Allmänna villkor för Finlands Akademis finansieringsbeslut

(Beslut av Finlands Akademis förvaltningsämbete 18.12.2008)

• Allmänna forskningsbidrag 
• Tjänsteforskares forskningsbidrag 
• Forskningsprogram 
• Bidrag till utvecklingsforskning 
• FiDiPro 
• Program för spetsforskningsenheter

Totalkostnadsmodellen (gäller inte stipendier) tillämpas i Finlands Akademis forskningsfinansieringsbeslut då man förbereder, fattar och verkställer beslut om ansökningar som lämnas in till utlysningar som öppnas fr.o.m. den 1 januari 2009. Totalkostnadsmodellen kommer att inverka på hur man söker finansiering, på budgeteringen, på hur medlen anvisas till användarna, på bokföringen och på rapporteringen. Finlands Akademis forskningsfinansiering är till sin natur samfinansierad verksamhet, där alltid minst två parter är ansvariga för kostnaderna för de projekt som finansieras. Då universitet, forskningsinstitut och andra forskningsorganisationer söker finansiering från Akademin, förbinder de sig till den samfinansierade verksamheten genom att bidra med en andel till finansieringen.

Totalkostnadsmodellen tillämpas inte på Akademins finansieringsbeslut om ansökningar som lämnats in till utlysningar som genomfördes år 2008 eller tidigare. Modellen tillämpas inte heller på utlysningar som öppnats år 2008, men om vilka besluten gällande ansökningar fattas under 2009.

Finlands Akademi kommer i samband med utlysningar som öppnas år 2009 att ge detaljerade anvisningar om totalkostnadsmodellens inverkan på de allmänna villkoren för medelsanvändning. Mer information om totalkostnadsmodellen finns på Akademins webbplats.

Den forskningsfinansiering som beviljats av Finlands Akademi får användas endast för de ändamål som överensstämmer med finansieringsbeslutet. Finansieringen beviljas i form av ett totalbelopp som inte får överskridas. Finansieringen får användas enbart för de kostnader som uppkommit under finansieringsperioden. Den ansvariga ledaren och institutionen där forskningen utförs svarar för att de beviljade medlen används i enlighet med beslutet samt enligt stadganden och bestämmelser.

Vid användning, utbetalning och övervakning av forskningsbidrag följs lagen och förordningen om statsbudgeten, lagen om offentlig upphandling och statsrådets förordning om offentlig upphandling, statsbudgeten och bestämmelserna om dess tillämpning samt övriga allmänna stadganden om användning av statliga medel. Vid användning av bidraget följs de allmänna villkor som fastslås nedan samt gällande bestämmelser vid den institution där forskningen utförs.

Om bidraget har anvisats en privaträttslig juridisk person eller kommun följs föreskrifterna i statsunderstödslagen (688/2001) samt de allmänna villkor som fastslås nedan och gällande bestämmelser vid den institution där forskningen utförs, förutsatt att de inte motsägs av Akademins villkor.

Om Akademin i sitt beslut ställt särskilda villkor för ett bidrag ska också de uppfyllas. De beräkningsgrunder som eventuellt bifogas beslutsmeddelandet är däremot inte bindande.
En förutsättning för att Akademin ska finansiera forskningsprojekt är att institutionen där forskningen utförs svarar för de basresurser som krävs för att genomföra forskningen. Dessa är beroende av forskningens natur, men normalt ska ett projekt ha samma basresurser till sitt förfogande som de övriga forskarna vid institutionen, dvs. arbetslokaler och laboratorier, apparatur (inkl. datautrustning) samt tillgång till datakommunikations-, telefon-, post-, kopierings- och bibliotekstjänster.

I forskningsfinansieringen ingår en omkostnadsandel på 12,5 procent som är avsedd att täcka kostnader för forskningens basresurser.

Med undantag av omkostnadsandelen får akademifinansiering inte användas för att täcka indirekta forskningsutgifter samt såsom för patenteringskostnader eller utbetalning av tilläggslön.

Akademins forskningsbidrag får användas för att inom ramen för forskningsplanen täcka löner och arvoden samt lönebikostnader (dock inte avlöningskostnader för akademiprofessor eller akademiforskare), stipendier, resekostnader, kostnader för apparatur, kostnader för anordnande av seminarier, kostnader för inbjudande av en utländsk forskare och andra direkta konsumtionsutgifter för genomförande av forskningsplanen.

