SV EN

Yksityiskohtainen aineistonhallintasuunnitelmaohje

Aineistonhallintasuunnitelman kysymykset, Akatemian ohjeet ja hyviä käytäntöjä

Tässä annettava ohjeistus on sisällöltään sama kuin DMPTuulissa julkaistu Suomen Akatemian hakuja koskeva ohjeistus.

Jäsennys:

  1. Tutkimusaineistojen yleiskuvaus
  2. Aineistojen dokumentaatio ja laatu
  3. Säilytys ja varmuuskopiointi
  4. Säilyttämiseen liittyvät eettiset ja laillisuuskysymykset
  5. Aineistojen avaaminen ja pitkäaikaissäilytys

1. Tutkimusaineistojen yleiskuvaus

Akatemian ohjeet:

Tutkimusaineistojen perusominaisuudet ja tiedostomuotojen valinta tukevat tutkijoiden toimintaa ja tutkimusyhteistyötä. Oikeat valinnat ovat keskeisiä tutkimustiedon avaamisen ja jakamisen kannalta.

Noudata standardisoituja tai vahvistettuja tiedonkeruun käytäntöjä ja käytä tavanomaisia aineistotyyppejä aineistojen jakamisen ja käytön mahdollistamiseksi. Säilytettävien ja arkistoitavien aineistojen ominaisuudet ja tiedostomuodot riippuvat tutkimuksen luonteesta ja tutkimusalasta. Kuvaa tiedonkeruun ja analyysien yksityiskohdat tutkimussuunnitelmassa.

DMPTuuli-ohjeet:

1.1 Minkälaisia tutkimusaineistoja hankkeessa kerätään tai käytetään?

Esittele lyhyesti tutkimusaineistosi, eli hanketta varten kerättävät tai hankkeen tuottamat aineistot. Kuvaa, miten aineistot kerätään (esimerkiksi kyselyjen, haastattelujen, laboratoriokokeiden tai havaintojen kautta). Kuvaa myös, minkälaisia jo olemassa olevia aineistoja hankkeessa käytetään.

Erittele lyhyesti hankkeessa käytetyt ja tuotetut aineistotyypit (esimerkiksi tekstit, kuvat, valokuvat, tilastot, näytteet tai koodit).

Hyviä käytäntöjä:

  • Kuvaa ainestosi niin, että voit viitata niihin aineistonhallintasuunnitelmassa. Aineistojen kuvaus on koko suunnitelman perusta.
  • Anna tarkempi kuvaus menetelmistäsi tutkimussuunnitelmassa.
  • Käyttämällä joko sinun tai muiden tuottamia olemassa olevia aineistoja vältät päällekkäisen työn.

1.2   Mitkä ovat aineistojen tiedostomuodot?

Tutkimusaineistojen tiedostomuoto on ensisijainen tekijä aineistojen avoimuuden ja uudelleenkäytön kannalta. Luettele aineistojen tiedostomuodot. Muista, että hankkeen aikana käytetty tiedostomuoto ei välttämättä ole kaikkein sopivin tiedostomuoto pitkäaikaissäilytyksen ja uudelleenkäytön kannalta.

Hyviä käytäntöjä:

  • Luettele aineistojen tiedostomuodot (esimerkiksi .csv, .txt, .docx, .xlsx tai .tif).)
  • Muista liittää tiedot tiedostomuotojen avaamiseen tarvittavista ohjelmistoista.
  • Suosi avoimiin standardeihin perustuvia ohjelmistoja ja tiedostomuotoja edistääksesi tietojen jatkokäyttöä, yhteentoimivuutta ja jakamista.

2. Aineistojen dokumentaatio ja laatu

Akatemian ohjeet:

Koko hankkeen elinkaaren huomioonottava aineistojen dokumentaation standardisointi ja laadunvarmistus synnyttävät toimivia yhteyksiä hankkeen ja koko tiedeyhteisön välille, varsinkin hankkeen julkaisuissa esitettyjen tulosten validoinnin sekä jaettujen aineistojen käytön kannalta. Hankkeessa tuotettujen tai käytettyjen aineistojen pitää olla löydettävissä, tunnistettavissa ja paikannettavissa metatietojen avulla.

