Allmänna villkor och anvisningar för Finlands Akademis finansieringsbeslut 2010

1. Tillämpningsområde
2. Tillämpning av totalkostnadsmodellen i Akademins forskningsfinansiering
3. Utbetalning av medel
4. Användning av medel
5. Avlöning av personal
6. Anskaffningar med finansiering från Akademin
7. Forskningsplatsens skyldighet att rapportera uppgifter
8. Den ansvariga ledarens skyldighet att rapportera uppgifter
9. Avvikelser från finansieringsplanen
10. Ändring i finansieringsbeslut
11. Tilläggsbidrag
12. Tillsyn samt avbrytande och återkrav av medel
13. Immateriella rättigheter
14. Överlåtelse av samhällsvetenskapligt material
15. Vetenskapliga publikationer
16. Forskningsetik
17. Vissa bestämmelser som tillämpas på forskningsfinansiering

1. Tillämpningsområde

De allmänna villkoren för Finlands Akademis (härefter Akademin) forskningsfinansiering tillämpas på beslut där finansieringsperioden börjar tidigast 20.4.2010 samt på följande finansieringsformer:

• Längre hunnen forskare
• Forskardoktorsprojekt

De allmänna villkoren för Akademins finansieringsbeslut gäller både den ansvariga ledaren och forskningsplatsen (institutionen eller motsvarande där forskningen utförs). Ifall ansökan har lämnats in av den ansvariga ledaren och finansieringen betalas till forskningsplatsen, är både den ansvariga ledaren och forskningsplatsen skyldiga att följa dessa allmänna villkor.

2. Tillämpning av totalkostnadsmodellen i Akademins forskningsfinansiering

Totalkostnadsmodellen tillämpas i regel i Akademins forskningsfinansiering vid beredningen av finansieringsbeslut, då besluten fattas och då besluten verkställs. Akademins forskningsfinansiering är till sin natur samfinansierad verksamhet, där alltid minst två parter är ansvariga för kostnaderna för ett projekt som finansieras. Då man söker finansiering hos Akademin, förbinder sig universitet, forskningsinstitut och andra forskningsorganisationer till den samfinansierade verksamheten genom att bidra till finansieringen med en egen andel.

2.1 Finansieringsandel

Storleken av Akademins finansieringsandel nämns i beslutet och är högst 80 procent. Samma finansieringsandel tillämpas på projektets alla kostnader, dvs. både direkta och indirekta kostnader. De indirekta kostnaderna omfattar lönebikostnader och omkostnadsandelen.

3. Utbetalning av medel

År 2010 övergick Akademin till ett faktureringsförfarande i all sin forskningsfinansiering. Det är forskningsplatsen som svarar för begäran om förskott och utbetalning.

Akademin tar emot begäran om förskott och utbetalning i elektronisk form som webbfakturor. En begäran om förskott och utbetalning kan också göras via Akademins e-tjänst. Utbetalningen av den sista betalningsraten är knuten till inlämnandet av forskningens slutrapport i enlighet med punkt 8.

3.1 Förskott

Universitet och yrkeshögskolor kan årligen ansöka om förskott från Akademin senast den 15 februari. Akademin kan betala förskott 1/3 av Akademins finansieringsandel för året i fråga. Förskottet betalas ut före slutet av februari. Förskott kan betalas då forskningsplatsen i finansieringsbeslutet är ett universitet eller en yrkeshögskola. Förskottet betalas ut mot de kostnader som uppkommit inom projektet före årets slut. Vid behov lämnar projektet in till Akademin en kreditnota på föregående års förskott. Kreditnotan ska lämnas in senast den 10 januari. Om forskningsprojektet ska fortsätta, betalas det nya förskottet för det ingående året. Ett nytt förskott förutsätter att Akademin har godkänt föregående års begäran om utbetalning. Förskott betalas inte på stipendier.

3.2. Begäran om utbetalning

Begäran om utbetalning lämnas in till Akademin tre gånger per år, för perioderna januari–april, maj–augusti och september–december. De webbfakturor som gäller begäran om utbetalning för forskningsprojekt lämnas in den 15 maj, den 15 september och den 15 januari eller senast följande vardag.

