Usein kysytyt kysymykset kokonaiskustannusmallista ja rahoituksen hakemisesta

• Nämä vastaukset koskevat vain niitä rahoitusmuotoja, joiden kustannuslaskenta perustuu kokonaiskustannusmalliin. Sovelletaanko sitä vai ei, ilmoitetaan hakuilmoituksen kohdassa Hakumenettely.

1. Miksi Akatemia on alkanut soveltaa tutkimushankkeiden kustannuslaskentaan kokonaiskustannusmallia?

Yliopistot ja Suomen Akatemia ovat opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa tekemissään tulossopimuksissa sopineet, että ne siirtyvät vuonna 2009 yhteisrahoitteisten hankkeiden kustannuslaskennassa ns. kokonaiskustannusmallin soveltamiseen. Taustana on valtiovarainministeriön johdolla 2000-luvulla valmisteltu julkisen hallinnon yhteisrahoitteisten hankkeiden kustannuslaskentamalli (Kokonaiskustannusten laskenta ja niihin perustuva yhteisrahoitus, Valtiovarainministeriön työryhmämuistioita 9/2007).

2. Miten kokonaiskustannusmallin mukaista rahoitusta haetaan?

1) Hakija neuvottelee suorituspaikan kanssa ennen hakemuksen jättämistä siitä, miten suorituspaikka konkreettisesti tukee hanketta. Hakija ilmoittaa lomakkeella sekä hankkeen kokonaiskustannusarvion että rahoitussuunnitelman. Hakemus tulee laatia siten, että verkkopalvelun lomakkeella Akatemian rahoitusosuus tutkimuskuluista on enintään 80 % (tutkimusinfrastruktuurihaussa enintään 70 %).

2) Hakija ilmoittaa hakemuksessaan oman organisaationsa käyttämän henkilösivukuluprosentin, yleiskustannusprosentin ja tehollisen työajan kertoimen sellaisina, kuin ne ovat hakemuksen jättämisen hetkellä. Kokonaiskustannusmallin mukainen laskenta perustuu näiden laskennallisten kertoimien käyttöön. Hakija tarkistaa nämä kertoimet oman organisaationsa hallinnosta. Organisaatio ilmoittaa Akatemian hakemuksissa käytettävän tehollisen työajan kertoimen laskettuna keskimääräisestä tehollisesta työajasta.

3) Suorituspaikan sitoumuksen antaja tarkistaa, että hakemuksessa annetut yllä mainitut tiedot ovat organisaation hyväksymät ja sitoutuu niihin antaessaan sähköisen suorituspaikan sitoumuksen.

3. Mihin suorituspaikka sitoutuu, kun se antaa hakemukselle suorituspaikan sitoumuksen?

Suorituspaikka sitoutuu tarjoamaan tutkimuksen perusedellytykset, hoitamaan hankkeen hallinnoinnin ja seurannan, osallistumaan hankkeen kulujen rahoittamiseen hakemuksen rahoitussuunnitelmassa ilmoitetulla tavalla ja tarkistamaan, että hakemuksessa ilmoitetut suorituspaikan henkilösivukulu- ja yleiskustannusprosentit sekä tehollisen työajan kerroin ovat sen hyväksymät. Mikäli muita rahoittajia ei ole, suorituspaikan osuus hankkeen kulujen rahoittamisesta on vähintään 20 %. Hakemuksessa ilmoitetut suorituspaikan henkilösivukulu- ja yleiskustannusprosentit sekä tehollisen työajan kerroin ovat voimassa koko hankkeen ajan.

4. Mitä tarkoittaa, että ”Akatemian rahoitusosuus on enintään 80 % ”?

Akatemia rahoittaa hankkeen kokonaiskustannuksista yleensä enintään 80 % jolloin vähintään 20 % hankkeen kustannuksista tulee rahoittaa muulla kuin Akatemian rahoituksella. Tutkimusinfrastruktuurihaussa Akatemian rahoitusosuus on enintään 70 %. Rahoituksen määrästä päättää asianomainen päättäjä (toimikunta, ohjelmajaosto, toimikunnan puheenjohtaja tai muu) kunkin haun hakemuksia käsitellessään.

