EN

Muodollinen pätevyys ja hakukelpoisuus varmistetaan yhteistyöllä

27.4.2017

Suomen Akatemian rahoituksenhakuprosessi sisältää useita vaiheita. Hakijoista hakemusten käsittelyaika saattaa välillä tuntua pitkältä, mutta käsittelyyn kuluvalle ajalle löytyy perusteluja. Hakuprosessin kolme eri vaihetta ovat tarkastus, paneelikierros ja rahoituspäätös. Terveyden tutkimuksen yksikön johtava tiedeasiantuntija Aki Salo Suomen Akatemiasta valottaa, mitä hakuprosessin ensimmäisessä vaiheessa tapahtuu.

”Tarkastusvaiheessa Suomen Akatemian virkamiehet, yksiköiden sihteerit ja tiedeasiantuntijat eli esittelijät tarkistavat, että hakemukset ovat muodollisesti päteviä ja täyttävät hakuehdot. Yksiköissä tehdään hakemusten tarkistamisessa yhteistyötä, mutta esittelijät ovat viime kädessä vastuussa hakukelpoisuuden oikeellisuudesta”, Salo selittää.

Tarkistuslistan avulla käydään läpi, että hakemus täyttää tarvittavat vaatimukset. Tarkistettavia asioita ovat erityisesti hakijan hakukelpoisuus, rahoitusmuotokohtaiset seikat ja lisäksi hakemuksen eheys eli tekstin, kuvien ja liitteiden luettavuus. Jos ongelmia ilmenee hakukelpoisuudessa, sihteerit ja esittelijät varmistavat yhdessä, onko hylkäykselle perusteita.

Mikäli hakemuksessa havaitaan puutteita, Akatemia pyytää hakijalta siihen täydennystä. Lopuksi tarkistetaan vielä hakijan suorituspaikalta, esimerkiksi yliopistolta, että hakemus on myös heidän puolestaan hyväksyttävissä. Jos hakemus ei vaadi täydennystä, hakija saa verkkoasioinnista automaattisesti viestin siinä vaiheessa, kun suorituspaikka hyväksyy hakemuksen.

Hakemuksen jättämistä seuraava tarkastusvaihe kestää Salon mukaan noin kolme viikkoa. Suhteessa hakuprosessin muihin vaiheisiin tarkastusvaihe suoritetaan nopeasti, mutta tarkastustapaa voisi yrittää kehittää entisestään. Salo heittää ilmaan ajatuksen hakemusten koneellisesta tarkastuksesta.

”Saa kuitenkin olla tarkkana, että saako näin tehdä. Jos hakemus ei olisi täysin kunnossa, sehän hylättäisiin suoraan. Luultavasti hylkäykseen menevät hakemukset jouduttaisiin kuitenkin käymään läpi käsin, eli todellisuudessa prosessi ei ehkä nopeutuisi paljonkaan”, Salo pohtii.

Toistaiseksi jokaisen hakemuksen tarkistaa siis ihminen. Tämä vie luonnollisesti aikaa, kun hakemuksia tulee yhteen yksikköön useita satoja.

”Hakuprosessia säätelevät lakisääteiset seikat. Jokaisen hakemuksen tarkka läpikäynti varmistaa, että käsittely on tasapuolinen kaikille. Ensimmäisen vaiheen huolellinen tarkastus on hakijan etu. Akatemian prosesseja on hiottu vuosia, ja ne kyllä kestävät kansainvälisen vertailun. ”

Paneelin arviointilausunto tärkeä työväline

Haun toisessa vaiheessa kaikki hakemukset saavat panelisteilta arviot, joita päättäjät käyttävät apuna päätöksenteossa. Paneelivaiheeseen aletaan valmistautua jo hakemusten tarkistamisen rinnalla kokoamalla kansainväliset asiantuntijapaneelit. Yksiköiden tiedeasiantuntijat kokoavat oman alansa hakemuksille mahdollisimman monipuoliset paneelit, jotta jokaisen hakemus saa tasapuolisen käsittelyn. Sopivan paneelin kokoaminen on merkittävä osa hakuprosessia.

”Tiedeasiantuntijat pyrkivät löytämään kokoonpanon, joka olisi paras kaikille osapuolille. Paneelin antama arviointilausunto on hyvin tärkeä työväline toimikunnille”, kertoo kulttuurin ja yhteiskunnan tutkimuksen yksikön johtava tiedeasiantuntija Hannele Kurki.

Eri yksiköiden tiedeasiantuntijat pystyvät valmistautumaan paneelien kokoamiseen eri tavoin. Esimerkiksi terveyden tutkimuksen (TT) yksikössä pystytään hahmottelemaan paneelien muotoa jo etukäteen, kun taas kulttuurin ja yhteiskunnan yksikössä (KY) hakemukset pitää nähdä, jotta hakemusten ryhmittelyn perusteella voidaan päättää, montako tutkimusala- tai ilmiöpohjaista paneelia järjestetään.

