Att lämna in en ansökan i e-tjänsten
I oktoberutlysningen 2010 gäller dessa anvisningar endast utlysningen för forskningsinfrastrukturer (FIRI 2010).
Inloggning och beredning av ansökan
Finlands Akademi har i sin ansökningsprocess övergått helt till elektronisk kommunikation. Du loggar in till Akademins e-tjänst på adressen www.aka.fi/svenska > För forskare > Logga in på e-tjänsten. Om du tidigare har sökt finansiering från Akademin har du redan personligt användarnamn och lösenord till tjänsten. Nya sökande kan registrera sig genom att klicka på Registrera dig. Om du har glömt ditt användarnamn eller lösenord kan du snabbt få dem i ett e-postmeddelande med funktionen Användaridentifikation här.
Ifall det uppstår problem i e-tjänsten kan du lämna meddelande via Frågor och feedback i menyn nere till vänster på webbplatsen.
Efter inloggning är det skäl att du uppdaterar dina person- och kontaktuppgifter via länken Mina uppgifter.
Ur listan som öppnas med länken Ny ansökan väljs den utlysning som ansökan gäller. På så sätt väljs stommen för blankettformatet. Om du vill lämna in ansökan till en annan utlysning måste en ny ansökan påbörjas. Ansökningar kan beredas endast under ansökningstiden. Utlysningens namn nämns i respektive punkt i kungörelsen. Därefter väljs ansökans språk.
Sedan ska du fylla i en Allmän beskrivning. Ansökan har skapats och fått ett nummer efter att du har sparat dessa uppgifter. Därefter kan du vid behov avbryta ifyllandet, och komplettera och ändra uppgifterna när som helst under ansökningstiden. Det är skäl du sparar enskilda sidor under din session – sessionen stängs 30 minuter efter den senaste gången uppgifter sparats.
Varje sida i e-tjänsten har en Hjälp-länk uppe till höger, med anvisningar om hur de olika punkterna ska fyllas i. Hela ansökningsblanketten kan vid behov skrivas ut mitt i sessionen med ikonen Open form uppe till höger.
Förbindelser av institutioner där forskningen utförs – forskningsplatsen – begärs elektroniskt. Se anvisningar under Att begära forskningsplatsens förbindelse. Ansökan behöver inte undertecknas, eftersom identifikationen sköts elektroniskt.
En ansökan kan inte lämnas in om det fattas obligatoriska bilagor eller andra uppgifter (t.ex. årlig finansiering som söks från Akademin enligt utgiftsslag). En ansökan i enlighet med totalkostnadsmodellen kan inte lämnas in i systemet om den sökande uppger att Akademins finansieringsandel är över 80 % av projektets totalkostnader. Ansökan registreras som inlämnad till Akademin genom att man klickar på Lämna in ansökan inom den ansökningstid som uppges i Akademins utlysningskungörelse. Akademin rekommenderar att sökande lämnar in ansökan i god tid för att säkra en smidig behandling. Lägg märke till det exakta klockslaget för när ansökningstiden går ut.
Att begära forskningsplatsens förbindelse
Institutionen där forskningen utförs – dvs. forskningsplatsen – åtar sig att sköta om projektets förvaltning genom att avge en förbindelse. Sökande skickar förbindelsebegäran till institutionens representant via Akademins e-tjänst genom att spara representantens uppgifter på sidan Institutionens förbindelse. Begäran om institutionens förbindelse sänds ut från Akademin som en e-post till den som ska ge förbindelsen först när både ansökningstiden och tiden för att komplettera ansökan har gått ut. Efter att begäran skickats iväg ger systemet en tidsstämpel för när begäran skickats. Efter att institutionens representant har gått igenom den elektroniska ansökan och dess bilagor och avgett institutionens förbindelse får den sökande ett e-postmeddelande till den adress som han/hon har uppgett i e-tjänsten under Mina uppgifter. Institutionen kan ge förbindelsen fram till dess att ett förslag för beslut har gjorts om ansökan vid Akademin.
Att komplettera ansökan
De sökande har under sju dagars tid efter att ansökningstiden gått ut rätt att i e-tjänsten komplettera eventuella brister i en ansökan som de lämnat in inom utsatt tid. Akademin garanterar inte att kompletteringar som görs efter sju dagar beaktas i bedömningen.
Man kan komplettera sin ansökan till exempel med uppdaterade bilagor. Den tidigare bilagan tas bort och ersätts med en ny genom att välja den gamla bilagan, radera den och ladda ned den nya. Den nya bilagan måste förses med ett annat namn än den gamla bilagan.
Konsortieanmälan i e-tjänsten
Konsortieledaren (eller den finländska ansvariga parten för ett internationellt konsortium) anmäler hela konsortiet i e-tjänsten. Konsortieanmälan görs via länken Nytt konsortium som finns i menylistan som öppnas efter inloggning. Konsortieledaren anmäler konsortiets namn, förkortningen som beskriver det (t.ex. en akronym) samt delprojektens ansvariga ledare och forskningsplatser.
Efter att konsortieanmälan har gjorts får konsortieledaren en nummerkod som används i elektroniska ansökningar (inte samma som ansökans nummer). Ledaren anmäler koden till alla konsortieparter som uppger det i sina ansökningar på sidan Allmän beskrivning genast då ansökan skapas. Konsortiekoden sammanbinder konsortiets olika delprojekt.
I utlysningar som sker i två steg är nummerkoden den samma för både preliminära och egentliga ansökningar.
Konsortiets uppgifter kan också ändras via länken Nytt konsortium.
Tekniska krav
Det elektroniska systemet fungerar i Windows- och Apple Macintosh-miljö. I Windows-miljö fungerar systemet bäst med de nyaste webbläsarna: Internet Explorer, Firefox och Opera. I Apple Macintosh-miljö fungerar Safari 1.2.4 och nyare versioner bäst.
Det är skäl att hålla endast en session öppen åt gången per arbetsstation för att undvika fel inmatning och sammanblandning.
Vid behandlingen av ansökningarna konverterar Finlands Akademi alla bifogade filer till pdf-format. Akademin rekommenderar att sökande gör bilagor med komplexa bilder eller tabeller som pdf-filer, så att de skrivs ut så exakt som möjligt.
Övriga tillåtna format för bilagor är rtf, doc, xls, docx, xlsx, wpd, jpg, txt och htm. Filer gjorda och sparade med Microsoft Office 97–2007 (Word och Excel) och Corel WordPerfect 8–X3 är allmänt lämpliga. Filstorleken för bilagor får vara högst 12 mb.
Anvisningarna har uppdaterats 1.10.2009/PPI