Akademins forskningsbidrag kan användas till ett personligt stipendium för en forskare som arbetar i projektet för arbete eller studier utomlands samt för utländska forskares forskarbesök i Finland under högst ett års tid. I Akademins beslut kan ingå stipendier under dessa förutsättningar. Om stipendier inte nämns i beslutet kan forskarens forskningsplats (räkenskapsverk eller annan organisation) besluta att bevilja stipendier till ovan nämnda ändamål. I detta fall ska den ansvariga ledaren, som fått Akademins forskningsbidrag, göra en motiverad framställning om utbetalning av personligt stipendium till forskaren i projektet. Framställningen görs till det behöriga organet i den ansvariga ledarens egen organisation (t.ex. till personal-, ekonomi- eller allmänförvaltningen). På basis av ett positivt beslut kan forskningsplatsen betala stipendier ur forskningsbidraget, enligt Akademins principer. Bidragsmottagaren är skyldig att teckna lagstadgat försäkringsskydd för sig själv. Det rekommenderas att stipendierna utformas enligt Akademins tabeller (http://www.aka.fi/sv/A/For-forskare/Soka-bidrag/Anvisningar/forskarutbildning-och-forskares-arbete-utomlands/).

Att börja använda finansiering/utbetalning av statsbidrag

För statliga organisationer (universitet och forskningsinstitut) fastställer Akademin bidraget och ett budgetkonto direkt utan skild begäran, i vilket fall ifrågavarande organisation (räkenskapsverk) för in kontot i sin egen bokföring.

Ändringen i universitetens juridiska ställning kommer att ha inverkan på förvaltningen av Akademins finansiering. Akademin ska övergå till utbetalningsförfarande fr.o.m. 1.1.2010 beträffande alla organisationer som får finansiering från Akademin. Samtliga organisationer som får akademifinansiering ska fakturera Akademin fr.o.m. 1.1.2010. Detaljerade anvisningar kommer att ges under 2009.

Organisationer utanför statsförvaltningen fakturerar bidraget av Akademin minst kvartalsvis. Till fakturan ska bifogas en specifikation över förverkligade kostnader. Den sista betalningsraten för kalenderåret bör faktureras senast den 10 januari följande år.

Årliga poster

Akademin förutsätter att den ansvariga ledaren följer de årliga poster som uppgetts i beslutet så att finansieringsplanens avvikelser från de årliga posterna är högst +/- 15 procent. Om den ansvariga ledaren inte kan förbinda sig till postindelningen med beaktande av spelrummet på +/- 15 procent ska han/hon för Akademin föreslå en annan indelning i årliga poster. Förslaget ska lämnas in skriftligt till Akademins registratorskontor inom fyra veckor från beslutsdagen. Slutsumman i förslaget får inte överskrida det belopp som beviljats för genomförande av forskningsplanen.

Denna punkt gäller inte för finansiering av utvecklingsforskning och tjänsteforskares (akademiprofessorer och akademiforskare) forskningsbidrag.

Avlöning av personal

Den personal som avlönas med Akademins forskningsbidrag ska stå i anställningsförhållande. Anställningsförhållandet ska pågå minst hela finansieringsperioden, om inte någon särskild orsak som hänför sig till genomförandet av forskningsplanen förutsätter ett kortare anställningsförhållande.

Se även Finlands Akademis jämställdhetsplan på Akademins webbplats, www.aka.fi/svenska > Vetenskap & samhälle > Forskarkarriären > Jämställdhet.

I fråga om avlöning av och andra anställningsvillkor för den personal som avlönas med Akademins finansiering tillämpas gällande tjänste- och arbetskollektivavtal vid institutionen där forskningen utförs samt andra bestämmelser om anställningsförhållandets villkor.

Akademins forskningsbidrag kan användas för den ansvariga ledarens egen lön på heltid endast ifall finansieringen har beviljats för det ändamålet och det nämns i beslutet.

Akademin rekommenderar att universiteten inkluderar också undervisning som hänför sig till forskning i arbetsuppgifterna för de disputerade forskare som anställts med finansiering från Akademin. Den arbetstid som denna undervisning kräver får utgöra högst fem procent av forskarens årliga arbetstid, och någon särskild ersättning för undervisningen betalas inte.

Anskaffningar

Material, utrustning och litteratur som anskaffats med finansiering från Akademin ägs och förvaltas av institutionen där forskningen utförs.

Rapportering

Den ansvariga ledaren ska göra upp och lämna in en forskningsrapport senast den 15 juni efter att finansieringsperioden löpt ut. I fråga om utvecklingsforskning ska den ansvariga ledaren även efter att finansieringsperioden löpt ut lämna in till utrikesministeriet ett exemplar av de publikationer som gjorts med finansiering från Akademin. Anvisningar för rapportering finns skilt på Akademins webbplats, se www.aka.fi/svenska > För forskare > Rapportering.