5. Kenen palkkauskulut hakemukseen merkitään? Voiko kokonaiskustannusarvioon ja rahoitussuunnitelmaan sisältyä palvelussuhteessa olevien henkilöiden palkkoja?

Hakemuksessa voi osana kokonaiskustannuksia ilmoittaa niiden henkilöiden palkan, jotka tulevat työskentelemään hankkeen toteuttamisessa tutkimussuunnitelmassa kuvatulla tavalla.

Palkka ilmoitetaan hankkeeseen kohdistuvalta työajalta. Sähköisellä hakulomakkeella ilmoitetaan hankkeessa työskentelevien (esimerkiksi tutkijakoulutettava, tutkijatohtori, tutkija, professori tai avustava henkilö) kuukausipalkka ja aika (kuukausina per vuosi), jonka he työskentelevät tässä hankkeessa. Lomake muuntaa kuukausipalkan tehollisen työajan mukaiseksi hakijan organisaation ilmoittamalla kertoimella. Kokonaiskustannukset on aina perusteltava tutkimussuunnitelmassa menolajeittain, palkkauskustannukset henkilöittäin. Hakemuksen rahoitussuunnitelmassa ilmoitetaan miten kokonaiskustannukset (mukaan lukien palkat) rahoitetaan.

6. Voiko hakemukseen sisällyttää hankkeen vastuullisen johtajan palkkaa?

Tutkijan tehtäviä (akatemiaprofessori, akatemiatutkijat, tutkijatohtorit) lukuun ottamatta Akatemia ei yleensä rahoita tutkimushankkeen vastuullisen johtajan palkkaa kuin enintään vuoden ajaksi ja tällöinkin vain hyvin perustellusta syystä.

Suomen Akatemian hallitus on linjannut 12.4.2011 ”Tutkimusrahoituspäätösten perusteissa 2011-2012”, että Akatemiahankkeen ja tutkimusohjelmahankkeen vastuullisen johtajan palkkakuluja voidaan kokonaiskustannusmallin mukaisesti sisällyttää hankkeen rahoitettaviksi kustannuksiksi. Vastuullisen johtajan palkkakustannuksia voidaan rahoittaa nelivuotisessa tutkimushankkeessa korkeintaan kuuden kuukauden tehollista työaikaa vastaava määrä hankkeen kokonaiskustannuksista. Tämä vastaa noin yhtä työpäivää viikossa. Lähtökohtana kuitenkin on, että tutkimushankerahoitus on tarkoitettu ensisijaisesti hankkeessa päätoimisesti ja kokoaikaisesti työskentelevien tutkijoiden palkkaukseen sekä hankkeen muihin kuluihin.

Tämän lisäksi akatemiahankkeen vastuullisen johtajan palkkaukseen voidaan myöntää enintään vuoden rahoitus tutkimuksellisesti hyvin perustellusta syystä; tällainen voi olla myös ulkomailla tapahtuva työskentely, kotimaahan paluu sekä toiseen tutkimusorganisaatioon tai Suomessa sijaitsevaan yritykseen siirtyminen. Palkkauksella edistetään hankkeen toteutumismahdollisuuksia. Mikäli hakemuksessa haetaan rahoitusta vastuullisen johtajan palkkaan, se on selkeästi kuvattava ja perusteltava tutkimussuunnitelman kohdassa 5, Toteutus.

