Hur börja använda ett bidrag?
Förskott till universitet och yrkeshögskolor år 2011
Universitet och yrkeshögskolor kan ansöka om förskott från Akademin senast 21 februari. Under det första kvartalet kan Akademin betala förskott 1/3 av Akademins finansieringsandel för projektets första fulla kalenderår. En preciserad tidtabell för utbetalning av förskott kan vid behov skickas till ekonomiförvaltningen vid forskningsplatserna. Förskott kan betalas då forskningsplatsen i finansieringsbeslutet är ett universitet eller en yrkeshögskola. Förskottet betalas en gång och det jämnas ut då projektet slutförts. Minimibeloppet för förskott som Akademin betalar är 7 500 euro.
På stipendier utbetalas inte förskott.
I och med det nya datasystemet för ekonomi- och personalförvaltningen inom statsförvaltningen (det s.k. Kieku-projektet) inför också Akademin nya system och processer som samordnar och stöder förvaltningen. Det här har medfört och kommer att medföra vissa förändringar i hur Akademin behandlar förskott.
År 2011 utbetalas finansiering mot begäran om utbetalning
Akademin har övergått till ett utbetalningsförfarande beträffande alla organisationer som beviljas finansiering. Finansieringen betalas ut i en eller flera poster enligt när de faktiska kostnaderna infaller. Begäran om utbetalning lämnas in av forskningsplatsen, inte av enskilda forskare eller forskargrupper. Ett undantag från denna regel är ett personligt stipendium till en enskild forskare, till exempel för forskarutbildning eller forskning utomlands.
Begäran om utbetalning för år 2011 lämnas in i elektronisk form som nätfakturor. En begäran om utbetalning kan också göras via Akademins e-tjänst.
Begäran om utbetalning lämnas in till Akademin för perioderna januari–april, maj–augusti och september–december. De nätfakturor som gäller begäran om utbetalning för forskningsprojekt lämnas in senast 20.5, 20.9 och 20.1.
Akademin tar emot endast sådana nätfakturor som uppgjorts projektvis (dvs. per beslutsnummer). I detta syfte har Akademin gjort en fakturamodell i samarbete med universiteten, leverantören av nätfakturasystemet (Rondo) samt nätverksoperatören (Itella).
En förutsättning för att fakturan godkänns är att man antingen i själva fakturan eller i en bilaga ger en separat redovisning för faktureringsperioden och hela projektet samt meddelar faktureringsgrunden för faktureringsperioden (specificering av individuella arbetsinsatser).
Primärt ska en fullständig nätfaktura med redovisning och faktureringsgrunder (specificering av individuella arbetsinsatser) lämnas in för varje enskilt projekt.
Om detta till en början inte är möjligt väljer man något av följande alternativ:
- Nätfakturorna inklusive redovisningar och specificeringar av individuella arbetsinsatser lämnas in via Akademins e-tjänst; detta alternativ torde lämpa sig för universitet.
- Man loggar in på e-tjänsten och gör en enskild, fullständig nätfaktura; detta alternativ lämpar sig för organisationer med 1–5 projekt.
Stipendier till enskilda forskare
I fråga om stipendier till enskilda forskare ska utbetalningen begäras med en skild faktura eller med Akademins blankett för begäran om utbetalning.