Räkenskapsverk bör kvartalsvis lämna in kumulativa redovisningar av intäkter och utgifter från akademifinansierad verksamhet. Redovisningarna för de första tre kvartalen lämnas in senast den 20 april, juli, resp. oktober, redovisningen för det fjärde kvartalet senast den 31 januari efter rapporteringsåret.

Organisationer utanför statsförvaltningen lämnar in en räkenskapsrapport till Akademin senast tre månader efter att finansieringsperioden löpt ut.

Räkenskapsverk och andra organisationer rapporterar årligen via den elektroniska kommunikationen uppgifter om årsverken för de personer som arbetat med finansiering från Akademin. Rapporten lämnas in senast den 15 januari efter rapporteringsåret.

Tillsyn samt avbrytande och återkrav av finansiering

Akademin har rätt att följa upp och övervaka användningen av beviljad finansiering samt att verkställa sådana inspektioner av mottagarens ekonomi och verksamhet som är nödvändiga med tanke på tillsynen över användningen av finansieringen. Akademin har även rätt att inspektera hur forskningen genomförs, bokföringen sköts och villkoren i finansieringsbeslutet följs. Institutionen där forskningen utförs och den ansvariga ledaren är skyldiga att ge inspektören alla nödvändiga bokförings- och andra handlingar och uppgifter samt att bistå i inspektionen. Både institutionen där forskningen utförs och den ansvariga ledaren ska också i övrigt på begäran tillställa Akademin uppgifter om forskningen och medelsanvändningen.

Den ansvariga ledaren och institutionen där forskningen utförs bör utan dröjsmål meddela Akademin om sådana förändringar som påverkar användningen av bidraget, såsom annan finansiering eller inkomster för genomförande av forskningsplanen. Om summan av annan finansiering eller andra inkomster överstiger den som uppgetts i kostnadskalkylen i den inlämnade ansökan kan Akademin förplikta institutionen där forskningen utförs att betala tillbaka den del av Akademins finansiering som överskottet motsvarar.

Akademin kan besluta att avbryta eller avsluta finansieringen eller bestämma att redan utbetalt bidrag ska återkrävas om den ansvariga ledaren eller institutionen där forskningen utförs har använt finansieringen för ett annat ändamål än vad den har beviljats för eller lämnat felaktiga eller vilseledande uppgifter om någon omständighet som har varit ägnad att inverka på erhållandet av finansieringen, dess belopp eller villkor, eller i övrigt brutit mot bestämmelserna om användning av finansieringen eller villkoren i finansieringsbeslutet.

Bidragsmottagaren ska utan dröjsmål betala tillbaka finansiering eller en del av finansiering som denne fått på felaktiga grunder, till för stort belopp eller uppenbart utan grund. Återbetalningen görs på Finlands Akademis bankkonto 166030-112337. Om det belopp som ska återbetalas understiger 10 euro, behöver det inte återbetalas.

Om återbetalning och återkrav av statsunderstöd föreskrivs i 5 kap. i statsunderstödslagen.

Forskningsetik

Akademin förutsätter att man inom all akademifinansierad forskning följer Forskningsetiska delegationens anvisningar ”God vetenskaplig praxis och handläggning av avvikelser från den” (http://www.tenk.fi) samt Akademins kompletterande forskningsetiska anvisningar (se www.aka.fi/svenska > För forskare > Medelsanvändning > Etiska anvisningar). Institutionen där forskningen utförs förbinder sig att meddela Akademins registratorskontor om en ansvarig ledare eller forskare som beviljats finansiering av Akademin blir föremål för en utredning som gäller brott mot god vetenskaplig praxis.

Vetenskapliga publikationer

I vetenskapliga publikationer ska alltid nämnas om forskningen har genomförts med finansiering från Finlands Akademi. Akademin rekommenderar att akademifinansierade forskare publicerar sina artiklar i öppna, webbaserade vetenskapliga publikationer i de fall det på området finns elektroniska tidskrifter som är av minst lika hög kvalitet som traditionella prenumerationstidskrifter. De rekommenderas dessutom att forskare sparar parallella kopior av samtliga publicerade forskningsartiklar i finländska, öppna elektroniska publikationsarkiv.

Samhällsvetenskapligt material samlat för projektet

Akademin rekommenderar att allt samhällsvetenskapligt material som samlats in med akademifinansiering överlåts till Finlands samhällsvetenskapliga dataarkiv (FSD), se www.fsd.uta.fi/svenska. Arkivet är förlagt till Tammerfors universitet. Materialet överlåts så snabbt som möjligt efter att Akademins finansiering upphört.

Immateriella rättigheter

Denna punkt tillämpas på den forskning som beviljas finansiering ur utlysningar fr.o.m. 1 januari 2007.

