

God praxis:

  • Fundera över hur forskningsmaterialet ska dokumenteras under projektets gång (t.ex. namngivning av filerna, versionshantering och mappstruktur).
  • I början av projektet vet du kanske inte ännu vilken metadatastandard som kommer att användas i projektet. Du måste dock se till att det finns en beskrivning av den information som krävs för att beskriva materialet och att lämpliga metadatastandarder används i projektet.

2.2 Hur säkerställs och dokumenteras materialets enhetlighet och kvalitet?

Genom kvalitetskontroll försäkrar du dig om att data inte går förlorade eller ändras av misstag under forskningsprocessen. Kvalitetskontroll är en väsentlig del av de olika forskningsfaserna från datainsamling till lagring, digitalisering och kontroll av data.

God praxis:

  • Redogör för hur de datainsamlingsmetoder som används i projektet påverkar kvaliteten på materialet. En utförlig dokumentation av datainsamlingen är ett tecken på kvalitet.
  • Kvalitetskontrollen kan innehålla standardiserade observationsmetoder och -protokoll, lagringsformulär med tydliga anvisningar, mångfaldiga mätningar, observationer och prover samt kalibrering av utrustning.

3. Lagring och säkerhetskopiering

Finlands Akademis anvisningar:

Lagring och säkerhetskopiering är viktigt under projektets gång, särskilt om den datamängd som hanteras i projektet är mycket stor eller om materialet är mycket komplext. Du ska beskriva hur en säker och tillförlitlig lagring av forskningsmaterialet säkerställs under projektets livscykel.

Anvisningar i DMPTuuli:

3.1 Hur lagras och skyddas forskningsmaterialet?

Forskarna ska ägna uppmärksamhet åt forskningsmaterialets livscykel och fortsatta användning under hela forskningsprojektet. Lagringen av materialet måste säkerställas både under och efter projektet.

Vem ansvarar för skyddet och säkerhetskopieringen av materialet? Om flera personer är involverade i projektet, utarbeta en plan för att försäkra dig om en säker dataöverföring mellan projektdeltagarna.

God praxis:

  • Det rekommenderas att du använder dig av en säker lagringstjänst som tillhandahålls av din organisations it-stöd.
  • Gör en uppskattning av den lagringskapacitet som krävs. Har projektet tillgång till tillräcklig lagringskapacitet eller behövs avgiftsbelagda tilläggstjänster (om materialet är anmärkningsvärt stort)?
  • Att använda säkra nätverksenheter är ett mer professionellt alternativ än att använda hårddiskar.

3.2 Hur kontrolleras åtkomst till forskningsmaterialet?

Förvara ditt forskningsmaterial på ett säkert sätt under projektets gång. Definiera vem som har åtkomst till materialet och för vilket ändamål materialet får användas. Att överlåta material till andra kan vara olagligt. Kontrollen av åtkomsten till materialet måste alltid ställas i relation till typen av material och den grad av sekretess som krävs.

4. Etiska och juridiska frågor kring lagring

Finlands Akademis anvisningar:

Etiska aspekter och immateriella rättigheter är av primär betydelse med tanke på lagring och begränsningar i tillgängliggörandet av forskningsmaterialet. Finlands Akademi har som mål att främja en så fri åtkomst till forskningsmaterial som möjligt och effektiv fortsatt användning av materialet, men vill dock påminna om att åtkomsten till forskningsmaterialet vid behov ska kunna begränsas. Forskarna måste hitta en fungerande balans mellan öppenhet, integritetsskydd, kommersialisering och immateriella rättigheter.

Utarbeta planer och vidta nödvändiga åtgärder för att lösa eventuella etiska eller juridiska frågor i anslutning till delning av materialet. Detaljer kring de etiska frågorna, etiska kommitténs utlåtanden och användning av försöksdjur ska beskrivas i forskningsplanen. I datahanteringsplanen beskrivs endast etiska frågor som rör datahanteringen.

Anvisningar i DMPTuuli:

4.1 Hur beaktas etiska aspekter?

Insamling av forskningsmaterial som rör människor ska ske enligt etiska principer och följa gällande lagstiftning. Om du hanterar material som innehåller personliga eller känsliga uppgifter, fundera över hur du ska säkerställa integritetsskyddet och anonymiteten. Informerat samtycke av den som medverkar i en studie är ett vanligt etiskt krav i de flesta forskningsprojekt. Det ska beaktas under forskningsprojektets hela livscykel – från planering till publicering – och även när det gäller delning och fortsatt användning av materialet.

God praxis:

  • Om ditt projekt ska bedömas av en etisk kommitté, beskriv hur du kommer att uppfylla kraven (med andra ord hur du säkerställer integritetsskyddet, det vill säga avlägsnar personliga eller känsliga uppgifter ur materialet innan du delar det, och hur du begränsar åtkomsten till materialet).