Akatemian tutkimusmäärärahalla palkattavan henkilöstön tulee olla palvelussuhteessa. Palvelussuhteen keston tulee olla vähintään koko rahoituskauden mittainen, ellei tutkimushankkeen tutkimussuunnitelman toteuttamiseen liittyvä erityinen syy edellytä lyhyempää palvelussuhdetta. Apuraha maksetaan yleensä vain työskentelyyn tai opiskeluun ulkomailla sekä ulkomaisen tutkijan korkeintaan vuoden mittaiseen tutkimusvierailuun Suomessa. Rahoitus osoitetaan tutkijan taustaorganisaatiolle, joka voi olla muukin kuin suorituspaikka. Apuraha voidaan osoittaa myös suoraan ao. henkilölle. Akatemiaprofessorin ja akatemiatutkijan tehtäviin liittyvä rahoitus osoitetaan siihen suorituspaikkaan, jossa tutkija työskentelee. Tutkimuksen suorituspaikka sitoutuu toimimaan hakijan puolesta valtionavustuksen saajana siihen liittyvine velvoitteineen. Suomen Akatemia rahoittaa tutkimushankkeita vain silloin, kun tutkimuksen suorituspaikka takaa hankkeen toteuttamisen perusedellytykset. Mikäli kysymyksessä on valtionapu, sitä hallinnoi suorituspaikka, joka myös vastaa maksatuspyyntöjen laatimisesta ja toimittamisesta sekä rahan käytön raportoimisesta.

Eläkkeellä olevalle tutkijalle voidaan myöntää rahoitusta samoin perustein kuin muille tutkijoille, ei kuitenkaan omaa palkkaa tai henkilökohtaista apurahaa varten.

Akatemian hallituksen tai tieteellisen toimikunnan jäsenelle ei voida myöntää rahoitusta omaa kokoaikaista palkkausta varten.

7. Voiko hankkeen kokonaiskustannuksiin tai rahoitussuunnitelmaan ilmoittaa tutkimushankkeen muissa yliopistoissa työskentelevien tutkijoiden palkkausta ja muita tutkimuskuluja, jos nämä saavat rahoitusta muuta kautta?

Ei voi. Hakemuksessa ilmoitetaan vain hakemukseen liitetyn tutkimussuunnitelman toteuttamiseksi palkattava tai palkattu henkilöstö. Kokonaiskustannuksiin ei tule sisällyttää mitään sellaisia kuluja, jotka eivät kulje suorituspaikan kirjanpidon kautta.

8. Mikäli yksittäisessä hakemuksessa haetaan rahoitusta tutkijoille, jotka ovat eri yliopistoista tai tutkimuslaitoksista kuin hankkeen vastuullinen johtaja, miten ilmoitetaan yleiskustannus- ja henkilösivukuluprosentit sekä tehollisen työajan kertoimet?

Akatemialle ilmoitetaan yksittäisessä hakemuksessa vain hankkeen vastuullisen johtajan suorituspaikan käyttämät yleiskustannus- ja henkilösivukuluprosentit sekä tehollisen työajan kerroin. Konsortiohakemuksessa sitä vastoin kukin osahanke hakee rahoitusta oman suorituspaikkansa kertoimilla.

9. Hankkeessa suunnitellaan yhteistyötä toisen hankkeen kanssa, jolle on jo myönnetty Akatemian rahoitusta (virka, tutkimusapua). Miten nämä ilmoitetaan hakemuksessa?

Hakemuksen rahoitussuunnitelmassa ei voi ilmoittaa Akatemian jo myöntämää rahoitusta suorituspaikan osuutena tai muuna rahoituksena.

10. Miten samaan hankkeeseen muualta myönnetty rahoitus vaikuttaa Akatemian rahoitukseen?

Mikäli hanke saa saman tutkimussuunnitelman toteuttamiseen muualta hakemansa rahoituksen, siitä on ilmoitettava Akatemiaan hakuvaiheessa tai mikäli tieto on saatu Akatemian myönteisen rahoituspäätöksen jälkeen, viipymättä. Muu rahoitus otetaan huomioon rahoituspäätöstä mitoitettaessa sekä hankkeen maksatus- ja raportointivaiheessa.

11. Muuttuvatko suorituspaikan henkilösivukulu- ja yleiskustannusprosentit sekä tehollisen työajan kerroin jos hankkeen suorituspaikka vaihtuu?

Eivät muutu. Hakemuksessa ilmoitetut alkuperäisen suorituspaikan luvut ovat voimassa myös suorituspaikan vaihtuessa. Uuden suorituspaikan on sitouduttava näihin lukuihin.

Tutkimusylijohtajan päätös 7.6.2011