4. Användning av medel

Akademins forskningsfinansiering får användas endast för det ändamål som anges i beslutet. Om beslutet innehåller särskilda villkor ska också de följas.

Finansieringen beviljas som ett totalbelopp som inte får överskidas. Finansieringen kan bara användas för att täcka kostnader som uppkommit under finansieringsperioden. Mottagaren av finansieringen ansvarar för att bidraget används enligt beslutet, enligt dessa allmänna villkor och anvisningar samt enligt andra föreskrifter och bestämmelser.

4.1 Projektets basresurser

Akademin finansierar forskningsprojekt endast om den institution där forskningen utförs, dvs. forskningsplatsen, åtar sig att svara för projektets basresurser. Dessa beror på den forskning som ska genomföras, men vanligen är det fråga om samma basresurser som institutionens övriga forskare har till sitt förfogande: arbets- och laboratorielokaler, apparatur (inkl. datorutrustning) samt telekommunikations-, telefon-, post-, kopierings- och bibliotekstjänster.

4.2 Kostnader som täcks med Akademins finansiering

Med Akademins finansiering kan man täcka både forskningens direkta (t.ex. direkta löner) och indirekta (t.ex. kostnader för utrymmen) kostnader. Samtliga kostnader täcks med samma finansieringsandel, som nämns i beslutet.

Akademins forskningsbidrag får användas inom ramen för forskningsplanen för att täcka löner och arvoden samt lönebikostnader, stipendier (betalas vanligtvis endast för arbete eller studier utomlands samt för en utländsk forskares forskningsbesök till Finland under högst ett års tid), resekostnader, kostnader för utrustning, kostnader för arrangerande av seminarier, kostnader för att bjuda in utländska forskare samt övriga direkta konsumtionsutgifter för att genomföra projektet. Om Akademin kräver en revisionsrapport på projektet kan också revisionskostnaderna godkännas som projektkostnader. Även mervärdesskatten betalas ur det beviljade bidraget, ifall den inte kan avdras och verksamheten inte är affärsverksamhet.

4.2.1 Stipendier

I Akademins beslut kan ingå stipendier som betalas vanligtvis endast för arbete eller studier utomlands samt för utländska forskares forskningsbesök till Finland under högst ett års tid. Om stipendier inte nämns i beslutet kan forskarens forskningsplats besluta att bevilja stipendier till ovan nämnda ändamål. I detta fall ska den ansvariga ledaren göra en motiverad framställning om utbetalning av personligt stipendium till forskaren i projektet. Framställningen görs till det behöriga organet i den ansvariga ledarens organisation (t.ex. personal-, ekonomi- eller allmänförvaltningen). På basis av ett positivt beslut kan forskningsplatsen betala stipendier ur forskningsbidraget. Det rekommenderas att stipendiets storlek följer nivån på Akademins stipendier.

Akademin ansvarar inte för de skattepåföljder som betalningen av bidraget medför. Akademin rekommenderar att forskningsplatsen innan bidragsbeslutet fattas kontaktar skatteförvaltningen för att ta reda på vilka påföljderna möjligtvis är.

Både stipendiaten och den som beviljar stipendiet är skyldiga att meddela Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt LPA om stipendiet (www.mela.fi). Stipendiaten är skyldig att själv ordna försäkringsskydd enligt lagen.

5. Avlöning av personal

Bidraget för längre hunna forskare är avsett för att täcka den sökandes lönekostnader och andra forskningsutgifter ifall de nämns i beslutet. Längre hunna forskare ska stå i anställningsförhållande på heltid till forskningsplatsen. Under finansieringsperioden kan forskaren inte ha annat förvärvsarbete på heltid. Ifall den lön som enligt lönesystemet vid forskningsplatsen betalas till längre hunna forskare överstiger det belopp som anvisats av Akademin, ska forskningsplatsen åta sig att betala överskottet.

