Hakemuksen jättäminen sähköiseen asiointiin

Nämä ohjeet koskevat lokakuun 2010 haussa vain tutkimusinfrastruktuurihakua (FIRI 2010)

Kirjautuminen ja hakemuksen tekeminen

Mikäli sähköisessä asioinnissa ilmenee ongelmia, apua saa jättämällä viestin Kysymykset ja palaute -toiminnon kautta.

Sähköiseen asiointiin kirjautumisen jälkeen hakijan on syytä päivittää henkilö- ja yhteystietonsa kohdassa Omat henkilötiedot.

Uusi hakemus -linkistä avautuvasta luettelosta valitaan, mihin hakuun hakemus jätetään. Tämä valinta määrittää hakemuspohjan. Jos hakemus halutaankin jättää toiseen hakuun, on tehtävä uusi hakemus.  Hakemuksia voi tehdä vain hakuaikoina. Haun nimi on mainittu hakuilmoituksen asianomaisessa kohdassa. Seuraavaksi valitaan hakemuksen laatimiskieli.

Täytettäväksi avautuu Yleiskuvaus-sivu. Kun tässä kohdassa kysytyt tiedot on tallennettu, hakemus on jo luotu ja se on saanut numeron. Tämän jälkeen hakemuksen tekemisen voi tarvittaessa keskeyttää. Keskeneräistä hakemusta voi täydentää ja muuttaa halutulla tavalla milloin vain hakuaikana. Hakemuksen sivuja on syytä tallentaa istunnon aikana, sillä istunto katkeaa 30 minuutin kuluttua viimeisestä tallennuksesta.

Jokaisella täytettävällä sivulla on oikeassa yläkulmassa Ohje-linkki, jonka kautta saa ohjeita eri kohtien täyttämiseen. Hakemuksen tiedot voi tulostaa lomakemuodossa oikean yläreunan Open form -pdf-kuvakkeesta.

Tutkimustyön suorituspaikan sitoumus pyydetään sähköisesti. Ohje löytyy kohdasta Suorituspaikan sitoumuksen pyytäminen. Hakemusta ei allekirjoiteta, koska hakija on tunnistettu sähköisesti.

Hakemusta ei voi jättää sähköisen asioinnin järjestelmään, mikäli siitä puuttuu pakolliseksi määriteltyjä liitteitä tai tietoja (esim. Akatemialta haettu vuosittainen rahoitus menolajeittain). Kokonaiskustannusmallin mukaista hakemusta ei voi jättää järjestelmään, mikäli hakija ilmoittaa Akatemian rahoitusosuudeksi yli 80 % kokonaiskustannuksista. Hakemus rekisteröityy jätetyksi, kun hakija on painanut Jätä hakemus -painiketta hakuilmoituksessa ilmoitettuna hakuaikana. Sujuvan asioinnin varmistamiseksi on tärkeää, että hakemus jätetään hyvissä ajoin. Huomaa, että hakuajan päättyminen ilmoitetaan kellonajan tarkkuudella.

Suorituspaikan sitoumuksen pyytäminen

Tutkimustyön suorituspaikka sitoutuu hankkeen hallinnointiin antamalla hakemukselle suorituspaikan sitoumuksen. Hakija lähettää sitoumuspyynnön sähköisen asioinnin kautta suorituspaikan edustajalle tallentamalla tämän tiedot Suorituspaikan sitoumus -sivulle. Sitoumuspyyntö lähetetään Akatemiasta sitoumuksenantajalle sähköpostitse vasta hakuajan ja hakemusten täydennysajan päättymisen jälkeen. Pyynnön lähdettyä järjestelmästä sivulle ilmestyy aikaleima siitä hetkestä, milloin pyyntö on lähetetty. Kun suorituspaikan edustaja on tutustunut sähköiseen hakemukseen ja sen liitteisiin ja antanut sitoumuksen, hakija saa asiasta sähköpostiviestin siihen sähköpostiosoitteeseen, jonka on ilmoittanut sähköisen asioinnin kohdassa Omat henkilötiedot.  Suorituspaikan sitoumus voidaan antaa sähköisesti siihen asti, kunnes hakemukselle on Akatemiassa tehty päätösesitys.

Hakemuksen täydentäminen

Hakijalla on oikeus täydentää määräajassa jätetyn hakemuksen mahdollisia puutteita seitsemän päivän ajan hakuajan päättymisestä sähköisen asioinnin palvelussa. Tätä myöhempien täydennysten ja tietojen huomioimista hakemuksen arvioinnissa ei taata.

Hakemustaan voi täydentää esim. päivitetyillä liitteillä täydennysaikana. Vanha liite vaihdetaan uuteen valitsemalla vanha liite, poistamalla se ja hakemalla tilalle uusi liite. Uudelle liitteelle on annettava eri nimi kuin vanhalle.

Konsortion ilmoittaminen sähköiseen asiointiin

Konsortion johtaja (tai kansainvälisen konsortion Suomen vastuutaho) ilmoittaa koko konsortion sähköiseen asiointijärjestelmään. Uuden konsortion ilmoittaminen -toiminto on järjestelmään kirjoittautuessa avautuvan sivun luettelossa. Konsortion johtaja ilmoittaa konsortion nimen, sitä kuvaavan lyhenteen (esim. akronyymi) sekä osahankkeiden vastuulliset johtajat ja suorituspaikat.

Kun ilmoitus konsortiosta on tehty, järjestelmä ilmoittaa välittömästi sähköisissä hakemuksissa käytettävän konsortion tunnusnumeron (eri kuin hakemusnumero), jonka konsortion johtaja ilmoittaa konsortion muille osapuolille. Tämä konsortion tunnusnumero liittää konsortion osat yhteen. Tunnusnumero on ilmoitettava konsortion kaikkien osahankkeiden hakemuksissa sivulla ”Yleiskuvaus” heti hakemusta luotaessa.

Kaksivaiheisissa hauissa konsortiotunnus on sama aiehakuvaiheessa ja varsinaisessa haussa.

Konsortion tietoja voi muuttaa konsortion ilmoittamistoiminnon kautta.

Teknisiä vaatimuksia

Järjestelmä toimii Windows- ja Apple Macintosh –ympäristöissä. Windows –ympäristössä sähköinen asiointi toimii parhaiten uusimmilla selainversioilla: Explorer , Firefox ja Opera. Apple Macintosh -ympäristössä toimii parhaiten  Safari 1.2.4. ja uudemmat versiot.

Samalta työasemalta saa olla avoinna vain yksi istunto kerrallaan Suomen Akatemian sähköiseen asiointiin istuntojen sekaantumisen välttämiseksi.
Hakemusten käsittelyä varten Akatemia konvertoi kaikki liitetiedostot pdf-muotoon. Konversion laadun varmistamiseksi hakijan kannattaa itse suorittaa monimutkaisia kuvia tai kaavioita sisältävien liitteiden konvertointi pdf-muotoon.

Pdf:n lisäksi muita liitetiedostoille sallittuja formaatteja ovat rtf, doc, xls, docx, xlsx, wpd, jpg, txt ja htm. Yleisesti Microsoft Office 97-2007 (Word ja Excel) ja Corel WordPerfect 8–X3 normaalimuodoissa tallennetut tiedostot ovat sopivia.

Liitetiedoston maksimikoko on 12 megatavua.