Rahoituksen käyttöön ottaminen
Ennakot yliopistoille ja ammattikorkeakouluille vuonna 2011
Yliopistot ja ammattikorkeakoulut voivat hakea Akatemialta ennakkoa 21.2. mennessä. Akatemia voi maksaa ennakkoa siten, että 1. vuosineljänneksen aikana maksetaan projektin ensimmäistä vuotta koskevasta Akatemian rahoitusosuudesta 1/3 ennakkoa. Akatemian tarkennettu ennakoitten maksatusaikataulu voidaan tarvittaessa erikseen saattaa tiedoksi suorituspaikkojen taloushallinnoille. Ennakkoa voidaan maksaa niistä rahoituspäätöksistä, joiden suorituspaikka on yliopisto tai ammattikorkeakoulu. Kertaluontoinen ennakko kuitataan hankkeen päättyessä hyvityslaskulla. Ennakoiden alaraja on 7 500 €.
Apurahoista ei makseta ennakoita.
Kieku-hankkeen myötä koko valtionhallinnossa otetaan käyttöön yhteiset talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit, jotka perustuvat yhteiseen toiminnan suunnittelua ja seurantaa tukevaan seurantakohdemalliin ja kokonaisuutta tukevaan Kieku-tietojärjestelmään.
KIEKU -järjestelmämuutoksen vuoksi Akatemia ottaa vuotta 2011 koskevat ennakot käsittelyyn vasta 10.4.2011 alkaen.
Suomen Akatemia maksaa tutkimusrahoituksen maksatuspyyntöön perustuen vuonna 2011
Akatemia on siirtynyt maksatusmenettelyyn kaikkien rahoitusta saavien organisaatioiden osalta jo vuonna 2010. Akatemia maksaa tutkimusrahoituksen yhtenä tai useampana eränä toteutuneiden kustannusten ajoittumisen perusteella. Suorituspaikka vastaa maksatuspyynnöistä, ei yksittäinen tutkija tai tutkimusryhmä. Poikkeuksena tästä säännöstä voi olla yksittäisen tutkijan saama henkilökohtainen apuraha esimerkiksi tutkijankoulutukseen tai työskentelyyn ulkomailla.
Akatemia vastaanottaa rahoituspäätöksiä koskevia maksatuspyyntöjä vuoden 2011 osalta verkkolaskuina. Maksatuspyynnön voi myös tehdä Akatemian sähköisessä asioinnissa.
Vuoteen 2010 kohdistuvia maksatuspyyntöjä ei enää vastaanoteta toukokuussa, jolloin käsitellään maksatuskautta 1.1.–30.4.2011.
Maksatuspyynnöt toimitetaan Akatemiaan neljän kuukauden jaksoissa; tammi-huhtikuu, touko-elokuu ja syys-joulukuu. Akatemialle osoitetut verkkolaskut, jotka koskevat tutkimusprojektien maksatuspyyntöjä toimitetaan 20.5., 20.9. ja 20.1. mennessä.
Akatemia ottaa vastaan vain projekteittain eli päätösnumeroittain laadittuja maksatuspyyntöjä verkkolaskuina. Akatemia on laatinut tarkoitukseen laskumallin, jota on toteutettu yhteistyössä yliopistojen, verkkolaskutussovellusten ja laskujen kierrätysjärjestelmän toimittajan (Rondo) sekä verkkolaskuoperaattorin (Itella) kanssa.
Maksatuspyynnön hyväksymisen yhtenä edellytyksenä on, että maksatuspyynnössä tai siihen liittyen Akatemialle toimitetaan erikseen maksatuspyyntökohtaisesti laskutusjaksoa ja koko projektia koskeva tiliselvitys sekä laskutusjaksoa koskeva laskutusperuste (henkilötyön erittely).
Ensisijassa toimitetaan täydellinen, tiliselvityksen ja laskutusperusteen (henkilötyötiedot) sisältävä maksatuspyyntö verkkolaskuna kustakin projektista.
Mikäli täydellisen maksatuspyynnön toimittaminen verkkolaskuna ei aluksi ole mahdollista, tarjolla ovat seuraavat vaihtoehdot:
- Verkkolaskut toimitetaan tiliselvityksineen ja laskukohtaiset henkilötyöerittelyt toimitetaan tiedostona Akatemian sähköiseen asiointipalveluun; menettely soveltunee yliopistoille.
- Akatemian sähköisen asiointipalvelun kautta voi kirjautua laatimaan yksittäistä, täydellistä verkkolaskua; menettely soveltuu organisaatioille, joilla on 1–5 rahoitettavaa hanketta.
Apurahat yksittäiselle tutkijalle
Jos kyseessä on apuraha yksittäiselle tutkijalle, maksu tulee pyytää erikseen Suomen Akatemialta laskulla tai Akatemian maksupyyntölomakkeella. Tässä tapauksessa käytettävä lomake löytyy kohdasta Lomakkeet > Yksityishenkilön maksupyyntölomake.