Bidraget för forskardoktorsprojekt är avsett för att täcka den sökandes avlöningskostnader, vilka bestäms enligt forskningsplatsens lönesystem, samt för övriga forskningsutgifter ifall de nämns i beslutet. Med forskningsplatsens samtycke kan ett stipendium för arbete utomlands betalas ur bidraget. Forskardoktorsprojekt är avsedda för forskning på heltid och forskardoktorn ska under hela forskningsperioden stå i anställningsförhållande till forskningsplatsen.

En forskardoktors uppgift är att bedriva forskning enligt framförd forskningsplan. Därtill rekommenderar Akademin att forskardoktorer handleder lärdomsprov inom sitt eget område samt ger undervisning i anknytning till sin egen forskning.

Avlöningen av och de övriga anställningsvillkoren för den personal som anställs med finansiering från Akademin ska följa de tjänste- och arbetskollektivavtal som gäller vid forskningsplatsen samt övriga bestämmelser om villkoren för anställningsförhållandet.

5.1 De anställdas undervisningsmängd

Akademin rekommenderar att arbetsuppgifterna för disputerade forskare som anställs med finansiering från Akademin innehåller undervisning eller handledning av lärdomsprov utan separat ersättning så att den sammanlagda arbetstiden som forskarna använder för undervisning utgör 5 procent av den årliga arbetstiden (enligt kollektivavtalet). Undervisningen eller egen forskning ska dock inte utgöra mer än 10 procent av den årliga arbetstiden.

Akademin rekommenderar vidare att ifall akademifinansierade doktorander undervisar, ska undervisningen anknyta till deras egen forskning och utgöra högst 5 procent av den årliga arbetstiden. Undervisandet får inte fördröja avhandlingen.

6. Anskaffningar med finansiering från Akademin

Finansieringsmottagaren är skyldig att kontrollera ifall det projekt som Akademin finansierar lyder under lagen om offentlig upphandling och se till att eventuella upphandlingar konkurrensutsätts i enlighet med de förfaranden som nämns i lagen.

6.1 Anläggningstillgångar

Material, utrustning och litteratur som anskaffats med finansiering från Akademin ägs och förvaltas av forskningsplatsen.

Om finansieringen har beviljats för anskaffning eller grundlig förbättring av anläggningstillgångar som används för ett visst ändamål som bestäms i statsunderstödsbeslutet, får dessa tillgångar inte på ett bestående sätt användas för något annat ändamål än det som bestäms i statsunderstödsbeslutet, och ägande- eller besittningsrätten till tillgångarna får inte överlåtas till någon annan under den i statsunderstödsbeslutet angivna användningstiden för de tillgångar som är föremål för statsunderstödet.

7. Forskningsplatsens skyldighet att rapportera uppgifter

Rapporteringen i samband med begäran om utbetalning utgår från projektbokföringen, som i sin tur bygger på affärsbokföring. I projektbokföringen bokförs projektets alla direkta kostnader. Dessutom ska de kalkylerade allmänna omkostnader och lönebikostnader som bokförs för projekten härledas ur samfundets kostnadsberäkning. För de kalkylerade utgiftsposterna ska en separat rapport årligen sändas till Akademins registratorskontor. Rapporten ska bygga på samfundets bokslut.

Den omkostnadsandel som godkänts i finansieringsbeslutet gäller under hela finansieringsperioden. I finansieringsbeslut som är daterade före 2009 tillämpas den 12,5 procents omkostnadsandel som ingår i besluten. Koefficienten för lönebikostnader kan variera årligen ifall de lagstadgade avgifterna förändras.

Utfallsuppgifter för de olika kostnadsslagen ska ges både för hela projekttiden och för respektive period. Därtill ska motsvarande uppgifter ges också beträffande Akademins finansieringsandel. Akademins finansieringsandel räknas ut enligt det procenttal som anges i beslutet. Beloppet av Akademins finansiering och Akademins finansieringsandel framgår av finansieringsbeslutet.

Rapporteringen av individuella arbetsinsatser är en del av begäran om utbetalning. Vid behov kan Akademin ta emot specificeringen av individuella arbetsinsatser också som en datafil med alla nödvändiga fält ifyllda.