”Tiedeasiantuntija katsoo, minkä tyyppisiä aiheita hakemukset käsittelevät. Tämän pohjalta hän pyrkii rakentamaan sellaisen paneelin, että kaikki hakemukset saavat parhaan mahdollisen käsittelyn. Aina ei ole mahdollista kattaa jokaista pientä tutkimusalaa, mutta tällöin voimme pyytää paneelin käytettäväksi täsmälausunnon paneeliin kuulumattomalta asiantuntijalta.”

KY-yksikössä on tällä hetkellä 10 tiedeasiantuntijaa, joista jokaisella on vastuullaan yhdestä kolmeen tutkimusalaa. Yhden tiedeasiantuntijan hoidettavaksi tulee 1–5 paneelia, ja soveltuvien asiantuntijoiden etsiminen eri paneeleihin on työlästä. Kurki vertaa paneelin kokoamista palapelityöhön.

”Ihanteellinen arvioitsijajoukko olisi sekoitus eri ikäisiä generalisteja ja spesialisteja, sekä miehiä että naisia. Myös panelistin hyvät sosiaaliset taidot ovat tärkeitä, sillä paneelityö on inhimillistä toimintaa. Täydellisen ja laadukkaan paneelin kokoaminen on haastava tehtävä.”

Käytännössä kaikki arvioitsijat tulevat ulkomailta. Tiedeasiantuntijat käyttävät panelistien etsinnässä erilaisia tietokantoja sekä niin kutsuttua asiantuntijapankkia, johon on rekisteröity hyväksi havaittuja asiantuntijoita. Panelistiehdokkaita löytyy myös esimerkiksi huippuyksikkö- ja kärkihankehakujen yhteydessä sekä seuraamalla kansainvälisten tutkimusrahoitusorganisaatioiden arviointipaneeleita. Jokaisen asiantuntijan mahdollinen esteellisyys tarkistetaan huolellisesti.

”Myös toimikunnan jäsenet pystyvät ehdottamaan ja täydentämään tasokkaita asiantuntijoita paneeliin omilta aloiltaan ja omista verkostoistaan. Tietyissä rahoitusmuodoissa hakija saa myös itse ehdottaa esteettömiä asiantuntijoita”, Kurki selventää asiantuntijajoukon laajentamista.

Vaikka samoja panelisteja saatetaan käyttää asiantuntijoina useaan kertaan, paneelien kokoonpano vaihtelee kuitenkin vuosittain. Paneeli ei siis koskaan ole täysin sama, ja muutaman kerran mukana olleen panelistin tilalle pyritään löytämään uutta verta. Paneelin kokoamisen yksi haaste on Kurjen mukaan tieteidenvälisyys ja uudet avaukset, mikä on johtanut eri yksiköiden yhteisiin paneeleihin.

”Tutkimussuunnitelmien aihekirjo on todella laaja, ja tutkimuksen raja-aidat liikkuvat nopeasti. Tutkimus ei asetu tiettyihin lokeroihin tai tutkimusluokituksiin, vaan teemoissa korostuu entistä enemmän ilmiöpohjaisuus”, pohtii Kurki lopuksi.

Prosessin aikana hakija voi seurata oman hakemuksensa tilaa verkkoasioinnissa, jossa hakemus jätetään. Verkkoasioinnista näkee, kun hakemus on ”käsittelyssä” tai ”päätetty”. Kun hakemus on käynyt alkutarkastuksen läpi ja todettu muodollisesti päteväksi, se siirtyy paneelin käsittelyyn. Käsittelyvaihe on hakuprosessin pisin vaihe, jossa asiantuntijapaneeli antaa arviot jätetyistä hakemuksista. Hakija voi odottaa tietoa lopullisesta päätöksestä seuraamalla järjestelmässä arvioitua päätöspäivää.

Luonnontieteiden ja tekniikan tutkimuksen yksikön johtava tiedeasiantuntija Juha Latikka kertoo hakuprosessin toisesta vaiheesta ja kulttuurin ja yhteiskunnan toimikunnan puheenjohtaja Anneli Anttonen kuvailee toimikunnan roolia päätöksentekoprosessin kolmannessa vaiheessa.

Teksti: Meiju Granroth
Kuvat: Marjo Aaltomaa

 

Viimeksi muokattu 5.5.2017
Seuraa meitä:
FacebookSlideshareTwitterYoutube
VAIHDE 029 533 5000
KIRJAAMO 029 533 5049
FAKSI 029 533 5299
   
SÄHKÖPOSTI etunimi.sukunimi@aka.fi
AUKIOLO Arkisin 8.00-16.15
   
HENKILÖHAKU »
YHTEYSTIEDOT, LASKUTUS  JA
REKISTERISELOSTEET»
KYSYMYKSET JA PALAUTE »