För mer information om god vetenskaplig praxis, se t.ex. Forskningsetiska delegationens webbplats.

4.2 Hur hanteras äganderätt och behörighet till materialet?

Beskriv hur och vem som får äganderätt och behörighet till forskningsmaterialet. Beakta även äganderätt och behörighet om material från tredje part används i projektet.

God praxis:

  • Beakta finansiärers, organisationers eller institutioners eventuella riktlinjer när det gäller äganderätt och immateriella rättigheter.
  • Det rekommenderas att forskningsmaterialet från ett projekt tillgängliggörs för fortsatt användning t.ex. med hjälp av en Creative Commons- eller annan öppen licens. Den rekommenderade CC-licensen för öppen vetenskap är CC BY.

5. Tillgänglighet och långtidsförvaring

Finlands Akademis anvisningar:

Bland det viktigaste med offentligt finansierad forskning är forskningsresultaten. Därför är utgångsläget att forskningsmaterial som har producerats med finansiering av Finlands Akademi ska vara öppet tillgängligt. Genom öppen tillgång till data får forskningsrönen fler dimensioner och större effekter, ofta utanför de ramar som initialt har formulerats för forskningsprojektet. Öppet forskningsmaterial är även en merit för de forskare och forskargrupper som har samlat in och tillgängliggjort materialet.

Du ska beskriva och specificera hur och i vilka arkiv och databaser du kommer att bevara ditt forskningsmaterial efter att projektet har avslutats.

Anvisningar i DMPTuuli:

5.1 Hur, när och var tillgängliggörs materialet för andra?

Kan du tillgängliggöra allt material eller endast en del av det för andra? Hur länge är materialet tillgängligt? Om du inte kan tillgängliggöra materialet eller en del av det för andra, förklara varför. Anledningar till detta kan till exempel vara konfidentiell information, affärshemligheter eller äganderätter (licenser, upphovsrätt). Ibland kan materialet inte tillgängliggöras för andra, eftersom det skulle kräva en orimligt stor arbetsinsats (till exempel om materialet ursprungligen har sparats i föråldrade och krångliga filformat eller om materialet är mycket stort och finns i fysisk form).

God praxis:

  • Tänk på att dela materialet både under och efter forskningsprocessen.
  • Att tillgängliggöra och dela forskningsmaterial främjar den fortsatta användningen av materialet.
  • Det rekommenderas att du tillgängliggör ditt material för fortsatt användning till exempel med hjälp av en Creative Commons- eller annan öppen licens. Den rekommenderade CC-licensen för öppen vetenskap är CC BY.
  • Det finns ett flertal lösningar för långtidsbevarande och delning av material.
  • Använd beständiga identifierare för att möjliggöra åtkomst till materialet via en permanent länk (till exempel DOI, URN).

5.2 Hur och var tillgängliggörs material som har ett bestående värde för andra?

Målet med långtidsbevarande av forskningsmaterial är att bevara materialet i användbar form i tiotals eller upp till hundratals år. Det material som ska långtidsbevaras skickas till ett datalager eller ett dataarkiv. Genom långtidsbevarande säkerställer du att materialet kan hittas och förstås och att det är tillgängligt och användbart även i framtiden.

God praxis:

  • Beskriv kort vilket material som ska bevaras och hur länge samt vilket material som ska förstöras efter att projektet har avslutats.
  • Kontrollera finansiärernas, forskningsområdets eller nationella rekommendationer om datalager, dataarkiv eller databaser.
  • Använd beständiga identifierare för att möjliggöra åtkomst till materialet via en permanent länk (till exempel DOI, URN, Handle).

5.3 Uppskatta kostnader, tidsåtgång och arbetsinsats för lagring och tillgängliggörande av materialet

God praxis:

  • Kom ihåg att nämna att du specificerar projektets datahanteringskostnader i kostnadsberäkningen.
  • Behöver du anlita specialkompetens till stöd för ditt projekt när det gäller datahantering, lagring och delning?
  • Har projektet tillgång till tillräcklig lagringskapacitet eller behövs avgiftsbelagda tilläggstjänster?
  • Bedöm om du behöver mer beräkningskapacitet och -resurser och vilka kostnader det eventuellt ger upphov till.
  • Hur fördelas ansvaret och kostnaderna för datahanteringen mellan olika institutioner i samprojekt?
Senast ändrad 28.7.2017
  • FINLANDS AKADEMI
  • Hagnäskajen 6
  • PB 131
  • 00531 Helsingfors
Följ oss:
FacebookSlideshareTwitterYoutube
VÄXEL 0295 335 000
REGISTRATORS-
KONTOR
0295 335 049
FAX 0295 335 299
   
E-POST fornamn.efternamn@aka.fi
ÖPPETTIDER mån–fre 8.00–16.15
   
SÖK MEDARBETARE »
KONTAKTINFORMATION & FAKTURERING»
FRÅGA OCH TYCK TILL »