8. Den ansvariga ledarens skyldighet att rapportera uppgifter

Projektets ansvariga ledare ska lämna in till Akademin en forskningsrapport senast tre månader efter finansieringsperiodens utgång. Särskilda anvisningar om rapportering finns på webben på www.aka.fi/svenska > För forskare > Rapportering. Utbetalningen av den sista betalningsraten är knuten till inlämnandet av den slutliga rapporten.

9. Avvikelser från finansieringsplanen

I Akademins finansieringsbeslut kan förutom den totala finansieringssumman också uppges projektets årliga belopp och utgiftsslag.

Den årliga avvikelsen från det årliga belopp som bestäms i beslutet får vara högst +/- 15 procent. Utgiftsslagen är riktgivande och det är tillåtet att avvika från dem, men endast om det stödjer genomförandet av forskningsplanen.

10. Ändring i finansieringsbeslut

Akademin måste på förhand godkänna alla väsentliga ändringar som görs i innehållet av finansieringsbeslut eller i användningen av medel. Dessutom måste själva finansieringsbeslutet ändras. Avvikelser som är tillåtna i enlighet med punkt 9 anses inte som väsentliga ändringar.

Ändring i finansieringsbeslut kan sökas av forskningsplatsen och den ansvariga projektledaren. Ändring söks med en ansökan om ändring som lämnas in till Akademin av projektledaren. Ansökan ska innehålla tillräckliga motiveringar samt alla bilagor som anses nödvändiga för ärendet.

Ändring i ärenden som gäller finansieringen kan endast sökas under den tid finansieringen är i kraft, dock minst två månader före finansieringsperiodens slut.

Väsentliga ändringar som kräver Akademins förhandsgodkännande är t.ex.:

• Väsentliga ändringar i forskningsplanen, t.ex. ändring av forskningstema
• Förlängning av finansieringsperiod
• Byte av ansvarig projektledare
• Ansökan om byte av forskningsplats
• Avvikelsen från de årliga beloppen överstiger +/- 15 procent (preciserad plan på finansieringens årliga belopp).

En finansieringsperiod kan förlängas endast på ansökan och av särskilda skäl, såsom moderskaps-, faderskaps-, föräldra- eller vårdledighet, värnplikt eller civiltjänst, eller på grund av långvarig sjukdom om vikarie inte anställts och om forskaren i fråga återvänder för att arbeta med finansiering från Akademin. Finansieringsperioden kan på grund av vårdledighet förlängas med högst ett år. Ansökan om ändring ska lämnas in till Akademin omedelbart, dock senast två månader före finansieringsperiodens slut. Till ansökan ska bifogas relevanta intyg.

Ansökan om ändring av forskningsplats görs av den ansvariga projektledaren. Till ansökan ska bifogas ett samtycke från den institution där forskningen ursprungligen utförts och en förbindelse av den nya institutionen samt en redogörelse från ekonomiförvaltningen över användningen av medel under bytet.

Att forskare låter bli att använda bidrag utgör inte grund för en förlängning av finansieringsperioden.

11. Tilläggsbidrag

Villkoren om tilläggsbidrag gäller inte de finansieringsinstrument som nämns i början av detta dokument.

12. Tillsyn samt avbrytande och återkrav av medel

Akademin har rätt att följa upp och övervaka användningen av beviljad finansiering samt att verkställa sådana inspektioner av mottagarens ekonomi och verksamhet som är nödvändiga med tanke på tillsynen av medelsanvändningen. Akademin har även rätt att inspektera hur forskningen genomförs, hur bokföringen sköts och hur villkoren i finansieringsbeslutet följs. Forskningsplatsen och den ansvariga ledaren är skyldiga att överlåta till inspektören alla nödvändiga bokförings- och andra handlingar och uppgifter samt att bistå i inspektionen. Både forskningsplatsen och den ansvariga ledaren ska också i övrigt på begäran tillställa Akademin uppgifter om forskningen och medelsanvändningen.

Den ansvariga ledaren och forskningsplatsen bör utan dröjsmål meddela Akademin om sådana förändringar som påverkar användningen av bidraget, såsom annan finansiering eller inkomster för genomförande av forskningsplanen. Om summan av annan finansiering eller andra inkomster överstiger den som uppgetts i kostnadsberäkningen i den inlämnade ansökan kan Akademin förplikta forskningsplatsen att betala tillbaka den del av Akademins finansiering som överskottet motsvarar.