De som deltar i forskningsarbetet ska så fort som möjligt efter att finansieringsbeslutet har fattats skriftligt komma överens med varandra och med institutionen där forskningen utförs om ägande- och nyttjanderätt till resultat av den finansierade forskningen.

Akademifinansierad forskning vid institutioner för vilka lagen om rätt till uppfinningar vid högskolor (369/2006) tillämpas anses som avtalsforskning såsom avses i lagen. Enligt lagen (3 § 3 mom.) har högskolor primär rätt till de uppfinningar som tillkommit i forskning. Vid övriga institutioner tillämpas lagen om rätt till arbetstagares uppfinningar (1967/656).

De uppfinningar som görs av Akademins tjänsteforskare för vars institution lagen om rätt till uppfinningar vid högskolor tillämpas anses ha gjorts inom ramen för avtalsforskning såsom avses i lagen. Den ursprungliga uppfinningsanmälan lämnas in till institutionen där forskningen utförs. En kopia av anmälan ska lämnas in till Akademins registratorskontor.

För uppfinningar gjorda av de tjänsteforskare som arbetar vid andra institutioner tillämpas lagen om rätt till arbetstagares uppfinningar. Akademin överför alla sina rättigheter och skyldigheter som arbetsgivare som överensstämmer med lagen om rätt till arbetstagares uppfinningar till institutionen där forskningen utförs. Detta innebär att institutionen kan överta rättigheter till en uppfinning i samma omfattning och i samma ordning som en arbetsgivare. Då överförs även de arbetsgivarskyldigheter som överensstämmer med lagen om rätt till arbetstagares uppfinningar till institutionen där forskningen utförs, inklusive ersättningsskyldighet. Institutionen förbinder sig till de arbetsgivarskyldigheter som överensstämmer med lagen om rätt till arbetstagares uppfinningar i ansökningsskedet då den undertecknar institutionens förbindelse. Tjänsteforskare ska lämna in den ursprungliga uppfinningsanmälan till institutionen. Om en institution inte vill överta rättigheterna till en uppfinning har tjänsteforskaren rätt till uppfinningen. En kopia av uppfinningsanmälan ska lämnas in till Akademins registratorskontor.

Se även Finlands Akademis IPR-handbok för forskare (http://www.aka.fi/sv/A/For-forskare/Medelsanvandning/Utnyttjande-av-resultat-och-IPR-fragor/IPR/).

Ändring av finansieringsbeslut

Ändringsansökan och beslut av Finlands Akademi behövs för följande åtgärder:

•  ändring av villkor för forskningsfinansieringsbeslut eller ändring av ändamål, t.ex. om väsentliga ändringar görs i forskningsplanen eller om man med bidraget vill betala forskaren ett personligt stipendium 
• förlängning av finansieringsperiod 
• byte av ansvarig ledare 
• överföring av forskningsbidrag till en annan organisation.

En finansieringsperiod förlängs endast på ansökan och på grund av särskilda skäl, såsom moderskaps-, faderskaps-, föräldra- eller vårdledighet, värnplikt eller civiltjänst, eller på grund av långvarig sjukdom om vikarie inte anställts och om personen i fråga återvänder för att arbeta med finansiering från Akademin. Finansieringsperioden kan på grund av vårdledighet förlängas med högst ett år. Att forskare låter bli att använda bidrag utgör inte grund för en förlängning av finansieringsperioden. Ändring i ärenden som gäller finansiering kan endast sökas under den tid finansieringen är i kraft. Vid byte av den institution där forskningen utförs kan Akademin ändra den finansieringsandel som Akademin betalar för projektet.

Att söka tilläggsfinansiering

Tilläggsfinansiering beviljas vanligen endast om behovet av tilläggsfinansiering beror på moderskapsledighet, sjukledighet eller någon annan ändring i tjänste- och arbetskollektivavtalet eller valutakurser.

Tillämpning av villkor

Dessa villkor tillämpas fr.o.m. den 1 januari 2009, även gällande de finansieringsbeslut som fattats tidigare, om inte annat föreskrivs i dessa villkor.

Villkoren som hänför sig till immateriellrätt tillämpas på forskning som beviljas finansiering ur utlysningar fr.o.m. 1 januari 2007.

De allmänna villkoren för finansiering ses över årligen. De gällande och justerade allmänna villkoren samt tilläggsuppgifter om hur villkoren tillämpas.

Mer information

Frågor om forskningsfinansieringsbeslut och finansieringsvillkor kan ställas via blanketten Frågor och feedback, som finns på Akademins webbplats.

Meddelande till tjänsteforskare