DMPTuuli-ohjeet:

2.1 Miten tutkimusaineistot dokumentoidaan?

Tutkimusaineistojen dokumentoinnilla varmistetaan, että aineistot ovat löydettävissä, käytettävissä ja viitattavissa. Aineistojen metatiedot kertovat, missä, koska, miksi ja miten aineistoa on kerätty, käsitelty ja tulkittu. Metatiedot tarjoavat myös tietoa suoritetuista kokeista ja analyyseista sekä tutkimuskontekstista.

Metatietoihin voi sisältyä sekä kuvailevia tietoja, jotka auttavat aineistojen indeksoimisessa, löytämisessä ja hakemisessa (esimerkiksi avainsanat), että teknistä tietoa siitä, miten aineistot on tuotettu ja jäsennetty ja miten niitä tulisi käyttää (esimerkiksi tiedostojen nimeäminen). Lisäksi metatiedot voivat tarjota tietoa tutkimusaineistojen käyttöoikeuksista: kuka aineistot omistaa, kenellä on niihin pääsy ja kenellä on oikeus hallita niitä).

Hyviä käytäntöjä:

  • Mieti, miten tutkimusaineistot organisoidaan hankkeen aikana. Kuvaa esimerkiksi tiedostojen nimeämistapa, versionhallinta ja kansiorakenne.
  • Erittele aineistotyypit, joita tarvitaan, jotta aineistot ovat tutkijoiden löydettävissä, saavutettavissa, tulkittavissa, käytettävissä ja viitattavissa.
  • Pitkäaikaissäilytystä tarjoavat tietovarastot vaativat usein tiettyjen metadatastandardien käyttöä. Tarkista, voitko käyttää olemassa olevaa tutkimusalan, -yhteisön tai -varaston metadatamallia tai -standardia (eli suositeltavia metatietoelementtejä).
  • Etsin on kansallinen tutkimusaineistojen hakupalvelu, jossa tutkijat voivat julkaista metatietoja omista aineistoistaan ja tarjota niitä laajempaan käyttöön.

2.2 Miten aineistojen yhdenmukaisuus ja laatu varmistetaan ja dokumentoidaan?

Laadunvalvonnalla varmistetaan, että tietoja ei häviä tai vahingossa muuteta tutkimuksen aikana. Laadunvalvonta on olennainen osa tutkimuksen eri vaiheita tiedonkeruusta tietojen tallennukseen, digitoimiseen ja tarkistukseen.

Hyviä käytäntöjä:

  • Selosta, miten hankkeessa käytetyt tiedonkeruun menetelmät vaikuttavat aineistojen laatuun. Seikkaperäinen tiedonkeruun dokumentointi on osoitus laadusta.
  • Laadunvalvontaan voi sisältyä standardisoituja havainnointimenetelmiä ja -käytäntöjä, selkeillä ohjeilla varustettuja tallennuslomakkeita, moninkertaisia mittauksia, havaintoja ja näytteitä sekä välineiden kalibrointia.

3. Säilytys ja varmuuskopiointi

Akatemian ohjeet:

Säilytyksen ja varmuuskopioinnin järjestäminen hankkeen aikana on tärkeää, varsinkin jos hankkeessa käsitellään hyvin suuria tai hyvin monimutkaisia aineistoja. Sinun tulee kuvata, miten tutkimusaineistojen turvallinen ja luotettava säilytys taataan hankkeen elinkaaren aikana.

DMPTuuli-ohjeet:

3.1 Miten tutkimusaineistot säilytetään ja suojataan?

Kuvaa, missä hankkeen tutkimusaineistot ja niiden varmuuskopiot säilytetään. Kuvaa hankkeen päättymisen jälkeinen aineistojen säilytys ja jakaminen kohdassa 5.

Kuka on vastuussa aineistojen varmuuskopioinnista ja palautuksesta? Jos hankkeessa on mukana useita tutkijoita, luo yhteistyökumppaniesi kanssa suunnitelma, jolla varmistat turvallisen tiedonsiirron osallistujien välillä.

Hyviä käytäntöjä:

  • Suosittelemme, että käytät oman organisaatiosi it-tuen tarjoamaa ja ylläpitämää, turvallista säilytyspalvelua.
  • Jos käytät kaupallisia pilvitallennuspalveluja (kuten Google Drive), älä tallenna niihin tai jaa niiden kautta salaamattomia henkilökohtaisia tai arkaluonteisia tietoja.

3.2 Miten pääsyä tutkimusaineistoihin valvotaan?

On erittäin tärkeää huolehtia tietosuojasta, varsinkin jos tutkimusaineistot sisältävät arkaluonteisia tietoja (henkilötietoja, poliittisesti arkaluonteisia tietoja tai liikesalaisuuksia).