Akademin kan besluta att avbryta eller avsluta finansieringen eller bestämma att redan utbetalt bidrag ska återkrävas om den ansvariga ledaren eller forskningsplatsen har använt finansieringen för ett annat ändamål än vad den har beviljats för eller lämnat felaktiga eller vilseledande uppgifter om någon omständighet som har varit ägnad att inverka på erhållandet av finansieringen, dess belopp eller villkor, eller i övrigt brutit mot bestämmelserna om medelsanvändning eller villkoren i finansieringsbeslutet.

Mottagaren av statsunderstödet ska utan dröjsmål betala tillbaka ett bidrag eller en del av det som denne fått på felaktiga grunder, till för stort belopp eller uppenbart utan grund. Återbetalningen görs på Finlands Akademis bankkonto 166030-112337 (SWIFT Nordea Bank Finland Plc, Helsinki, NDEAFIHH; IBAN FI5616603000112337). Om det belopp som ska återbetalas understiger 10 euro, behöver det inte återbetalas.

Om återbetalning och återkrav av statsunderstöd föreskrivs i 5 kap. statsunderstödslagen.

13. Immateriella rättigheter

Akademin rekommenderar att de som deltar i forskningsarbetet ska så fort som möjligt efter att finansieringsbeslutet har fattats skriftligt komma överens med varandra och med forskningsplatsen om ägande- och nyttjanderätten till resultaten av den finansierade forskningen.

Akademifinansierad forskning vid institutioner där lagen om rätt till uppfinningar vid högskolor tillämpas anses som avtalsforskning såsom avses i lagen. Enligt lagen har högskolor primär rätt till de uppfinningar som tillkommit i forskning. Vid övriga institutioner tillämpas lagen om rätt till arbetstagares uppfinningar.

14. Överlåtelse av samhällsvetenskapligt material

Akademin rekommenderar att allt samhällsvetenskapligt material som samlats in med akademifinansiering överlåts till Finlands samhällsvetenskapliga dataarkiv (FSD), se www.fsd.uta.fi/svenska. Arkivet är förlagt till Tammerfors universitet. Materialet överlåts så snabbt som möjligt efter att Akademins finansiering upphört.

15. Vetenskapliga publikationer 

Akademifinansierade forskningsprojekt ska alltid i sina vetenskapliga publikationer nämna att forskningen har genomförts med finansiering från Finlands Akademi. Akademin rekommenderar att akademifinansierade forskare publicerar sina artiklar i öppna, webbaserade vetenskapliga publikationer i de fall det inom det aktuella området finns elektroniska tidskrifter som är av minst lika hög kvalitet som traditionella prenumerationstidskrifter. Det rekommenderas dessutom att forskare sparar parallella kopior av samtliga publicerade forskningsartiklar i finländska, öppna elektroniska publikationsarkiv.

16. Forskningsetik

Akademin förutsätter att man inom all akademifinansierad forskning följer Forskningsetiska delegationens anvisningar ”God vetenskaplig praxis och handläggning av avvikelser från den” (se www.tenk.fi) samt Akademins kompletterande forskningsetiska anvisningar (se www.aka.fi/svenska > För forskare > Medelsanvändning > Etiska anvisningar). Forskningsplatsen förbinder sig att meddela Akademins registratorskontor om en ansvarig ledare eller forskare som beviljats finansiering från Akademin blir föremål för en utredning som gäller brott mot god vetenskaplig praxis.

17. Vissa bestämmelser som tillämpas på forskningsfinansiering

Vid användning, utbetalning och tillsyn av forskningsbidrag följs statsunderstödslagen, lagen och förordningen om statsbudgeten, lagen om offentlig upphandling, upphandlingsförordningen för staten, statsbudgeten och bestämmelserna om dess tillämpning, samt övriga allmänna stadganden och bestämmelser om användning om statliga medel. Vid forskningsplatsen följs de interna reglerna, bestämmelserna och anvisningarna om de inte strider mot de villkor som ställts av Akademin.