Määritä, kenellä on pääsy aineistoihin ja mihin he saavat käyttää aineistoja. Kuka hallinnoi pääsyoikeuksia?

Hyviä käytäntöjä:

  • Aineistoihin pääsyn valvonta pitää aina suhteuttaa aineistojen tyyppiin ja vaadittuun luottamuksellisuuden tasoon.
  • Muista, että organisaatiollasi voi olla omia tietoturvamääräyksiä, joita sinun pitää noudattaa.

4. Säilyttämiseen liittyvät eettiset ja laillisuuskysymykset

Akatemian ohjeet:

Eettiset ja immateriaalioikeuksiin liittyvät kysymykset ovat keskeisiä tekijöitä tutkimusaineistojen säilyttämisen ja avaamisen rajoitusten kannalta. Akatemian tavoitteena on edistää mahdollisimman vapaata tutkimusaineistoihin pääsyä ja aineistojen tehokasta jatkokäyttöä. Samalla Akatemia haluaa kuitenkin muistuttaa, että tutkimusaineistoihin pääsyä tulee tarvittaessa rajoittaa. Tutkijoiden on löydettävä toimiva tasapaino avoimuuden, tietosuojan, kaupallistamisen ja immateriaalioikeuksien välillä.

Laadi suunnitelmat ja tee tarvittavat järjestelyt, joilla ratkaistaan mahdolliset aineistojen jakamiseen liittyvät eettiset tai laillisuuskysymykset. Eettisten kysymysten yksityiskohdat, eettisen toimikunnan lausunnot ja koe-eläinten käyttö on kuvattava tutkimussuunnitelmassa. Kuvaa aineistonhallintasuunnitelmassa vain aineistonhallintaan liittyvät eettiset kysymykset.

DMPTuuli-ohjeet:

4.1 Miten eettiset kysymykset otetaan huomioon?

Kuvaa, miten aiot toimia eettisten periaatteiden mukaisesti ja noudattaa voimassa olevia lakeja. Eettiset kysymykset tulee ottaa huomioon hankkeen koko elinkaaren aikana suunnittelusta julkaisemiseen helpottaen samalla aineistojen jatkokäyttöä.

Esimerkiksi tutkittavan tietoon perustuva suostumus on yleinen eettinen vaatimus useimmissa tutkimushankkeissa. Jos hallinnoit henkilökohtaisia tai arkaluonteisia tietoja sisältäviä aineistoja, pohdi myös, miten huolehdit tietosuojasta ja anonymiteetin suojaamisesta.

Hyviä käytäntöjä:

4.2 Miten aineistojen omistus-, tekijän-, ja immateriaalioikeuksia hallinnoidaan?

Kuvaa, kenelle ja kenen toimesta tutkimusaineistojen omistus- ja käyttöoikeudet jaetaan. Huomioi aineistojen jakamiseen liittyvät omistus- ja käyttöoikeudet myös, jos hankkeessa hyödynnetään kolmannelta osapuolelta saatuja aineistoja. Nämä asiat tulee ratkaista jo hankkeen suunnitteluvaiheessa. Aineistojen jakaminen ja jatkokäyttö voivat vaikeutua huomattavasti, jos omistusoikeusasioita ei ratkaista riittävän ajoissa.

Hyviä käytäntöjä:

  • Ota huomioon organisaatiosi aineistoja koskevat linjaukset omistusoikeuksien suhteen.
  • Huomioi myös rahoittajatahon linjaukset käyttö- tai immateriaalioikeuksien suhteen.
  • Suosittelemme, että hankkeen kaikki tutkimusaineistot, koodit ja ohjelmistot avataan jatkokäyttöä varten esimerkiksi Creative Commons -lisenssin tai muun avoimen lisenssin (GNU, MIT tms.) avulla. Avoimen tieteen suositeltava CC-lisenssi on CC BY.

5. Aineistojen avaaminen ja pitkäaikaissäilytys

Akatemian ohjeet:

Julkisin varoin rahoitetun tutkimuksen tärkeimpiä tuotoksia ovat tutkimusaineistot. Siksi kaikki Suomen Akatemian rahoituksella tuotetut tutkimusaineistot ovat oletusarvoisesti avoimesti saatavilla. Aineistojen avaaminen ja jakaminen lisäävät tutkimuslöydösten ulottuvuuksia ja lisäävät vaikutuksia usein tutkimushankkeen alkuperäistä suunnitelmaa laveammin. Avoimet tutkimusaineistot ovat myös meriittejä niitä keränneille ja avanneille tutkijoille ja tutkimusryhmille.

Sinun tulee kuvata ja eritellä, miten ja missä tietoarkistoissa tai tietokannoissa aiot säilyttää tutkimusaineistosi hankkeen päätyttyä.

DMPTuuli-ohjeet:

5.1 Miten, milloin ja missä aineistot avataan muiden käyttöön?

Avaatko koko aineistosi vai vain osia siitä muiden käyttöön? Kuinka kauan aineistot ovat saatavilla? Jos et voi avata aineistoja tai osia niistä muiden käyttöön, selitä miksi. Syitä voivat olla esimerkiksi tietojen luottamuksellisuus, liikesalaisuudet tai omistusoikeudet (lisenssit, tekijänoikeus). Joskus aineistoja ei voi avata muiden käyttöön, koska se vaatisi kohtuuttoman paljon työtä (esimerkiksi jos aineistot on alun perin tallennettu vanhentuneissa tiedostomuodoissa tai jos aineistoja on hyvin paljon ja ne ovat fyysisessä muodossa).

Hyviä käytäntöjä:

  • Ota huomioon aineistojen jakaminen sekä tutkimuksen aikana että sen jälkeen.
  • Tutkimusaineistojen avaaminen ja jakaminen edistävät niiden jatkokäyttöä.
  • Suosittelemme, että avaat aineistosi jatkokäyttöä varten esimerkiksi Creative Commons -lisenssin tai muun avoimen lisenssin avulla. Avoimen tieteen suositeltava CC-lisenssi on CC BY.
  • Käytä pysyviä tunnisteita mahdollistaaksesi pääsyn aineistoihin pysyvän linkin kautta (esimerkiksi DOI, URN).

5.2 Miten ja missä aineistot, joilla on pysyvää arvoa, avataan muiden käyttöön?

Tutkimusaineistojen pitkäaikaissäilytyksen tavoitteena on säilyttää aineistot käyttökelpoisessa muodossa kymmenien, jopa satojen vuosien ajan. Pitkäaikaissäilytykseen valitut aineistot toimitetaan tietovarastoon tai -arkistoon. Pitkäaikaissäilytyksellä varmistetaan aineistojen löydettävyys, ymmärrettävyys, saatavuus ja käytettävyys myös tuleville sukupolville.

Hyviä käytäntöjä:

  • Kuvaa lyhyesti, mitkä aineistot säilytetään ja kuinka kauan sekä mitkä aineistot hävitetään hankkeen päätyttyä.
  • Tarkista rahoittajatahon, tutkimusalan tai kansallisen tason suositukset tietovarastoista, -arkistoista tai -kannoista.
  • Käytä pysyviä tunnisteita mahdollistaaksesi pääsyn aineistoihin pysyvän linkin kautta (esimerkiksi DOI, URN, Handle).

5.3 Arvioi aineistojen säilyttämisen ja avaamisen kustannuksia, aikaa ja työmäärää

Hyviä käytäntöjä:

  • Muista mainita, että erittelet aineistonhallintakulut hankkeen kustannusarviossa.
  • Tarvitsetko hankkeesi tueksi aineistojen hallinnan, säilytyksen ja jakamisen erityisosaamista?
  • Onko hankkeella riittävä säilytyskapasiteetti vai tarvitaanko maksullisia lisäpalveluja? Arvioi, tarvitsetko lisää laskentakapasiteettia ja -resursseja ja mitä kuluja siitä mahdollisesti aiheutuu.
  • Miten aineistonhallinnan vastuut ja kulut jakautuvat eri suorituspaikkojen kesken yhteishankkeissa?

Päivitetty syyskuun haun 2017 mukaisesti.

Viimeksi muokattu 21.6.2017
Seuraa meitä:
FacebookSlideshareTwitterYoutube
VAIHDE 029 533 5000
KIRJAAMO 029 533 5049
FAKSI 029 533 5299
   
SÄHKÖPOSTI etunimi.sukunimi@aka.fi
AUKIOLO Arkisin 8.00-16.15
   
HENKILÖHAKU »
YHTEYSTIEDOT, LASKUTUS  JA
REKISTERISELOSTEET»
KYSYMYKSET JA PALAUTE »